Opóźnienia w IT spowodowane obietnicami nierealnych terminów

Sytuacja:

Firma IT specjalizująca się w dostarczaniu oprogramowania dla sektora finansowego miała poważne problemy z realizacją projektów na czas. Wiele z ich wdrożeń odbywało się z dużym opóźnieniem, co powodowało niezadowolenie klientów i wpływało na reputację firmy. Projekty często przekraczały ustalone terminy, a koszty rosły, co dodatkowo negatywnie odbijało się na wynikach finansowych.

Obserwacja Tajemniczego Pracownika:

Nasza obserwacja ujawniła, że głównym problemem były nierealne obietnice składane przez handlowców w fazie przedsprzedażowej. Aby zdobyć prowizję, handlowcy często obiecywali klientom bardzo szybkie terminy realizacji, nie biorąc pod uwagę realnych zasobów i możliwości zespołu IT, zwinnego podejścia. Handlowcy nie byli też świadomi rzeczywistego zakresu projektów, ponieważ nie mieli pełnego wglądu w potrzeby klienta ani kompleksowość zadań. W rezultacie zespoły techniczne były przytłoczone ilością pracy, a brak szczegółowych planów wdrożeniowych pogłębiały opóźnienia. Klienci zmieniali zakres co chwilę.

W raporcie wskazano również, że komunikacja pomiędzy działem sprzedaży a działem IT była znikoma – brakowało przepływu informacji o rzeczywistych terminach, zasobach i priorytetach. Projekty były przyjmowane „na ostatnią chwilę”, a zespół IT otrzymywał zadania z minimalnym wyprzedzeniem i bez dokładnej specyfikacji.

Rozwiązanie:

Na podstawie wniosków z obserwacji zaproponowano gruntowną zmianę procesu sprzedaży i wdrażania projektów oraz realizacji:

1. Wprowadzono regularne spotkania pomiędzy działem sprzedaży a działem IT, aby zespół handlowy mógł lepiej zrozumieć zasoby oraz ograniczenia.
2. Opracowano nowy system oceny projektów, w którym terminy były wyznaczane na podstawie realnych danych dotyczących dostępności zasobów, a nie w oparciu o chęć zdobycia prowizji przez handlowców.
3. Każdy nowy projekt wymagał dokładnej analizy zakresu oraz weryfikacji przez zespół IT, zanim został sprzedany klientowi.
4. Likwidacja premii dla sprzedawców za ilość/wartość.
5. Zmiana organizacji przepływu pracy.

Dzięki tym działaniom projekty były lepiej zarządzane, co pozwoliło na bardziej realistyczne planowanie terminów. Zredukowano liczbę opóźnień, a klienci zaczęli odbierać firmę jako bardziej profesjonalną i godną zaufania. Koszty wynikające z nadmiarowych godzin pracy i opóźnień również spadły.