Skracamy czas od zamówienia do faktury, bez utraty jakości. Więcej zleceń tym samym zespołem, szybsze faktury, lepszy cashflow i mniejszy chaos operacyjny.
Czy masz wrażenie, że zlecenia jadą zbyt wolno, a pieniądze wpływają za późno?
Opóźnienia zabierają marżę i nerwy. Najczęściej to nie „lenistwo ludzi”, tylko system, który ich spowalnia.
Najczęstsze problemy
Jeden punkt blokuje całą kolejkę; powstają zaległości, a ludzie gaszą pożary zamiast robić robotę.
Zespół rozgrzebuje wszystko, nic nie kończy; klient czeka, faktura też.
Każdy „na wczoraj”, więc realnie nikt nie wie, co jest pierwsze. Słabnie jakość i terminowość.
Pliki, papiery i decyzje krążą dniami; rośnie czas przejścia i koszty.
Szef musi „dopytywać ręcznie”; pojawiają się błędy i konflikt „kto zawinił”.
Pułapki samodzielnych prób
Więcej presji zamiast zmiany kolejki i ograniczeń; ludzie się wypalają, wynik nie rośnie.
Nowy system IT bez zmiany zasad pracy przyspiesza… raportowanie, nie realizację.
Brak jasnych ról i buforów; przełączanie zadań zjada 30–40% czasu.
Usprawniasz jeden dział, a całość zwalnia; pojawia się więcej pracy w toku.
Utracone korzyści
Płacisz za ludzi i materiały, a gotówki brak.
Przepala się potencjał zespołu, rośnie koszt jednostkowy.
Klient przerzuca budżet do szybszego dostawcy.
Skrócenie czasu realizacji i szybszy spływ płatności na czym polega?
Wchodzimy w Twój realny proces „od zamówienia do faktury”. Lokalizujemy prawdziwe wąskie gardła, upraszczamy przepływ zadań, ustawiamy jednoznaczne reguły kolejkowania i limity WIP (pracy w toku), skracamy przekazania i decyzje. Budujemy tablicę widoczności z jasnymi priorytetami i buforami czasu. Efekt: krótszy czas przejścia, mniej rozgrzebanych tematów, szybsze fakturowanie i więcej zrobionych zleceń bez zwiększania liczby pracowników.
Skrócenie czasu realizacji i szybszy spływ płatności w czym to pomoże Tobie i firmie?
Na start porządkujemy przepływ, żeby pieniądz krążył szybciej, a ludzie działali spokojniej. Potem stabilizujemy nowe zasady, by wynik nie „odbijał” po 2 tygodniach.
Więcej zleceń tym samym zespołem
Usuwamy wąskie gardła i limity pracy w toku. Zespół kończy, a nie tylko zaczyna, więc wydajność rośnie bez nadgodzin.
Szybsze faktury i cashflow
Krótszy czas przejścia to wcześniejsze wystawienie i spływ faktur. Mniej kredytowania klientów, łatwiejsze inwestycje.
Stabilne terminy dla klientów
Jasne reguły kolejek i bufory zmniejszają poślizgi. Zaufanie rośnie, reklamacje maleją.
Mniej chaosu i stresu
Mniej przełączeń i dopytywania „co pierwsze?”. Ludzie wiedzą, co robić, a menedżer widzi status bez polowania.
Niższy koszt jednostkowy
Ta sama ekipa dowozi więcej. Marża per zlecenie rośnie, nawet gdy ceny zostają bez zmian.
Chcesz skrócić czas realizacji i szybciej ściągać płatności?
Wypełnij formularz z 3 liczbami (średni czas realizacji, liczba zleceń w toku, liczba przekazań). W 24 h odeślemy kalkulację potencjału + 1-stronną listę zmian i zaproponujemy termin bezpłatnej rozmowy 20 min.
Skrócenie czasu realizacji i szybszy spływ płatności kiedy ma to sens?
Gdy terminy puchną, a kasa wpływa za późno; gdy dużo zleceń „wisi” i każdy „gasi”, zamiast kończyć. Kiedy masz sezonowość, ograniczone zasoby albo nie chcesz zatrudniać, a potrzebujesz dowieźć więcej. Także wtedy, gdy wdrożone narzędzia nic nie zmieniły w czasie przejścia. Nasze podejście chroni jakość, skracając przekazania i decyzje. Jeśli chcesz zwiększyć moce bez inwestycji w etaty, to jest właściwy moment.
Jak wygląda proces skrócenia czasu realizacji i przyspieszenia płatności?
Mapujemy trasę „zamówienie → faktura”, mierzymy czasy oczekiwania, namierzamy wąskie gardła i niepotrzebne przekazania. Rozmawiamy z ludźmi „na gembie”, nie w powerpoincie.
Rezultat: Lista blokad i szacowany potencjał skrócenia czasu przejścia.
Ustalamy jedną, prostą logikę „co jest pierwsze”, limity pracy w toku na krytycznych etapach, jasne punkty „stop” i „go”.
Rezultat: Priorytety bez sporów, mniej rozgrzebanych tematów, krótsze czasy oczekiwania.
Usuwamy zbędne kroki, łączymy role, wprowadzamy checklisty „od razu komplet”. Decyzje przesuwamy bliżej pracy, żeby nie czekały w kolejkach.
Rezultat: Mniej ping-ponga, szybszy flow i mniej błędów.
Wprowadzamy prosty widok statusu zleceń i buforów. Menedżer widzi ryzyko poślizgu zanim się wydarzy i działa zawczasu.
Rezultat: Przewidywalność terminów, mniej pożarów.
Krótki okres prowadzenia zespołu „ramię w ramię”: codzienne rytuały, reguły eskalacji, metryki. Utrwalamy, by wynik nie „odbił”.
Rezultat: Trwała zmiana – więcej ukończonych zleceń i szybsze faktury.
Zakres prac nad skróceniem czasu realizacji i przyspieszeniem płatności
Audyt przepływu end-to-end
Pomiar czasu przejścia, identyfikacja wąskich gardeł, analiza WIP, sezonowości i przekazań między działami, na danych, nie przeczuciach.
Projekt priorytetów i limitów WIP
Jedna logika obsługi kolejek, limity rozgrzebanych tematów i zasady „co zatrzymujemy, co puszczamy”, żeby kończyć szybciej.
Uproszczenie przekazań i decyzji
Eliminacja dublowania kontroli, checklisty kompletności, decyzje bliżej pracy. Mniej oczekiwania, mniej błędów.
Tablica statusu i buforów
Prosty, widoczny dla zespołu panel stanu zleceń i sygnalizacją ryzyka terminu. Zero „dzwonienia po status”.
Metryki i rytuały
Krótki zestaw mierników (czas przejścia, WIP, terminowość, zafakturowane). Krótkie spotkania sterujące, jasne reguły reakcji.
Prowadzenie wdrożenia
Wsparcie na sali i online: coaching liderów, korekty procesu w locie, pilnowanie nawyków, aż wynik się utrwali.
Q&A najczęściej zadawane pytania o skrócenie czasu realizacji i szybszy spływ płatności
Nie. Usuwamy oczekiwanie i ping-pong, nie skracamy realnej pracy nad jakością.
Nie zawsze. Najpierw zmieniamy zasady pracy. Narzędzie dopasowujemy później lub wykorzystujemy obecne.
Pierwsze skrócenia widać zwykle po 2–4 tygodniach, pełna stabilizacja po kilku cyklach.
Celem jest „więcej tym samym zespołem”. Nowe etaty to opcja, nie warunek.
Bufory i jasne priorytety chronią terminy przy zmienności. To podejście dobrze to znosi.
Wyczucie biznesu. Wiedza. Znakomite doświadczenia jak poprawiać wynik firmy. Świetny zespół. Wnikliwe oparte o naukę badania kultury. Trwałe metody zmian.
Nasza firma w ciągu około roku trwania projektu zmieniła się nie do poznania. Gdy zaczynaliśmy projekt z Flow Up Group, wszystko spoczywało na naszych barkach – właścicieli. Gasiliśmy pożary i ciągle pracowaliśmy operacyjnie. Wiele rzeczy, jak sprzedaż, obsługa, planowanie, zarządzanie, nie działało.
Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty na szablonach, instrukcjach, listach kontrolnych i statystykach. Mamy strategię i proces sprzedaży oraz dobrego sprzedawcę. Mamy proaktywny zespół zarządzający i wiele innych rzeczy, które udało się wypracować w ponad 40 projektach wewnętrznych. Zawsze podczas współpracy skupiliśmy się na tym, co było ważne dla firmy w danym momencie, nawet jeśli było to trudne dla mnie i wymagało wyjścia ze strefy komfortu.
Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia, tylko operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.
↓Rozwiń↓
Firma Intensive Company
Zajmujemy się pełną obsługą branży retail pod kątem komunikacji wizualnej. Kompleksową realizacją dla sieci sklepów, od adaptacji projektu graficznego, przez precyzyjną produkcję, aż po profesjonalny montaż w każdej lokalizacji w kraju. Nasze realizacje spotykacie niemal codziennie wchodząc do Netto, Lidla, Bricko i innych placówek.
Cel projektu Zgłosiliśmy się do Flow Up Group z całą listą pytań, problemów, wyzwań do rozwiązania oraz kwestii ich priorytetyzacji. Wcześniejsze szkolenia i inne interwencje nie przynosiły skutku więc szukaliśmy wsparcia operacyjnego, pracy z nami.
Zakres
Podczas ponad roku współpracy zrealizowaliśmy około 40 strategicznych dla firmy projektów – firmowych zmian. Oto kilka z nich:
Rozpoczęcie
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza źródła przyczyn kluczowych problemów wpływających na wynik, sposób działania firmy.
Ustaliliśmy kierunek firmy, cele mierzalne.
Wdrożona metoda pracy nad organizacją i zarządzania zmianą FlowUp.
Mapa projektów do realizacji / Harmonogram projektów.
Szybkie przejście do działań.
Referencja (CEO Intensiv Company):
“Zupełnie inne podejście od innych osób, które gdzieś nam podpowiadały wcześniej już na początku. Orientacja od startu na tym co jest ważne dla firmy. Nauczenie nas jak operacyjnie zarządzać zmianami w firmie, kiedy inni często tylko mówią szkołąc. Szukanie przyczyn – nie walka ze skutkami. Praca z nami operacyjnie.”
Podczas ponad roku zrealizowaliśm około 40 strategicznych dla firmy projektów – zmian. Oto kilka z nich:
Od gaszenia pożarów do powtarzalnej realizacji zleceń
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Wdrożenie metody pracy FlowUp i przejęcie zarządzania z ad hoc na systemowe, co wielokrotnie skróciło czas realizacji projektów dla klientów w ciągu około miesiąca od wdrożenia przez CEO.
Eliminacja wielozadaniowości, ustabilizowanie priorytetów i poprawa przepływu zadań.
Redukcja błędów i reklamacji (wewnętrznych i zewnętrznych).
Uruchomienie widoku przepływu zleceń: statusy, czasy, obłożenie osób/procesów, identyfikacja wąskich gardeł.
Centralizacja przepływu informacji i komunikacji o kliencie – koniec z rozproszeniem i chaosem (mail, ustnie, komunikator, telefon).
Blokowanie niegotowych zadań przed przedwczesnym startem, by uniknąć niepotrzebnej pracy.
Szablony projektów wypracowany wspólnie z zadaniami, instrukcjami, checklistami, komentarzami i plikami – ułatwiają zarządzanie i szybkie wdrożenie nowych osób.
Łatwa zastępowalność specjalistów, jeśli ktoś wypadał – nagła nieobecność – szybko można było kontynuować jego pracę.
<[>Referencja (CEO Intensiv Company):
„Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty o szablony, instrukcje, listy kontrolne, statystyki. Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia – operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.”
Od chaotycznych spotkań do rytmu organizacji i celów kwartalnych
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie rytmu spotkań dopasowanego do zespołów i liderów działów.
Zdefiniowanie strategii i celów kwartalnych wraz z miarami oraz projektami, które je realizują.
Uporządkowanie agend i standardu prowadzenia spotkań (operacyjne i koordynacyjne), by decyzje były szybkie i egzekwowalne.
Uczestnictwo w pierwszych spotkaniach i informacje zwrotne, korekty.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nie jestem strażakiem. Nie muszę zaglądać w każdą drobnostkę. Spotkania są przewidywalne i efektywne – wiemy, z czym przyjść, co ustalić. Mamy jasne cele kierunkowe i wskaźniki, żeby wiedzieć, czy coś zrobiliśmy, czy nie.”
Zbudowanie “od zera” działu sprzedaży B2B
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zmiana modelu biznesowego: decyzja wspólna o likwidacji Biura Obsługi Klienta (BOK) i wyjście z „czerwonego oceanu” druku wielkoformatowego w kierunku usługi.
Trafna diagnoza sprzedawcy (kompetencje, motywacja, predyspozycje) i rozstanie, by uniknąć kosztownych błędów.
Segmentacja – jasny target zamiast „wszystko dla wszystkich”.
Wypracowanie wartości sprzedażowych opartych na realnych bólach/obiekcjach/wyzwaniach klientów.
Zbudowanie procesu sprzedaży (instrukcje, checklisty) i uporządkowanie CRM.
Podstawy marki i komunikacji (w tym posty) oraz oferty i narzędzi pracy handlowca.
Rekrutacja handlowca, który działa proaktywnie, ma plan i jest godny zaufania.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Zaczynaliśmy w sprzedaży praktycznie od zera. Dziś wiemy dokładnie, do kogo mamy wyjść i czym go przekonać – wartości dla klientów są prawdopodobnie najtrafniejsze w branży. Mamy też kim: zrekrutowany handlowiec jest proaktywny, pomysłowy i potrafi dotrzeć do klienta.”
Od „wizytówki” do nowej strony www, narzędzia sprzedaży
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie nowej strony firmowej na bazie wypracowanego procesu sprzedaży, wartości dla klientów oraz ich faktycznych wyzwań i obiekcji.
Jasne zakomunikowanie co robicie, dla kogo i dlaczego warto wybrać Intensive Company.
Włączenie analityki, aby wiedzieć, jakie firmy odwiedzają stronę.
Nowa strona firmowa, która jasno pokazuje co robicie, dla kogo i dlaczego warto nas wybrać; z analityką wejść firm.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Dokładnie takiej strony chcieliśmy! Pokazuje wszystkie nasze przewagi, nawet te, których wcześniej nie widzieliśmy. Jasno opisuje, co robimy.”
Odpowiedzialni liderzy
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza potencjału i predyspozycji kierownictwa oraz wskazanie obszarów do delegowania przez zarząd.
Rekrutacja / wymiana części kadry i wsparcie 1:1 bieżące zespołu zarządzającego.
Wzmocnienie sprawczości kierowników – odpowiedzialność operacyjna po stronie ról, nie właścicieli; szybsze decyzje, wyższa jakość nadzoru.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Wreszcie mam zaufany zespół kierowników. Przykładowo, wspólnie zrekrutowany Dyrektor montaży samodzielnie poukładał wcześniej zaniedbany obszar: efektywność, standardy, jakość, terminowość, usprawnienia – pełna proaktywność i partnerstwo.”
Od nietrafionych rekrutacji do skutecznego pozyskiwania kluczowych ról
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Nowa forma ogłoszeń, która przyciąga bardziej „kalorycznych” kandydatów, oraz prosty proces, który nie gubi leadów rekrutacyjnych.
Wywiady i badanie predyspozycji – wnioski, które pozwalają unikać kosztownych błędów personalnych już na etapie rekrutacji.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nigdy nie będziemy rekrutować kluczowych osób bez badania i wsparcia Flow Up Group. Koniec z poleceniami i intuicją.”
Podsumowanie
“Przez ponad rok zrealizowaliśmy około ≈40 projektów wewnętrznych zmian. Część z tych rzeczy chcieliśmy wcześniej zrobić sami. Widzieliśmy. Ale z jakiegoś powodu tego nie robiliśmy. Bez współpracy i parcia na działania i cele ze strony Flow Up Group moglibyśmy nadal tkwić w zmaganiu się z bieżączką w dość chaotyczny sposób.”
Podczas cyklicznych spotkań, w ustalonym rytmie, pracujemy nad naszą organizacją, kończąc kolejne projekty i realizując uzgadniane z zespołem liderów cele.
Otrzymujemy na bieżąco wsparcie w podejmowaniu decyzji, podpowiedzi oraz udział w naszych pracach nad firmą w bardzo szerokim zakresie: sprzedaż, strona, kultura organizacyjna, rekrutacje, proces wdrożenia pracownika i inne.
Wyłapuje nieprawidłowości i wie jak można wprowadzić zmiany. Doskonały obserwator i analityk.
Bardzo się cieszę, że mam możliwość współpracowania z nim.
Krystian (Flow Up Group) zaproponował procesy i narzędzia odpowiednie dla mojej organizacji (a jej działalność jest bardzo specyficzna i nietypowa). Wspólnie przepracowane rozmowy zaowocowały wdrożeniem nowego procesu zarządzania organizacją.
Nie uważam go za Specjalistę ani Eksperta. Pan Krystian jest kilka leveli wyżej, zupełnie inny wymiar współpracy bazujący na zaufaniu i relacjach blisko powiązanych z przyjaźnią, zrozumieniem, empatią. Potrafi cierpliwie, małymi krokami dojść do sedna problemu oraz skutecznymi i praktycznymi metodami je rozwiązywać.
Przykładowe rezultaty działań z FlowUp - studium przypadków
Część z przykładów jest anonimowa ze względu na zapisy dotyczące poufności, które są dla nas święte.
Poniższe przykłady opisują pojedyncze projekty realizowane w ramach stałych współprac lub projekty celowe.
Jakich efektów możesz się spodziewać po wdrożeniu skrócenia czasu realizacji i szybszego spływu płatności?
Czas przejścia krótszy o 20–50%
Więcej ukończonych zleceń bez nowych etatów
Faktury wystawiane i opłacane szybciej
Mniej stresu, mniej błędów, stabilniejsze terminy
Skontaktuj się z nami, przeprowadzimy cały proces zmiany
1. Szybki brief online od 20 minut
Zadamy kilka pytań niezbędnych by przygotować propozycję wartości, działania i wycenę.
Wypełnij formularz. Oddzwonimy/odpiszemy w 24 godziny, ustalimy termin rozmowy
lub wybierz termin spotkania online w kalendarzu.
2. Przedstawienie propozycji współpracy i Twoja decyzja
Przedstawimy ofertę, nasze honorarium oraz odpowiemy na wszelkie pytania.
3. Bieżące wsparcie i praca ramię w ramię nad realizacją strategii
Bierzemy współodpowiedzialność za wynik i dowozimy trwałe efekty w firmach MŚP. Definiujemy cele i priorytety, rozpisujemy plan i realizujemy go w powtarzalnym rytmie razem z Twoim zespołem.
Wystawiaj częściowe faktury po zakończeniu kluczowego etapu
Połącz to z jasnymi „kamieniami milowymi” w procesie. Zmniejszysz ryzyko, poprawisz cashflow i motywację zespołu do domykania etapów.
Oceń kondycję swojej firmy
Wypełnij ankietę firmową dotyczącą kluczowych filarów Twojej firmy. Otrzymasz wynik wraz z podpowiedziami i możliwością bezpłatnej 30 minutowej konsultacji. Znajdź luki, słabe strony i rzeczy do poprawy – dźwignie. Sprawdź w czym jesteś silny. Zadbaj o przyszłość swojej organizacji.
