Oni już wybrali drogę FlowUp
Wprowadzenie
Firma IT zatrudniająca około 40 osób realizująca dla klientów projekty aplikacji, sklepów i czasem serwisów. Organizacja od wielu miesięcy wychodziła na minus i właściciele podjęli już wstępną decyzję o poddaniu się i likwidacji. Piętrzyły się projekty, błędy i stres.
Po wstępnym rozpoznaniu sytuacji uznaliśmy, że jest ogromny potencjał biznesowy do poprawy.
Niepożądane skutki
Rzeczy jakich chcieliśmy się trwale pozbyć z organizacji podczas projektu:
Wszystkie realizacje jakim się przyjrzeliśmy w danym roku przekraczały ustalony z klientem budżet. Często klient ze środków samej firmy dopłacał różnicę.
Żaden duży projekt w okresie około 12 miesięcy wstecz od rozpoczęcia współpracy z Flow Up Group nie kończył się na czas obiecany klientowi.
Jedynie usługi serwisowe były realizowane na czas.
Rosnąca cykliczna strata finansowa miesiąc za miesiącem oznaczała szybką utratę płynności finansowej i konieczność zamknięcia biznesu.
Cel projektu
Przywrócić rentowność firmy oraz jakość realizacji projektów.
Działania
1. Zlokalizowanie przyczyn niepożądanego stanu obecnego firmy
Przeprowadziliśmy analizę przyczynowo skutkową i ustaliliśmy co jest przyczyną kluczowych problemów w organizacji. Odpowiedzieliśmy sobie na pytanie; Co należy zmienić?
2. Poprawa efektywności firmy IT
Zmieniliśmy model sprzedaży – wcześniej okazało się, że dominującym czynnikiem problemów jest to, że już na etapie sprzedaży „sprzedawane są opóźnienia”. Ze względu na presję od zarządu przez słaby wynik firmy, obiecywano klientowi „złote góry” – szybciej od innych, taniej, a czasem i więcej. Oczywiście realizacja nie miała możliwości by to wykonać dotrzymując słowa i wyjść ze spirali stawania w ogniu krytyki za opóźnienia, to oni byli obwiniani za problemy.
Wprowadziliśmy zarządzanie – wcześniej realizacja projektów była pełna chaosu, przepływu pracy bez planu. Te same błędy pojawiały się co projekt. Niejasne instrukcje, polecenia. Brak kontroli jakości. Wymyślanie koła od zera robiąc to samo. Wielozadaniowość oraz inne podobne przeszkody.
Wprowadziliśmy limit prac w toku.
Ukończyliśmy zaczęte projekty.
Spisaliśmy ramowe kroki procesów.
Przenieśliśmy te kroki do narzędzia.
Wprowadziliśmy kontrolę jakości – testerów.
Podnieśliśmy jakość specjalistów – nowe rekrutacje znacznie droższych osób, które szybciej i lepiej realizowały zadania.
Zaangażowaliśmy realizację w proces sprzedaży.
3. Pracowaliśmy 1:1 z zarządem rozwiązując bieżące problemy
4. Bieżące wsparcie w transformacji firmy
Skupiliśmy się na zaprojektowaniu firmy. Strategii, systemie miar, sposobie zarzązdania.
Rezultaty procesu
Kluczowe produkty realizowanych projektów
> Zarządzanie przepływem pracy – powstał ramowy powtarzalny proces. Poprawiła się efektywność pracy. Eliminacja biurokracji. Redukcja wrzutek i odciągaczy od pracy specjalistów.
> Nowe rytuały w organizacji – codzienne sprinty ze specjalistami, ciągłe doskonalenie, spotkania zarządu, spotkania sprzedaży z dyrektorami i tak dalej.
> Schematy radzenia sobie z trudnościami osobistymi kadry zarządzającej.
Wyniki
Zmiana decyzji właściciela. Dziś widzi wielki potencjał i nawet nie rozważa zamknięcia biznesu. Pomimo trudności w branży IT zatrudniają cyklicznie nowe osoby i rozwijają się.
Czas kodowania został tak zoptymalizowany, że wymagał rozszerzenia ilości osób w obszarze UI/UX by programiści mieli co kodować - "wąskie gardło przeniosło się do projektowania".
*Dotyczy to standardowych dedykowanych realizacji jakich było najwięcej. Czas realizacji dużych zwinnych projektów również się poprawił ale są zbyt długie by dziś podać rezultat.
Cały czas wraz z wypychaniem dużych opóźnionych projektów wzrasta szybkość realizacji i terminowość.
Podczas rozpoczynania projektu nawet 40% czasu realizacji zajmowały poprawki, zmiany od klienta oraz jego wrzutki.
Lepsza jakość procesu wdrożenia klienta i opracowania warsztatów wstępnych pozwala ustalić zakres precyzyjnie.
Klient odbiera etapy, jest w procesie realizacji.
Testerzy i kontrola jakości eliminuje błędy programistów.
Dziś zamiast walki z zmieniającą się wizją klienta i poprawkami dokonywane są jedynie kosmetyczne zmiany.
Bardziej zwinne podejście do realizacji projektów polegające na "oddawaniu produktów" etapami i bieżącemu rozliczaniu. Co poprawia obieg pieniądza oraz daje klientowi co chwilę efekty w ramach projektu.
Dołączenie IT do procesu sprzedaży niemalże wyeliminowało wraz z nowym podejściem do realizacji przekraczanie budżetów.
