Klient: kancelaria prawna, ok. 25 osób
Cel projektu: redukcja obciążenia partnerów, wzrost efektywności pracy kancelarii, dopilnowanie, by żadne tematy i zapytania nie „uciekały”
Opis sytuacji: niemal wszystko przechodziło przez partnerów zarządzających: sprawy, pytania, kontakt z klientami, decyzje i rozdzielanie zadań. Partnerzy byli przeciążeni i brakowało im czasu. W codziennej pracy panował chaos: wielokrotne tworzenie od zera tego, co już kiedyś powstało, brak podziału pracy i metod zarządzania, niewystarczająca automatyzacja, brak wiedzy ile trwają poszczególne czynności i jaki jest realny koszt klienta. Zespół składał się z wielu dobrych specjalistów prawa, ale bez poukładanego zarządzania. Dodatkowo część zapytań od potencjalnych klientów „gubiła się” po drodze i nie trafiała do obsługi.
Efekty:
- Efekt: nic nie ucieka, pełna ścieżka od zapytania do zamknięcia sprawy.
Co zrobiliśmy: wdrożyliśmy system przepływu pracy od rejestracji zapytania w CRM po prowadzenie spraw (np. procesy sądowe, windykacje, umowy). Każde wygrane zapytanie automatycznie tworzy zadania startowe z kluczowymi ustaleniami i przypisaniami do ról.
Opis: zapytania są rejestrowane, kwalifikowane i przekazywane bezpośrednio do realizacji z pełnym kontekstem. Widoczny jest status każdej sprawy i odpowiedzialny zespół, a terminowe follow-upy dzieją się automatycznie. - Efekt: 37% większe moce przerobowe.
Co zrobiliśmy: wprowadziliśmy rejestrację czasu pracy per klient i sprawa, ograniczyliśmy pracę równoległą (limity WIP), standaryzowaliśmy etapy i check-listy, a obciążenia zbilansowaliśmy przez centralny przydział zadań.
Opis: kancelaria obsługuje więcej spraw tym samym zespołem. Krótszy czas przejścia przez etapy i mniej przestojów przełożyło się na faktyczny wzrost przepustowości o ok. 37%. - Efekt: mniej na głowie partnerów, więcej czasu na kluczowe tematy.
Co zrobiliśmy: wdrożyliśmy rolę PM odpowiedzialnego za koordynację zadań i harmonogramów oraz jasne „bramki” decyzyjne (kiedy sprawa wymaga partnera, a kiedy wystarczy konsultacja).
Opis: partnerzy skupiają się na strategii spraw, relacjach z kluczowymi klientami i rozwoju kancelarii, zamiast na bieżącym „gaszeniu pożarów”. - Efekt: wyższa jakość i mniej błędów.
Co zrobiliśmy: zbudowaliśmy repozytorium klauzul, zapisów umów, wzorów pism i przykładów spraw z wyszukiwarką oraz standardem peer-review dla kluczowych dokumentów.
Opis: zespół korzysta z jednej bazy wiedzy, a dokumenty są spójne i aktualne. Zmniejszyła się liczba poprawek i powrotów „do stołu”. - Efekt: lepsze decyzje kosztowo-czasowe i przewidywalność.
Co zrobiliśmy: uruchomiliśmy ewidencję czasu i kosztów per klient oraz progi opłacalności. Oferty i ryczałty są oparte na realnych danych z operacji.
Opis: wyceny są trafniejsze, a projekty mniej „rozlewają się” w czasie. Wynik finansowy poprawia się dzięki kontroli nakładu pracy i właściwemu doborowi modeli rozliczeń. - Efekt: automatyzacja prostych czynności
Co zrobiliśmy: wdrożyliśmy lekki model AI do wsparcia rutynowych zadań (wstępne szkice pism, ekstrakcja danych z akt, checklisty zgodności), z obowiązkowym przeglądem merytorycznym prawnika.
Opis: specjaliści oszczędzają czas na powtarzalnych czynnościach i koncentrują się na pracy wymagającej doświadczenia i oceny. - Efekt: porządek w pracy i stały rytm zarządzania
Co zrobiliśmy: wprowadziliśmy tygodniowe przeglądy portfela spraw, miesięczne przeglądy wyników oraz jasne priorytety. Scentralizowaliśmy przydziały, zapewniając ciągłość obsługi klientów.
Opis: tematy nie utykają, mniej jest przerwań i ad-hocowych „wrzutek”. Zespół pracuje według jednego systemu, a nie indywidualnych zwyczajów. - Efekt: lepszy wynik i doświadczenie klienta
Co zrobiliśmy: połączenie powyższych zmian z ujednoliconą komunikacją statusów do klientów i SLA na odpowiedzi.
Opis: poprawił się wynik finansowy i satysfakcja klientów dzięki terminowości, przewidywalności i jakości obsługi.
