W zarządzaniu czasem pierwszą zasadą jest bezwzględna ochrona swojego czasu. W świecie pełnym obfitości, wasz czas to najbardziej ograniczony zasób. Nie pozwólcie nikomu na dodawanie wydarzeń do waszego kalendarza. Powinien być on pilnie strzeżony.
Zamiast przyjmować spotkania, kiedy ktoś prosi o wasz czas, zapytajcie, czy ich problem nie mógłby być rozwiązany poprzez wiadomość na Slacku, dokument w Google Docs lub maila. Jeśli spotkanie jest nieuniknione, trzymajcie je tak krótkie, jak to tylko możliwe. Upewnijcie się, że wszyscy są przygotowani do spotkania, aby jak najlepiej wykorzystać czas, i umieszczajcie spotkania w konkretnych dniach, aby mieć długie okresy nieprzerwanego czasu poza tymi dniami, kiedy możecie skoncentrować się na pracy.
Druga zasada to proaktywne projektowanie waszego kalendarza. Audyt kalendarza pierwszym krokiem do proaktywnego projektowania swojego czasu. Aby tego dokonać istotne jest jest zrozumienie, gdzie już idzie (ucieka) Twój czas. Dlatego zaleca się co jakiś czas wykonanie audytu kalendarza i regularne przeglądanie Twoich działań i spotkań.
Interfejsy kalendarza, z których korzystamy dzisiaj, faktycznie pogarszają problemu nieoptymalizowania waszego czasu. Większość liderów jest całkowicie reaktywna na prośby o swój czas i zazwyczaj pozwala każdemu w organizacji umieszczać spotkania tam, gdzie chce. Powinieneś jako przywódcy raczej traktować swój kalendarz jako coś, czym proaktywnie zarządzasz i projektujesz. Każdego niedzielnego popołudnia zapisujcie swoje 3 główne priorytety na tydzień i projektujcie swój kalendarz tak, aby spędzać 80%+ czasu na tych priorytetach. Możecie zostawić pewien „nieprzydzielony” czas na kalendarzu, aby zapełnić go reaktywnymi prośbami.
Prawie każdy CEO, z którym się spotykamy, wymienia rekrutację jako jeden ze swoich trzech głównych priorytetów. Ale jeśli spojrzymy na ich kalendarz, większość z nich ma dwa 45-minutowe kawowe spotkania i pojedyncze jednoosobowe spotkanie z szefem działu talentów. Jeśli przeznaczacie tylko 2 godziny na rekrutację, czy naprawdę jest to wasz top 3 priorytet?
Proaktywne zarządzanie czasem jest bardzo przeciwne intuicji i nie takie, jak działania większości ludzi. Musicie stale sprawdzać się każdego tygodnia, aby nie pozwolić sobie na wpadnięcie w reaktywny tryb i przeprowadzać audyty kalendarza regularnie. Przejrzyjcie swój kalendarz z ostatniego miesiąca, kategoryzując każde wydarzenie według waszych różnych priorytetów, a także identyfikując, ile czasu spędziliście na działaniach o wysokim wpływie. Aby dowiedzieć się, jak zidentyfikować wasze priorytety, a następnie kategoryzować wasze ostatnie działania zgodnie z nimi.
Główny cel to prosty sposób na zapewnienie sobie wykonania trzech głównych priorytetów tygodnia i jest nim zablokowanie bloku w waszym kalendarzu na godzinę każdego dnia. Możecie dedykować ten czas na wasze najważniejsze zadania. Wyciszcie telefon, wyłączcie wszystkie powiadomienia i nie sprawdzajcie e-maili w tym czasie.
Spędzajcie czas na działaniach o dużym wpływie aby maksymalizować wyniki waszego zespołu, musicie spędzać czas na działaniach, które najbardziej wpłyną na te wyniki.
Zalecam stosowanie systemu kodowania kolorów podczas tworzenia wydarzeń kalendarza, aby grupować aktywności. Na przykład używajcie różnych kolorów dla działań związanych z rekrutacją, jednoosobowymi spotkaniami, cyklicznymi spotkaniami synchronizacyjnymi, spotkaniami z klientami i blokami czasowymi.
Ten system pomaga być bardziej świadomym tego, gdzie spędzacie swój czas, i dostosowywać to, jeśli to konieczne. Pomaga również przy audytach energii.
Proaktywne planowanie rekreacji Małe radości życia, jak lunch z przyjacielem czy długi spacer, często są wypychane z kalendarzy, aby zrobić miejsce dla priorytetów innych ludzi. Ważne jest proaktywne planowanie tych chwil, inaczej nigdy się nie wydarzą.
Jest to szczególnie istotne w przypadku aktywności fizycznej. Jeśli planujecie chodzić na siłownię we wtorki i czwartki, upewnijcie się, że to jest w waszym kalendarzu (i publiczne dla waszego zespołu), w przeciwnym razie spotkania zastąpią ten czas. Upewnijcie się, że również zaplanowana jest podróż.
Jako introwertyk, dni pełne spotkań są dla mnie bardzo wyczerpujące — unikam ich jak ognia. Zamiast tego proaktywnie blokuję czas w moim kalendarzu i mam dni bez spotkań, aby dostosować mój kalendarz do moich potrzeb – pracy głębokiej. Jednak trochę wbrew sobie wrzucam też spotkania zwłaszcza związane z ciągłym doskonaleniem, gdzie wspieram innych, inspiruje i pomagam im wypracować coś konkretnego.
Audyty energetyczne Jeśli zaczynacie odczuwać wypalenie zawodowe, czas na audyt energetyczny (a także na wakacje!). Audyt energetyczny to po prostu spojrzenie na swój kalendarz i zastanowienie się, które spotkania dostarczają wam energii, a które ją odbierają. Następnie próbujcie wyeliminować tę drugą kategorię poprzez zatrudnianie, delegowanie i ponowne przypisanie pracy.
Przydatne jest spojrzenie na energię i wpływ jednocześnie. Zmapujcie aktywności z wpływem na jednej osi (od niskiego do wysokiego) i energią na drugiej (wyczerpującą vs energetyzującą). Aktywności o wysokiej energii i niskim wpływie to pułapki: bardzo wam się podobają, ale powinny być zdelegowane. Aktywności o dużym wpływie i niskiej energii to obowiązki: jeśli nie można ich zautomatyzować, zgrupujcie je z bardziej energetyzującymi aktywnościami.
To również świetne ćwiczenie do przeprowadzenia z waszymi bezpośrednimi podwładnymi podczas ich jednoosobowych spotkań.
Pamiętajcie, wasz czas to wasz największy zasób. Proaktywne zarządzanie nim wymaga wysiłku i świadomego projektowania waszego kalendarza. Obróćcie wasz czas w waszą największą przewagę.
