Oni już wybrali drogę FlowUp
Wprowadzenie
Rynek pracy doświadcza coraz bardziej w wielu branżach/specjalizacjach braku rąk do pracy. Nie inaczej było w firmie usługowej B2B, gdzie dodatkowe wyzwania związane z niską efektywnością pracy i problemami w retencji obecnych pracowników bardzo utrudniały bieżącą działalność. Jedna z wiodących firm usługowych, zatrudniająca około 320 osób, stanęła w obliczu tego problemu, borykając się z brakiem rąk do pracy, niską powtarzalnością zadań i kosztownymi błędami.
Niepożądane skutki
Rzeczy jakich chcieliśmy się trwale pozbyć z organizacji podczas projektu:
Dysfunkcyjny obieg informacji. Brak jasności kto za co odpowiada. Wiele narzędzi do pracy (biurokracja).
Czuliśmy, że nasze zasoby ludzkie są niewystarczająco wykorzystane.
Błędy pojawiające się w pracy były dla nas kosztowne i szkodziły naszej reputacji.
Zmęczenie monotonną pracą powodowało, że traciliśmy cennych pracowników.
Organizacja i delegowanie zadań bywało chaotyczne.
Nasze procesy nie były wystarczająco szybkie, by sprostać oczekiwaniom klientów.
Brakowało nam świeżych pomysłów i nowoczesnych rozwiązań.
Nasze wydatki były zbyt wysokie w stosunku do generowanych przychodów.
Nowi pracownicy mieli trudności z adaptacją do skomplikowanych procesów.
Nie byliśmy w stanie spełnić oczekiwań naszych klientów.
Zmiany rynkowe były dla nas wyzwaniem.
Nie potrafiliśmy efektywnie analizować i wykorzystywać zgromadzonych danych.
Cel projektu
Znacząca poprawa efektywności firmy, pracy. Obecna sytuacja mogła w perspektywie czasu oznaczać problemy z realizacją zleceń od klientów i utrzymaniem kadry.
Firma podjęła decyzję o przekształceniu swojego podejścia do zarządzania pracą, poszukując rozwiązań, które mogłyby poprawić efektywność i jakość wykonywanych usług. Celem było stworzenie bardziej efektywnego, powtarzalnego procesu pracy, który jednocześnie zwiększyłby satysfakcję i lojalność pracowników. Wdrożenie innowacyjnego rozwiązania stało się kluczem do przekształcenia firmy.
Działania
1. Badanie przyczyn stanu obecnego FlowUp oraz proces zmiany wraz z partnerem
Analiza stanu obecnego, przyczyn źródłowych.
Ustalenie projektów wewnętrznych pozwalających znacząco poprawić stan obecny i usunąć przyczyny problemów.
Realizacja kluczowych 3 projektów wraz z klientem.
2. Proces poprawy efektywności
3. Bieżące wsparcie w transformacji firmy
Podczas spotkań rozmawialiśmy o tym jak poprawić efektywność obszaru za jaki odpowiadała jako przywódca oraz wypracowywaliśmy dobre praktyki, procesy i sposób zrządzania w większości organizacji.
Rezultaty procesu
Kluczowe produkty realizowanych projektów
> Zarządzanie przepływem pracy – powstał ramowy powtarzalny proces. Poprawiła się efektywność pracy. Eliminacja biurokracji. Redukcja wrzutek i odciągaczy od pracy specjalistów.
> Nowe rytuały w organizacji – spotkania zarządu, spotkania sprzedaży z dyrektorami i tak dalej.
> AI oraz szablony i automatyzacje
Wyniki
Po wprowadzeniu sztucznej inteligencji, firma doświadczyła znaczących zmian w swoim funkcjonowaniu. Najbardziej imponującym rezultatem była 21% redukcja zapotrzebowania na pracowników, dzięki automatyzacji procesów. To nie tylko przyniosło oszczędności, ale też umożliwiło firmie skupienie się na bardziej zaawansowanych zadaniach, zwiększając wartość oferowanych usług. Ponadto, znacząca redukcja błędów ludzkich poprawiła ogólną jakość pracy, co przełożyło się na wyższą satysfakcję klientów.
„AI pozwoliło nam uniknąć błędów, które wcześniej były naszym codziennym problemem”
„Dzięki AI, nasza praca stała się bardziej efektywna i mniej stresująca.”
„Wreszcie nie musimy wykonywać wielu nurzących powtarzalnych czynności!”
Zaangażowanie sztucznej inteligencji w optymalizację procesów pracy było śmiałym krokiem, ale niezbędnym do przekształcenia firmy. Firma zastosowała rozwiązanie AI, które wypracowano we współpracy z pracownikami, obejmujące zbiór dobrych praktyk, instrukcje, listy kontrolne, i szablony. AI służyło do automatyzacji i optymalizacji powtarzalnych zadań, w których wcześniej dochodziło do błędów. Ten przełomowy krok pozwolił nie tylko na poprawę jakości pracy, ale również przyczynił się do wzrostu satysfakcji wśród pracowników.
