Oni już wybrali drogę FlowUp
Wprowadzenie
Firma usługowa zatrudniająca około 170-200 osób miała problem z pozyskiwaniem pracowników.
Brak rąk do pracy determinował rotację nadmiernie eksplorowanych nadgodzinami pracowników. Spadające możliwości przerobowe obniżały wynik firmy i wpływały na słabnącą pozycję na rynku względem kluczowej konkurencji.
Niepożądane skutki
Rzeczy jakich chcieliśmy się trwale pozbyć z organizacji podczas projektu:
- opinie o chaotycznej organizacji pracy
- zmuszane do nadgodzin
- kierownictwo awansowane ze względu na staż lub wyniki w roli specjalistów w większości nie dawało sobie rady w roli zarządzającej zespołami
Ilość pracowników ograniczała moce przerobowe firmy.
Dysfunkcyjny obieg informacji. Brak jasności kto za co odpowiada. Wielozadaniowość. Błędy jakościowe.
Czasem na ogłoszenia specjalistyczne nie było żadnych dopasowanych aplikacji. Role liderskie mogły liczyć na około 3 osoby do rozważenia na kolejny etap rekrutacji.
Cel projektu
Wzrost mocy przerobowych firmy dzięki usunięciu „wąskiego gardła” w postaci braku rąk do pracy, poprzez zmianę kultury organizacyjnej oraz jednoczesną poprawę efektywności przepływu pracy.
Działania
1. Zlokalizowanie przyczyn niepożądanego stanu obecnego firmy
Przeprowadziliśmy analizę przyczynowo skutkową i ustaliliśmy co jest przyczyną kluczowych problemów w organizacji. Odpowiedzieliśmy sobie na pytanie; Co należy zmienić?
Wprowadzenie do obszaru z najwyższą ilością reklamacji, opóźnień, rotacji kadry anonimowego Tajemniczego Pracownika w celu obserwacji procesu rekrutacji, wdrożenia, procesów firmowych.
2. Poprawa efektywności firmy usługowej
Wprowadziliśmy zarządzanie – wcześniej realizacja projektów była pełna chaosu, przepływu pracy bez planu. Te same błędy pojawiały się co projekt. Niejasne instrukcje, polecenia. Brak kontroli jakości. Wymyślanie koła od zera robiąc to samo. Wielozadaniowość oraz inne podobne przeszkody.
Zredukowaliśmy złą wielozadaniowość.
Wdrożyliśmy podejście do realizacji projektów wewnętrznych w organizacji.
Spisaliśmy ramowe kroki procesów oddolnie z ludźmi.
Przenieśliśmy te kroki do narzędzia.
Wprowadziliśmy automatyzacje prostych czynności znacznie redukując zapotrzebowanie na kadrę.
3. Pracowaliśmy 1:1 z zarządem rozwiązując bieżące problemy
4. Bieżące wsparcie w transformacji firmy
Skupiliśmy się na zaprojektowaniu firmy. Strategii, systemie miar, sposobie zarządzania.
Pomogliśmy wymienić część kadry i stworzyliśmy wcześniej powtarzalny proces rekrutacji i wdrażania pracowników.
Rezultaty procesu
Kluczowe produkty realizowanych projektów
> Zarządzanie przepływem pracy – powstał ramowy powtarzalny proces. Poprawiła się efektywność pracy. Eliminacja biurokracji. Redukcja wrzutek i odciągaczy od pracy specjalistów.
> Powtarzalny proces rekrutacji, wdrożenia schematy procesów np. treść ogłoszenia.
> Zmiana kluczowej kadry na osoby proaktywne i doświadczone.
> Automatyzacje czynności prostych i prac powtarzalnych.
> Nowy system miar w organizacji oraz strategia i plan jej realizacji.
Wyniki
Po 4 miesiącach moce przerobowe firmy wzrosły o 32% - ilość realizacji per miesiąc.
Wymiana kadry, rozwój kierownictwa, automatyzacje i powtarzalne procesy usprawniły na tyle pracę, że faktycznie w firmie pojawiły się wolne moce i można było się skupić znów na sprzedaży.
Ogłoszenia stały się ciekawe i atrakcyjnie nie tylko przez unikalną szczerą treść ale również dzięki temu, że były autentyczne i zgodne z tym co kandydat zastanie 😉
