Według autorskiej metodologii Krystiana Pluciaka badamy organizacje wcielając się anonimowo w role szeregowych pracowników “kłopotliwych” obszarów przedsiębiorstw by dać informację zwrotną kluczowym osobom w organizacji.
Masz problemy z pracownikami, retencją, efektywnością pracy, jakością, obiegiem informacji, systemem wynagrodzeń, procesem wdrożenia… lub z innego powodu chcesz sprawdzić co się dzieje w organizacji, dlaczego i jak to zmienić?
Świetnie trafiłeś ponieważ: Prawdopodobnie żaden podwładny lub manager nie powie i nie zobaczy tego co Tajemniczy Pracownik w Twojej firmie.
W 2009 roku wymyśliłem tą usługę i przeprowadziłem pierwszą obserwację – od tego projektu zaczęła się nasza marka, firma. Dziś po latach obserwacji doskonale rozumiemy wszystkie strony obserwacji: pracowników, kierownictwo, zarząd, właścicieli klientów i „perspektywę firmy” – Krystian Pluciak founder Flow Up Group
Komu najczęściej pomaga Tajemniczy Pracownik?
Zarząd
Jako zarząd często jesteśmy tak daleko od codziennej pracy operacyjnej w magazynie, biurze czy na produkcji, że nie wiemy, jaka jest efektywność, atmosfera, podejście ludzi do zadań, jakość naszego kierownictwa i metod pracy… Usługa Tajemniczego Pracownika pomoże Ci uzyskać pełny obraz tego, co dzieje się za kulisami i jakie są prawdziwe przyczyny problemów w organizacji/obszarze.
HR-owcy
Wysyłasz ludzi do pracy w miejsca, z których potem odchodzą i czujesz się jak ktoś kto dolewa wody do dziurawego wiadra?
Chciałbyś poznać doświadczenia kandydatów podczas procesu rekrutacji i wdrożenia do firmy? Tajemniczy Pracownik pomoże Ci zrozumieć, gdzie tkwią niedociągnięcia w procesach rekrutacyjnych i wdrożeniowych oraz jak można je poprawić.
Dyrektor produkcji
Czy masz pełny wgląd w to, jak działają Twoje zespoły na produkcji, czy pracownicy przestrzegają wyznaczonych procedur, a może istnieją nieformalne praktyki, które wpływają na efektywność, jakość…?
Nasza usługa pozwala zdiagnozować realny stan procesów na linii produkcyjnej.
Menadżer ds. sprzedaży
Masz wrażenie, że Twój zespół sprzedażowy nie działa tak efektywnie, jak byś chciał? Tracą czas, działają chaotycznie, nie sprzedają. nie domykają…
Nasza usługa pozwala zidentyfikować słabe punkty procesie rekrutacji handlowca, wdrożeniu go, procesie sprzedaży, politykach firmowych i zespole oraz zbadać, jakie czynniki obniżają ich motywację do osiągania lepszych wyników.
Pracownicy...
Chociaż sami nie zlecają usługi i zazwyczaj nie dowiedzą się o obserwacji to oni są często beneficjentami usługi w skutek korekt, zmian, usprawnień po obserwacji.
Jak rozwiązać problemy z pracownikami i skutecznie zbadać procesy w firmie?
Wielu przedsiębiorców zmaga się z trudnościami w zarządzaniu zespołami, a także z nieoczekiwaną rotacją pracowników. Czy masz wrażenie, że mimo wdrożonych standardów i działań, coś wciąż nie działa tak, jak powinno? Problemy w relacjach z pracownikami, niezadowolenie w zespołach czy spadki efektywności mogą mieć ukryte przyczyny, które na co dzień pozostają niezauważone.
Nasza usługa Tajemniczy Pracownik pomaga zidentyfikować te problemy w sposób, który jest niemożliwy do osiągnięcia przez standardowe audyty wewnętrzne. Anonimowy pracownik przechodzi przez każdy kluczowy proces w Twojej firmie – od rekrutacji, przez wdrożenie, po codzienną pracę i odejście. Obserwujemy, jak rzeczywiście funkcjonują procesy i zespoły, zbieramy dane, a następnie dostarczamy konkretny raport, który pomoże Ci podjąć działania naprawcze.
Zysk dla Ciebie? Pełna świadomość tego, co dzieje się w firmie, kiedy nikt nie patrzy. Zrozumiesz, co faktycznie wpływa na wyniki, morale zespołu i standardy pracy. Dzięki temu zyskasz narzędzia do skutecznego rozwiązywania problemów i optymalizacji procesów.
Dlaczego tradycyjne działania w odpowiedzi na niezbadane problemy bez obserwacji często nie działają?
Wiele firm próbuje rozwiązywać problemy związane z rotacją pracowników, niską efektywnością czy niezadowoleniem zespołu, stosując tradycyjne metody, które jednak rzadko przynoszą oczekiwane rezultaty. Dlaczego tak się dzieje? Kluczowym problemem jest brak pełnego zrozumienia sytuacji wewnętrznej firmy – podejmowanie decyzji bez wcześniejszej, dokładnej obserwacji procesów i ludzi prowadzi do rozwiązań, które nie docierają do źródła problemu.
Tradycyjne działania, takie jak szkolenia, reorganizacja pracy, a nawet inwestycje w employer branding, często opierają się na powierzchownych wnioskach lub preferencjach/przekonaniach.
Jednak bez dokładnej analizy tego, co naprawdę dzieje się na co dzień w firmie, wszystkie te działania mogą być jedynie prowizorycznymi rozwiązaniami.
Przykładowo… Po co inwestować w markę pracodawcy jeśli ktoś trafi w miejsce niegodne z obietnicą i będzie chciał szybko uciec?
Brak bezpośredniego wglądu w procesy, pracę operacyjną
Kierownictwo często bazuje na raportach, które nie oddają rzeczywistego obrazu sytuacji w firmie. Tylko obserwacja z wewnątrz, z perspektywy pracownika, pozwala zobaczyć, co naprawdę nie funkcjonuje.
Nieskuteczne szkolenia
Firmy inwestują w szkolenia, ale często bez wiedzy o rzeczywistych problemach pracowników, te działania mijają się z celem. Szkolenia mogą poprawić niektóre kompetencje, ale nie zlikwidują przyczyn złych wyników, jeśli są one zakorzenione w codziennej pracy lub kulturze organizacyjnej.
Brak zrozumienia dynamiki zespołu
Zewnętrzne audyty rzadko wychwytują subtelne zależności w zespołach, takie jak relacje międzyludzkie, konflikty, które mogą wpływać na wydajność i atmosferę pracy. Bez tego, zmiany organizacyjne mogą być nieefektywne.
Zbyt ogólne działania employer branding
Zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy może przyciągnąć więcej kandydatów, ale jeśli podstawowe problemy wewnątrz organizacji nie zostaną rozwiązane, nowo zatrudnieni pracownicy jeszcze szybciej odchodzą PONIEWAŻ CZUJĄ SIĘ OSZUKANI, co nie rozwiązuje problemu wysokiej rotacji. Zresztą obecna kadra zazwyczaj zaczyna plotkować i wyśmiewał reklamy bez autentyczności.
Szukanie winnych zamiast szukania przyczyn, faktów
Szukanie winnych, zwalnianie – Nadal najbardziej popularną metodą zdaje się niestety poszukiwanie winnych i na tym kończy się cały problem. NIE SZUKA SIĘ PRZYCZYNY WIĘC PROBLEMY WRACAJĄ.
Podejmowanie decyzji na podstawie założeń, ocen, obwiniania… bez zrozumienia przyczyn zachowań – bez dokładnej analizy, prowadzi do rozwiązań, które nie są efektywne. Przykładowo możemy zwalniać nieustannie handlowców w oczekiwaniu na wynik, a przyczyną niskiej sprzedaży zazwyczaj jest brak strategii, efektywnego procesu, narzędzi, unikalnych wartości produktu… Tylko dogłębna obserwacja może ujawnić rzeczywiste problemy.
Dlaczego tak często nie widzimy co dzieje się w naszych organizacjach i potrzebujemy zewnętrznego obserwatora - Tajemniczego Pracownika?
Najłatwiej będzie przedstawić to na metaforze rodziny. Jeśli pojawiłby się naturalny niewidziany obserwator przyuczony do tej roli, wyłapałby wiele rzeczy jakie rodzina uznała za standardy. Mógłby dać uwagi do poprawy komunikacji interpersonalnej o większej efektywności, pomógłby rozwiązać jakieś konflikty, doradziłby jak coś lepiej organizować… kiedy coś robimy stajemy się często ślepi na błędy.
Jeśli jesteśmy w naszej firmie, 3, 5 , 17 lat to zamykamy się we własnym sosie. Często nie wiemy co robimy źle oraz co można zrobić lepiej.
Dodatkowo w organizacji dochodzi ogromna złożoność wpływu na ludzi procesów, polityk firmowych, zarządzania, kultury organizacyjnej, wzajemnych relacji, systemów miar…
Jak obserwacja Tajemniczego Pracownika pomoże rozwiązać Twoje problemy i osiągać cele?
Jednym z kluczowych wyzwań stojących przed każdą firmą jest brak pełnej wiedzy o tym, co naprawdę dzieje się na poziomie operacyjnym. To, że istnieje jakiś przykładowy standard wdrożenia pracownika, pracy… nie oznacza, że jest on żywy. Może być niezrozumiały, nieużyteczny, niejasny…
Często problemy, takie jak rotacja pracowników, niski poziom zaangażowania czy niska efektywność, wynikają z ukrytych, niedostrzegalnych dla kierownictwa czynników. Nasza usługa Tajemniczy Pracownik pozwala na odkrycie tych problemów i zidentyfikowanie realnych przyczyn trudności, z którymi boryka się Twoja firma.
Z czym najczęściej zgłaszają się klienci Tajemniczego Pracownika?
Wysoka rotacja pracowników
Rotacja pracowników może wskazywać na poważne problemy w zarządzaniu, atmosferze pracy czy procesach wdrożeniowych. Nasza usługa pomoże odkryć prawdziwe przyczyny, które sprawiają, że pracownicy odchodzą.
Niska efektywność pracy w produkcji, sprzedaży, usługach...
Czy Twoi pracownicy nie osiągają oczekiwanych wyników? Być może w procesach codziennej pracy pojawiają się bariery, których nie widać na pierwszy rzut oka. Tajemniczy Pracownik zdiagnozuje te problemy.
Problemy z wdrożeniem nowych pracowników
Jeśli Twoi nowi pracownicy mają problemy z adaptacją, może to wynikać z niedociągnięć w procesie wdrożenia. Niejasne instrukcje, brak opieki… Nasz audyt pomoże to ocenić i zaproponować rozwiązania.
Spadek zaangażowania zespołu
Jeśli widzisz, że Twoi pracownicy przestają być zmotywowani – przychodzą, pracują po minimalnej linii oporu i wychodzą punkt 16:00 – nasza usługa pozwoli zrozumieć, co dokładnie wpływa na ich spadek zaangażowania.
Brak przestrzegania standardów pracy
Nawet jeśli firma ma określone procedury, nie zawsze są one przestrzegane. Tajemniczy Pracownik sprawdzi, na jakim etapie pracownicy odbiegają od wyznaczonych standardów.
Problemy z komunikacją w zespole
Nieskuteczna komunikacja między działami (korporacyjny obieg informacji) przyczynia się do strat czy w samym zespole interpersonalna komunikacja może prowadzić do spadku zaangażowani i zrostu cynizmu. Nasz audyt ujawni, gdzie komunikacja zawodzi i jak można ją poprawić.
Problemy z rekrutacją - brak rąk do pracy
Jeśli masz trudności z zatrudnieniem odpowiednich kandydatów lub odczuwasz problemy w procesach rekrutacyjnych, nasza usługa wskaże, gdzie tkwią bariery. Sprawdzimy markę pracodawcy, proces rekrutacji, przyczyny retencji.
Niskie wyniki sprzedaży
Spadki w sprzedaży często wynikają z problemów organizacyjnych w dziale sprzedaży. Tajemniczy Pracownik pomoże zdiagnozować te trudności.
Problemy z dyscypliną pracy
Niewłaściwe zachowania w pracy, brak przestrzegania procedur czy konflikty w zespołach mogą negatywnie wpływać na organizację. Nasza obserwacja ujawni te problemy.
Słaba jakość obsługi klienta
Jeśli klienci są niezadowoleni z poziomu obsługi, problem może leżeć w zachowaniach i procedurach pracowników pierwszej linii. Nasza usługa pomoże odkryć, gdzie tkwią nieprawidłowości.
Problemy z delegowaniem zadań
Jeśli Twoje kierownictwo ma trudności z efektywnym delegowaniem zadań, może to prowadzić do chaosu w pracy. Nasza obserwacja pozwoli na ocenę, jak ten proces można poprawić.
Ukryte konflikty w zespole, pomiędzy działami
Czasem konflikty między pracownikami są trudne do zauważenia, a jednak mają ogromny wpływ na atmosferę i finalnie efektywność pracy, przepływ zadań. Nasz Tajemniczy Pracownik pomoże je odkryć.
Chaos
Masz wrażenie, że w firmie panuje chaos? Efektywne zarządzanie czasem jest czymś obcym? Wrzutki, gaszenie pożarów, wszystko jest pilne, te same błędy… Nasza obserwacja pokaże, gdzie są marnotrawione zasoby i jak można to usprawnić.
Trudności w adaptacji do zmian
Zmiany organizacyjne mogą być trudne do wdrożenia, jeśli zespół nie jest odpowiednio przygotowany. Nasza usługa pomoże zrozumieć, jakie są prawdziwe przyczyny oporu wobec zmian.
Twoje wyzwania
Masz może swoje własne aspekty organizacji jakie należy sprawdzić?
Co często się powiela w obserwacjach?
Konflikty wewnętrzne między działami i sprzeczne cele doprowadzały do wojny sprzedaży z produkcją. Niejednokrotnie logistyka musiała przepakowywać TIRY do innego klienta by ratować terminy.
Centrum logistyczne obsługujące apteki notowało milionowe straty przez akordowy system wynagrodzeń i jego skutki w postaci ogromnej rotacji kadry, fatalnej jakości pracy i braku towarów na magazynie podczas komplementacji.
Korporacja automotiv przez sposób wpychania zleceń z centrali w piątek i przymusowe nadgodziny generowała niemal 70% rotacji w obszarze produkcji i ogromne straty przez braki kadrowe oraz L4!
Duża korporacja z wielkiego miasta wydawała setki tysięcy na kampanie promujące firmę na rynku lokalnym jako pracodawcę i narzekała na brak rak do pracy, kiedy jednocześnie; proces HR nie istniał trwoniąc zgłaszające się osoby w lejku, na hali nawet pracownicy ochrony z zewnętrznej firmy wydawali polecenia w formie “efektu fali”, nie było narzędzi do pracy i niejednokrotnie trzeba było podkradać innym lub ręcznie rozrywać aluminiowe zabezpieczenia…
Handlowcy nie mają czasu sprzedawać ponieważ zajmują sie obsługą klientów, realizacją, planowaniem swoich wyjazdów, marketingiem, tworzeniem ofert... i finalnie nie ma czasu na wymagające i niekomfortowe poszukiwanie klientów.
W firmie produkującej meble 37% czasu pracownicy nie wykonywali żadnej pracy poza stymulowaniem szkoleń, sprzątania i innych czynności by nie podniesiono norm..
Pracownicy wymyślili jak wykorzystać system premiowy na swoją korzyść doprowadzając pracodawcę z przemysłu ciężkiego do postępowania upadłościowego zwalniając pracę tak by w weekendy wyrabiać nadgodziny.
W firmie należało uzyskać kilkanaście podpisów aż do prezesa włącznie by wymienić rodzaj wkrętów, zwolnić kogoś czy nawet zakupić nową szczotkę do WC! W efekcie czego cała produkcja czasem stała.
Pierwsi kierownicy (oficerowie) zniechęcali nowych pracowników dając im trudne zadania i nabijając się z nich doprowadzając do rotacji na poziomie 67% przy wtryskarkach dużej marki. Firma miała zawalony magazyn kiedy jednocześnie sprzedawcy nie mieli tego czego potrzebował klient - silosowe podejście i miary działów.
Chcesz poznać przyczyny problemów lub rozgryźć co dzieje się w firmie, kiedy nie patrzysz?
Jeżeli masz wrażenie, że coś w Twojej firmie nie funkcjonuje tak, jak powinno – niezależnie czy chodzi o wysoką rotację pracowników, spadek efektywności, czy trudności w realizacji celów – nasza usługa Tajemniczy Pracownik jest idealnym rozwiązaniem. Poznaj prawdziwe przyczyny problemów, o których być może nawet nie wiesz.
Wypełnij formularz kontaktowy, a nasz zespół skontaktuje się z Tobą, by ustalić szczegóły i odpowiedzieć na wszystkie pytania. Zgłoś się teraz i odkryj, co tak naprawdę dzieje się w Twojej firmie!
Jak skutecznie pomagamy zdiagnozować organizację przy pomocy Tajemniczego Pracownika?
Współpraca z nami opiera się na jasnych, skutecznych etapach, które pozwalają na dogłębną analizę Twojej firmy. Nasza usługa Tajemniczy Pracownik to proces złożony z kilku kluczowych kroków, które dają pełny wgląd w funkcjonowanie firmy, począwszy od momentu rekrutacji, aż po ocenę codziennej pracy.
Brief & Propozycja Wartości
Po około 15 minutowej bezpłatnej rozmowie opracujemy propozycję wartości z wyceną projektu i terminem dostępności.
Zadamy pytania kluczowe o projekt. Uzgodnimy ogólną logistykę projektu.
Umowa oraz szczegułowe wymagania odnośnie obserwacji
Po podpisaniu umowy w tym o poufności zbierzemy dokładne wytyczne z Twojej strony – co mamy wykonać z naszej standardowej listy oraz Twoich wskazań.
Analiza marki pracodawcy, ogłoszeń
Zazwyczaj zaczynamy pracę od analizy ogłoszenia rekrutacyjnego, sposoby aplikowania, informacji o firmie…
Analiza procesu rekrutacji
Przejdziemy cały proces rekrutacji i damy uwagi do jego etapów. Czego brakuje lub czego jest za dużo.
- Czy potrzeba rekrutacyjna była uzasadniona?
- Ocena ogłoszenia rekrutacyjnego i employer brandingu
- Pozycja firmy względem innych pracodawców lokalnych
- Doświadczenia kandydata podczas rozmowy, forma i potencjalna skuteczność takiego spotkania
- Błędy i efektywność oraz wąskie gardła, czyli gdzie tracimy kandydatów?
Informacje zwrotne - …
Analiza wdrożenia pracownika - onboarding
Przejdziemy cały proces rekrutacji i damy uwagi do jego etapów. Czego brakuje lub czego jest za dużo.
- Czy Tajemniczy Pracownik ma narzędzia i wiedzę niezbędną do pracy?
- Jakich postaw, zachowań i norm uczą nowego starsi koledzy i kierownicy?
- Jaki jest obraz kultury organizacyjnej?
- Czy to co spotyka obserwatora jest spójne z procesem rekrutacji i szkoleniem, opisem roli?
- Czy kandydat wie kto jest przełożonym – liderem?
Czy nowy pracownik może czuć się zaopiekowany? - …
Obserwacja w miejscu pracy (1-3 tygodnie) i odejście z organizacji
Wdrożenie działowe. Klimat organizacyjny. Użyteczność miejsca pracy. Postawy w zespole i opinie / przekonania o firmie. Wyzwania i problemy z różnych perspektyw klient / pracownik / kierownik/ zarząd / firma. Jakość. Standardy. Efektywność pracy i procesów oraz wiele innych.
- Co jest przeszkodą w dobrej pracy ludzi?
- Jak system wpływa na postawy ludzi ich zachowania oraz wynik firmy? (wynagrodzenia, polityki, procesy itp.)
- Czy stanowiska pracy, narzędzia, programy… są użytecznie zaprojektowane?
- Czy pracownicy angażują się w zadania?
- Jak wygląda komunikacja korporacyjna oraz interpersonalna?
- Co dzieje się z proaktywnymi próbami podjęcia inicjatyw usprawniających firmę?
- …
Na koniec sprawdzimy reakcje organizacji na chęć odejścia pracownika.
- Czy jeśli kandydat poda racjonalny powód rezygnacji z pracy np. na hali nie ma wody od tygodnia pomimo upałów to przełożeni podejmą próbę zmiany, ktoś zapyta go o przyczynę odejścia?
- Czy sprawa nie zostanie zbadana i pozwala się odejść dobrym pracownikom.
- Jak będe mówić o tej pracy innym?
- Czy poleciłbym to miejsce innym?
- Co determinuje chęć odejścia z firmy pracowników?
- …
Spotkanie z tajemniczym pracownikiem, raport oraz opcjonalne wsparcie w procesie zmiany
- Raport z podsumowaniem omówiony razem z Tajemniczym Pracownikiem.
- Sesja pytań i odpowiedzi.
- Rekomendacje działań.
- Możliwe wsparcie w procesie zmiany ze strony Flow Up Group.
Dzięki temu procesowi masz pewność, że poznasz pełny obraz swojej organizacji, a wdrożenie zmian stanie się łatwiejsze i skuteczniejsze.
Etyka Tajeniczego Pracownika
- Nie szpiegujemy innych firm, nie wykradamy tajemnic handlowych.
- Celem obserwacji jest postęp, odnalezienie przyczyn problemów, inicjacja naprawy – zmian. Nie zajmujemy sie szukaniem winnych, donoszeniem.
Co zyskujesz, dlaczego Tajemniczy Pracownik?
Korzystanie z naszej usługi Tajemniczy Pracownik to nie tylko dogłębna analiza, ale przede wszystkim konkretne korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na funkcjonowanie Twojej firmy.
Oto, co zyskasz, decydując się na współpracę z nami:
Specjalna selekcja obserwatorów
Nigdy nie wysyłamy na obserwację osób z otwartej rekrutacji. W tej roli pracują wyłącznie zaufane osoby z innych realizacji jakim ufamy i jakie mają dużą świadomość biznesu. Dzięki temu „widzą więcej”.
Obiektywny wgląd w procesy wewnętrzne
Prawdopodobnie nikt wewnątrz nie zobaczy tyle co Tajemniczy pracownik… Dzięki anonimowej obserwacji uzyskasz rzetelne informacje na temat tego, jak Twoje procesy działają na co dzień, co nie jest możliwe w tradycyjnych audytach.
Zrozumienie wielu perspektyw
Podniesienie świadomości poprzez zrozumienie wielu perspektyw: pracownika, kierownika, dyrektorów obszarów, firmy, klienta… w wyniku obserwacji. Co nimi kieruje? Co determinuje ich decyzje, postawy?
Identyfikacja przyczyn problemów np. rekrutacji
Odkryjesz, jakie są rzeczywiste przyczyny trudności przykładowo w zatrudnianiu nowych pracowników, co pozwoli na usprawnienie tego lub innego kluczowego procesu.
Poprawa efektywności pracy
Nasza usługa pomaga zidentyfikować ukryte bariery w codziennych zadaniach pracowników, co pozwala na wdrożenie działań naprawczych i podniesienie efektywności.
Lepsza kontrola nad przestrzeganiem standardów
Dowiesz się, czy Twoje procedury są faktycznie przestrzegane przez pracowników, czy są jedynie teoretycznym narzędziem.
Zmniejszenie rotacji pracowników
Zrozumienie, co powoduje odchodzenie pracowników, umożliwi wprowadzenie zmian, które poprawią retencję i zaangażowanie zespołu.
Realne dane o przywództwie
Obiektywna obserwacja pozwala ocenić, jak menedżerowie radzą sobie z zarządzaniem zespołem i jakie działania mogą poprawić ich efektywność.
Lepsza jakość obsługi klienta
W firmach usługowych odkryjesz, czy Twoi pracownicy dostarczają klientom poziom obsługi zgodny z Twoimi oczekiwaniami i standardami.
Pewność, że podejmujesz właściwe decyzje
Dysponując pełnymi i rzetelnymi danymi o swojej firmie, możesz podejmować decyzje oparte na faktach, a nie na przypuszczeniach.
…nie tylko poprowadzisz firmę przez zmianę. Zmiana i rozwój dotknie również Ciebie. Firma natomiast będzie bardziej zwinna i zyska większą zdolność adaptacji.
Chcesz poznać przyczyny problemów lub rozgryźć co dzieje się w firmie, kiedy nie patrzysz?
Jeśli chodź raz przeszło Ci przez myśl by sprawdzić co doświadczają Twoi pracownicy od procesu rekrutacji, przez wprowadzenie pracę i opuszczenie oraz jakie napotykają trudności, jakie są morale w zespołach, co należy poprawić… to koniecznie musimy porozmawiać o przeprowadzeniu badania Tajemniczy Pracownik.
Kto będzie koordynować projekt i dbać o sukces po naszej stronie?
Krystian Pluciak Founder Flow Up Group i twórca usługi Tajemniczy Pracownik.
Od 2009 roku zajmuje się badaniem i przeprowadzaniem przez proces zmiany polskich firm zatrudniających od 12 do kilku tysięcy osób. Nieustannie doskonaląc powtarzalne ramowe kroki transformacji systemowej efektywności oraz kultur organizacyjnych.
Twórca metody zarządzania projektami wewnętrznymi i zmianą FlowUp.
Autor narzędzi do diagnozy kultury organizacyjnej.
Jego kilkuletnie badania najlepiej zorganizowanych firm w kraju zwieńczyła publikacja książki Księga Dobrych Praktyk – najlepiej zorganizowanych polskich firm. Pozycji, gdzie w formie rozmów wydobywa z przywódców wyjątkowych firm ich dobre praktyki, sposób zarządzania i narzędzia.
Wykładowca MBA, autor publikacji i prelegent konferencji Pulsu Biznesu, Infor, ICAN Institute, LinkedIn Local i wielu innych.
Tajemniczy Pracownik - studium przypadków
Firma produkcyjna z branży FMCG borykała się z poważnymi problemami w dziale sprzedaży. Wyniki sprzedażowe były znacznie niższe niż oczekiwano, a rotacja pracowników w zespole handlowym rosła. Dodatkowo, klienci skarżyli się na brak spójności w działaniach zespołu – różni handlowcy dostarczali sprzeczne informacje na temat oferty i warunków współpracy. Zarząd nie mógł zidentyfikować, gdzie tkwią największe problemy.
Firma IT specjalizująca się w dostarczaniu oprogramowania dla sektora finansowego miała poważne problemy z realizacją projektów na czas. Wiele z ich wdrożeń odbywało się z dużym opóźnieniem, co powodowało niezadowolenie klientów i wpływało na reputację firmy. Projekty często przekraczały ustalone terminy, a koszty rosły, co dodatkowo negatywnie odbijało się na wynikach finansowych.
Firma projektowa działająca w sektorze budowlanym miała problem z opóźnieniami w realizacji projektów oraz chaosem organizacyjnym. Projekty były realizowane równocześnie, jednak brakowało jasno określonych priorytetów, co powodowało, że zespoły przeskakiwały między zadaniami, tracąc koncentrację i efektywność. W efekcie, wszystkie projekty były realizowane z opóźnieniem, a zarząd firmy zaczynał odczuwać presję ze strony klientów.
Firma logistyczna z magazynami na terenie Polski wdrożyła system premiowy dla pracowników magazynu (leki), który opierał się na wydajności mierzonej na podstawie liczby przetworzonych zamówień (sztuk zebranych leków). Z początku system działał pozornie sprawnie, ale z czasem zarząd zaczął zauważać, że wydajność magazynu nie rosła, a wręcz pojawiły się nieoczekiwane straty finansowe. Braki w komplementacji. Ogromna rotacja kadry. Problemem były też uszkodzone produkty, błędnie zrealizowane zamówienia oraz rosnąca liczba reklamacji.
Najczęstsze pytania dotyczące Tajemniczego Pracownika
Podczas rozmów z klientami często spotykamy się z pytaniami o naszą usługę FlowUp – Systemowa Transformacja Biznesu. Oto najważniejsze pytania i odpowiedzi:
Kto będzie przeprowadzać obserwację w mojej firmie?
Obserwację przeprowadzi wykwalifikowany, przeszkolony przez nas pracownik, który będzie działać anonimowo w Twojej organizacji. Jego zadaniem jest rzetelna ocena procesów, interakcji i przestrzegania standardów.
Nigdy nie wysyłamy na obserwację osób z otwartej rekrutacji. W tej roli pracują wyłącznie zaufane osoby z innych realizacji jakim ufamy i jakie mają dużą świadomość biznesu.
Ile kosztuje Systemowa Transformacja Biznesu FlowUp?
Koszt usługi zależy od zakresu działań, czasu realizacji, lokalizacji, terminu oraz wybranego Tajemniczego Pracownika.
W celu uzyskania szczegółowej wyceny zapraszamy do kontaktu poprzez formularz, gdzie omówimy potrzeby Twojej firmy – wycenę otrzymasz po pierwszym spotkaniu.
Jak długo trwa proces obserwacji Tajemniczego Pracownika?
Czas trwania obserwacji zależy od specyfiki i wielkości Twojej organizacji oraz tego, jakie procesy mają zostać ocenione. Średnio proces trwa od kilku dni do kilku tygodni.
Czy pracownicy będą wiedzieli, że są obserwowani?
Nie. Pracownicy nie zostaną poinformowani o obecności Tajemniczego Pracownika, co zapewnia autentyczność zbieranych informacji i rzetelną ocenę codziennych procesów.
Jakie informacje otrzymam po zakończeniu usługi Tajemniczy Pracownik?
Po zakończeniu obserwacji otrzymasz szczegółowy raport, który obejmuje ocenę procesów, wskazanie problemów i rekomendacje zmian, które mogą poprawić efektywność Twojej firmy.
Czy usługa obejmuje tylko jeden dział czy całą firmę?
Usługa obejmować wybrane działy/obszary. Aby analizować cały system – firmę mamy inne narzędzia. Jednak możemy obserwację wykonać w kilku miejscach/działach w zależności od Twoich potrzeb. Zakres działań jest elastyczny i dostosowany do specyfiki organizacji.
Czy raport z obserwacji Tajemniczego Pracownika jest poufny?
Tak, wszystkie dane zebrane podczas obserwacji oraz raport są ściśle poufne i zostaną przekazane tylko osobom upoważnionym przez Ciebie.
Poufność
Poufność zobowiązuje obie strony do zachowania w tajemnicy obserwacji.
Czy usługa Tajemniczego Pracownika działa w różnych branżach?
Tak, nasza usługa jest elastyczna i skuteczna w różnych branżach, takich jak produkcja, handel detaliczny, usługi czy sektor IT.
Czy możemy zamówić obserwację tylko na konkretny proces, np. rekrutację?
Tak, możesz zamówić usługę obejmującą wyłącznie wybrany proces, np. rekrutację, onboarding czy pracę operacyjną. Zakres obserwacji zależy od Twoich potrzeb.
Jakie są najczęstsze problemy, które Tajemniczy Pracownik może wykryć?
Najczęstsze problemy to m.in. brak przestrzegania procedur, problemy z komunikacją, niewłaściwe zarządzanie, spadek zaangażowania pracowników, rotacja kadry oraz problemy z efektywnością pracy.
Czy Tajemniczy Pracownik może pracować na każdym stanowisku w firmie? Jaka rola jest optymalna?
Tajemniczy Pracownik może działać na różnych poziomach organizacyjnych, od stanowisk operacyjnych po kierownicze, w zależności od obszarów, które chcesz zbadać.
Jednak rola musi dawać opcję interakcji z innymi. Jeśli będzie sam siedzieć przy maszynie 8 godzin to wiele nie zaobserwujemy.
Czy usługa może być stosowana w ramach audytu employer branding?
Tak, Tajemniczy Pracownik doskonale nadaje się do oceny wizerunku pracodawcy i procesów rekrutacyjnych z perspektywy kandydatów, co może pomóc w poprawie employer brandingu.
Czy mogę wybrać konkretne aspekty do oceny?
Tak, możesz określić, jakie procesy lub obszary chcesz, aby Tajemniczy Pracownik zbadał. Dostosowujemy zakres usługi do Twoich oczekiwań.
Q & A
Dla zachowania autentyczności obserwacji nie udostępniamy bieżących raportów, jednak po zakończeniu procesu przygotowujemy pełen raport z wszystkimi zebranymi danymi.
Zadaniem Tajemniczego Pracownika jest dyskretna obserwacja. Nie ingeruje on w procesy ani nie wpływa na atmosferę w firmie – jego rola polega na obiektywnej ocenie.
Na początek dokładnie omawiamy Twoje potrzeby i cele. Na tej podstawie opracowujemy indywidualny plan obserwacji, który obejmuje kluczowe dla Ciebie procesy.
Dla działu HR Tajemniczy Pracownik dostarcza bezcenne dane o rzeczywistej efektywności procesów rekrutacyjnych, wdrożeniowych oraz atmosfery pracy, co pozwala na wdrożenie efektywniejszych rozwiązań.
Tak, działamy w pełnej zgodności z przepisami RODO i zapewniamy ochronę danych zarówno Twojej firmy, jak i pracowników. - to element naszej umowy.
Możesz skorzystać z usługi w regularnych odstępach czasu, aby monitorować postępy i weryfikować wdrażane zmiany. Częstotliwość zależy od potrzeb Twojej organizacji.
Dlaczego warto zamówić Tajemniczego Pracownika od Flow Up Group?
Wspólna decyzja o wybraniu dostawcy usługi tego typu to bardzo ważna decyzja związana z jednej strony z wpuszczeniem kogoś z zewnątrz do organizacji, a z drugiej z pracą 1:1. Dlatego również świadomie podchodzimy do decyzji o współpracy i decydujemy się na działania tylko jeśli widzimy w grupie przywódczej potencjał do zmiany niezależnie od punktu startu.
Poniżej transparentnie przedstawiamy nasze wartości, podejmij decyzję czy rezonują z Tobą.
Maksymalizm
Jedną z naszych wartości jest MAKSYMALIZM. Nie tolerujemy bylejakości i przeciętności. Przeciętne rezultaty to dla Flow Up Group za mało. Chcemy aby firmy klientów niezależnie od punktu startowego stawały się miejscem wyznaczającym branżowe standardy.
Zaufany członek zespołu
Będziemy Twoim zewnętrznym partnerem od zadań specjalnych. Wsparciem w podejmowaniu decyzji. Szczerym partnerem – nawet jeśli coś może być dla Ciebie trudne, ponieważ ważny jest dla nas postęp Twój i Twojej firmy.
Efektywność, trwałość zmiany
Nie skupiamy się wyłącznie na zmianie „technicznej” narzędzi, procesów, wiedzy… Wiemy doskonale, że jeśli nie zaistnieje zmiana postaw, sposobu zarządzania, zaprojektowania firmy to ludzie zaraz wrócą do starej kultury organizacyjnej i starego nawyku. Dlatego my zmieniamy cały system pomagając w adaptacji osobistej.
Focus (koncentracja)
Zauważyliśmy, że większość popularnych metod poprawy efektywności wymaga lat wdrożenia i nie zawsze gwarantuje poprawę zyskowności. Dlatego my stosujemy metodę koncentrującą się wyłącznie na tym co determinuje wynik całej firmy. Działamy szybciej, koncentrujemy uwagę na tym co istotne.
Wdrożenie od początku do końca
Kiedy inni tylko „mówią” szkoląc, doradzając lub tworząc audyty, raporty (…) i zostawiają Cię z najtrudniejszą implementacją. My postawiliśmy na to co najważniejsze i najtrudniejsze. Na proces zmiany ramię w ramię z Tobą i Twoją TOP kardą.
Chcemy razem wygrać
Unikamy projektów skazanych na porażkę ze względu na opór przed zmianą grupy przywódczej – nie patrzymy tylko na kwotę na fakturze. Ważniejszy jest dla nas potencjał przywódców firmy, niezależnie z jakiego miejsca/sytuacji startujemy. Dlatego rekrutujemy klientów, a w przypadku sabotowania zmiany jesteśmy skłonni „zwolnić” klienta.
Chcemy na koniec dnia czuć dumę z realizacji i tego jak rosną przy nas przywódcy i ich firmy.
Klienci i ich pracownicy nas po prostu lubią i nam ufają
Na pytanie „Na ile prawdopodobne jest, że polecisz usługi firmy Flow Up Group swojemu przyjacielowi lub znajomemu?” w grudniu 2020 roku otrzymaliśmy od byłych i obecnych klientów
9,6 przy 91% odpowiedzi
To wszystko? Zamiast się chwalić, niech mówią o nas rezultaty.
Firma produkcyjna z branży FMCG borykała się z poważnymi problemami w dziale sprzedaży. Wyniki sprzedażowe były znacznie niższe niż oczekiwano, a rotacja pracowników w zespole handlowym rosła. Dodatkowo, klienci skarżyli się na brak spójności w działaniach zespołu – różni handlowcy dostarczali sprzeczne informacje na temat oferty i warunków współpracy. Zarząd nie mógł zidentyfikować, gdzie tkwią największe problemy.
Firma IT specjalizująca się w dostarczaniu oprogramowania dla sektora finansowego miała poważne problemy z realizacją projektów na czas. Wiele z ich wdrożeń odbywało się z dużym opóźnieniem, co powodowało niezadowolenie klientów i wpływało na reputację firmy. Projekty często przekraczały ustalone terminy, a koszty rosły, co dodatkowo negatywnie odbijało się na wynikach finansowych.
Firma projektowa działająca w sektorze budowlanym miała problem z opóźnieniami w realizacji projektów oraz chaosem organizacyjnym. Projekty były realizowane równocześnie, jednak brakowało jasno określonych priorytetów, co powodowało, że zespoły przeskakiwały między zadaniami, tracąc koncentrację i efektywność. W efekcie, wszystkie projekty były realizowane z opóźnieniem, a zarząd firmy zaczynał odczuwać presję ze strony klientów.
Firma logistyczna z magazynami na terenie Polski wdrożyła system premiowy dla pracowników magazynu (leki), który opierał się na wydajności mierzonej na podstawie liczby przetworzonych zamówień (sztuk zebranych leków). Z początku system działał pozornie sprawnie, ale z czasem zarząd zaczął zauważać, że wydajność magazynu nie rosła, a wręcz pojawiły się nieoczekiwane straty finansowe. Braki w komplementacji. Ogromna rotacja kadry. Problemem były też uszkodzone produkty, błędnie zrealizowane zamówienia oraz rosnąca liczba reklamacji.
*Większość case study dokładnie opisuje co zrobiliśmy i jaki był tego efekt bez podawania nazw firm ze względu na poufność.
Oni już wybrali drogę FlowUp
Przydatne artykuły dotyczące zarządzania zmianą, kultury organizacyjnej...
Czym jest Team of Teams? Team of Teams to metoda organizacyjna, która przekształca tradycyjną hierarchię w sieć współpracujących zespołów. Pomysł został rozwinięty i opisany przez generała Stanleya McChrystala w jego przełomowej książce „Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World”. Inspiracją dla tej metody były doświadczenia McChrystala w prowadzeniu operacji wojskowych w skomplikowanych, dynamicznych środowiskach. Zamiast polegać na sztywnej strukturze dowodzenia, McChrystal odkrył, że kluczem do sukcesu jest elastyczność, szybki przepływ informacji i wysoki poziom zaufania między zespołami.
Po około 14 latach postanowiliśmy od 2025 zaprzestać uczestnictwa w konferencjach biznesowych z kilku powodów i oto kilka z nich...
Co w dłuższej perspektywie sprawia, że firma rozczłonkowuje się na drobne konflikty, grupy polityczne, ludzie myślą wpierw o własnym interesie, wzajemnie forsują odmienne wizje? Bardzo często jest to po prostu brak wspólnego kierunku rozumianego przez podzielanie zbliżonych wartości i jednoczące ludzi (ważne dla nich) poczucie sensu. Po co to robimy? Jak podchodzimy do robienia tego co robimy? Jakie są zasady? Jeśli nie parzymy w jednym kierunku - inna rzeczy są dla nas ważne to przestajemy sie rozumieć. Przedkładamy własny interes w działaniu. Zaczynamy przeciągać linę w tym co nam bardziej pasuje. Znacząca część kadry może podążać z zupełnie inną stronę niż to dla nas istotne! Innej może być obojętne to co się dzieje w organizacji.
W cytacie z Małego Księcia Antoine’a de Saint-Exupéry'ego znajduje się mądrość, która ma duże znaczenie w świecie biznesu: „Ludzie? (…) Wiatr nimi miota. Nie mają korzeni – to im bardzo przeszkadza.” Co to oznacza dla przywództwa i kultury organizacyjnej? Korzenie lidera to nic innego jak jego zasady i wartości, które stanowią fundament jego działań. Kiedy lider traci kontakt z tymi „korzeniami”, jego zespół – i cała organizacja – zaczyna dryfować bez jasnego kierunku.
Sekret Status Quo. Stań się szklanym sufitem dla swojej organizacji. Nie aktualizuj sposobu zarzadzania, myślenia, metod pracy... – najważniejsze, by niczego nie zmieniać. Nie wychylaj nosa ze swojej firmy kisząc się we własnym sosie, bo jeszcze zobaczysz coś co zainspiruje do działań. Jest przecież tak wielki ryzyko, że jeśli podejmiesz zmianę napotkasz krokodyle, złamiesz nogę... a w Status Quo jest tak wygodnie. Stagnacja jest cudowna.
Jakoś w październiku 2009 roku przedsiębiorca powiedział mi, że ma problem ze sprzedażą - w zasadzie jej brakiem. Pomyślałem, że poobserwuję z czystej ciekawości dlaczego jako jego pracownik jeśli nie będzie chciał abym donosił na kogoś. Szybko okazało się, że pracownicy nie mieli czasu sprzedawać bo zajmowali się w około 90% *obsługą. Więc nie mieli czasu na nieprzyjemną sprzedaż. Zresztą nawet gdyby mieli to nie było strategii, wartości...
