Sytuacja:
Firma projektowa działająca w sektorze budowlanym miała problem z opóźnieniami w realizacji projektów oraz chaosem organizacyjnym. Projekty były realizowane równocześnie, jednak brakowało jasno określonych priorytetów, co powodowało, że zespoły przeskakiwały między zadaniami, tracąc koncentrację i efektywność. W efekcie, wszystkie projekty były realizowane z opóźnieniem, a zarząd firmy zaczynał odczuwać presję ze strony klientów.
Obserwacja Tajemniczego Pracownika:
Obserwacja wykazała, że głównym problemem był brak jasno zdefiniowanych procesów zarządzania projektami. Zespoły działały chaotycznie, przechodząc z jednego projektu do drugiego bez spójnego planu. Dodatkowo, wielozadaniowość stała się normą – pracownicy musieli realizować kilka projektów jednocześnie, co prowadziło do ciągłego przerywania pracy i obniżenia jakości wykonywanych zadań.
W raporcie podkreślono również, że zarząd nie wyznaczał jednoznacznych priorytetów, co powodowało, że każdy projekt był traktowany jako „pilny”. Zespoły były przeciążone i nie wiedziały, na czym skupić swoją uwagę. Brakowało również narzędzi do monitorowania postępów w projektach, co powodowało, że problemy organizacyjne nie były widoczne na czas.
Rozwiązanie:
Na podstawie obserwacji i raportu zaproponowano następujące zmiany:
- Wdrożenie metodyki FlowUp zarządzania przepływem zadań i projektów z zastosowaniem zasobów i terminów dostosowanych do priorytetów projektów.
- Zdefiniowanie jasnych priorytetów projektowych, gdzie tylko jeden projekt mógł być realizowany jako „krytyczny” w danym momencie.
- Wprowadzenie narzędzi do monitorowania postępów projektów, co pozwoliło na lepszą kontrolę terminów i zasobów.
Dzięki tym zmianom, firma zredukowała liczbę opóźnień, a zespoły zaczęły działać bardziej efektywnie. Klienci byli bardziej zadowoleni z terminowej realizacji projektów, a zarząd firmy odzyskał kontrolę nad procesami wewnętrznymi.
