Przygotujemy dobrą, zrozumiałą umowę, jasny zakres i kontrolę zmian. Zabezpieczysz płatność i terminy, unikniesz sporów i ryzyk, a realizacja będzie przewidywalna.
Czy masz pewność, że klient zapłaci i nie rozszerzy zakresu „po drodze”?
Brak umowy lub nieprecyzyjny zakres kończy się sporami, „pracą gratis”, opóźnieniami i ryzykiem braku płatności. Porządna umowa i kontrola zmian porządkują współpracę i chronią marżę.
Problemy
Płatność, terminy i odpowiedzialności są niepewne; rośnie ryzyko niezapłacenia.
Klient dopisuje oczekiwania „w trakcie”; zespół robi „więcej za tyle samo”.
Nie wiadomo, co znaczy „gotowe”; pojawiają się cofki i spory przy fakturze.
Zmiany nie mają wpływu na budżet i terminy; menedżerowie godzą się „żeby było”.
Zaliczki, fakturowanie etapowe i terminy nie są jasne; cashflow się rozjeżdża.
Zespół czeka na materiały; winny „nikt”.
Pułapki „zrób to sam”
Brak śladu w budżecie i harmonogramie; marża znika w poprawkach.
Ogólnikowe zapisy nie chronią w realnej sytuacji i odstraszają językiem.
Kancelaria samodzielnie zrobi tak "dobrą umowę", że nikt jej nie podpisze. Będzie jednostronna.
Kancelaria samodzielnie zrobi umowę bez znajomości Twojej firmy i wsparcia w wypracowaniu założeń, przełamaniu wyzwań i tak dalej.
Wykonanie „po omacku” i dyskusje przy płatności.
Nikt nie pilnuje, co jest „w” i „poza” zakresem.
Utracone korzyści, gdy nic nie zmienisz w kwestii umowy i zakresu
Bez warunków finansowych i odbioru faktura „czeka”, a Ty finansujesz projekt.
Nie jesteś po bezpiecznej stronie.
Zakres puchnie, a budżet stoi; nadgodziny i poprawki „zjadają” zysk.
Spory o „co było umówione” psują zaufanie i zamykają drogę do powrotów.
Zespół stoi „bo czeka na akcept”, a inne projekty cierpią.
Na czym polega wypracowanie dobrej umowy i zakresu prac?
Porządkujemy kontraktową stronę realizacji, tak aby współpraca była przewidywalna i uczciwa dla obu stron. Przygotowujemy prostą, zrozumiałą umowę i precyzyjny zakres prac (SOW) z kryteriami odbioru, ustalamy procedurę zmian (formularz, wpływ na budżet i terminy), projektujemy warunki finansowe (zaliczki, fakturowanie etapowe, terminy), tworzymy listę założeń i obowiązków klienta oraz szablony korespondencji.
Efekt: płatność na czas, zakres pod kontrolą, mniej sporów.
Uwaga: Nie świadczymy porad prawnych. Pracujemy na praktyce operacyjnej i współpracujemy z prawnikiem po Waszej stronie lub naszą kancelarią, żeby zapisy były i skuteczne, i zgodne.
W czym ponorze dobra firmowa umowa i jasny zakres prac?
Wreszcie „co, za ile i kiedy” jest jasne, a jeśli coś się zmienia, to zmienia się też budżet i termin. Zespół pracuje spokojniej, a pieniądze wpływają przewidywalnie.
Płatność i terminy pod kontrolą
Warunki finansowe i odbioru są jednoznaczne; faktury nie „wiszą”, a DSO maleje.
Zakres bez „puchnięcia”
SOW z kryteriami „gotowe” i lista założeń chronią przed dopisywaniem zadań „po drodze”.
Zmiany w cywilizowany sposób
Każda zmiana ma formularz, wycenę i wpływ na harmonogram. Koniec z „pracą gratis”.
Mniej sporów, więcej zaufania
Język zrozumiały i transparentne zasady budują spokój po obu stronach.
Lepsza marża i planowanie zasobów
Budżet odpowiada rzeczywistości; zespół nie „gasi pożarów” w nocy.
Chcesz być po bezpiecznej stronie?
Ustalimy zakres Twoich prac dla klienta, kluczowe zapisy i przekażemy draft do kancelarii.
Uzgodnimy etap sprzedaży jak ma wyglądać efektywnie – kwestia warunków i umowy.
Kiedy zadbanie o dobrą umowę i jasny zakres ma sens?
Gdy startujesz bez umowy lub na „mailu” i liczysz na dobrą wolę przy płatności.
Gdy zakres rośnie w trakcie, a budżet i terminy zostają bez zmian.
Gdy spierasz się o odbiór i „co było umówione”.
Gdy zaliczek nie ma, a fakturowanie etapowe nie jest ułożone.
Gdy zespół traci czas na poprawki i pracę „poza zakresem”.
Gdy chcesz standardu dla sprzedaży i realizacji, żeby wszyscy mówili jednym językiem.
Jak wygląda proces wdrożenia bezpiecznej umowy, jasnego zakresu i kontroli zmian
rzeglądamy ostatnie umowy i spory: gdzie „rozlał się” zakres, gdzie płatność się spóźniła, co było niejasne. Ustalamy priorytety.
Rezultat: lista największych ryzyk i plan naprawy na 30–60–90 dni.
Tworzymy projekt umowy jasnym językiem: cel współpracy, zakres, odpowiedzialności, harmonogram, płatności, zasady odbioru, zmiany, komunikacja.
Rezultat: wersja „do rozmowy” z klientem (bez prawniczego nadęcia).
Spisujemy, co dokładnie dostarczacie (rezultaty), po czym poznajemy, że to gotowe (kryteria), oraz co zapewnia klient. Tworzymy tabelę „w zakresie / poza zakresem”.
Rezultat: zakres nie puchnie „po drodze”.
Wprowadzamy formularz zmiany: opis, powód, wpływ na budżet i terminy, akceptacja. Ustalamy zasadę „najpierw zgoda, potem praca”.
Rezultat: koniec „pracy gratis” i konfliktów o czas.
Ustalamy zaliczki lub płatności etapowe, czytelne terminy i powiązanie z odbiorem. Wskazujemy zabezpieczenia i „plan B” przy opóźnieniach.
Rezultat: przewidywalny dopływ gotówki i mniejsze ryzyko niezapłacenia.
Tworzymy protokół odbioru i checklistę kompletów. Po spełnieniu warunków, wystawienie faktury.
Rezultat: brak sporów „co było umówione” i szybkie rozliczenie.
Przygotowujemy gotowce: potwierdzenie zakresu po spotkaniu, przypomnienie o brakach, zgłoszenie zmiany, uzgodnienie nowego terminu.
Rezultat: krótsze maile, mniej nieporozumień, ślad w sprawie.
Sprawdzamy wszystko „w boju”. Mierzymy czas od umowy do płatności, liczbę sporów i zmian. Korygujemy zapisy i szablony.
Rezultat: dopracowany zestaw, który działa w Waszej branży.
Szkolimy sprzedaż, realizację i finanse. Przekazujemy „kieszonkową” ściągę zasad. Ustalamy kwartalny przegląd zapisów.
Rezultat: standard wchodzi w nawyk i nie wraca chaos.
Uwaga: nie świadczymy porad prawnych. Zapisy techniczne i biznesowe przygotowujemy z Wami; kwestie prawne uzgadniamy z prawnikiem po Waszej lub naszej rekomendacji.
Zakres prac nad wypracowaniem jasnego zakresu i umową
Wzór umowy jasnym językiem
Zrozumiały dokument: cel współpracy, odpowiedzialności, harmonogram, płatności, odbiór, komunikacja i zmiany. Gotowy do rozmowy z klientem i prawnikiem.
Opis zakresu prac i kryteria „gotowe”
Lista rezultatów, poziom jakości i wymagane materiały. Tabela „w zakresie / poza zakresem”, żeby zatrzymać „doklejki” w trakcie.
Lista założeń i obowiązków klienta
Co klient musi dostarczyć i w jakim terminie, aby dotrzymać harmonogramu. Jasne skutki opóźnień po stronie klienta.
Procedura oraz formularz zmiany
Prosty wzór: opis, powód, wpływ na budżet i termin, akceptacja. Zasada: „bez zgody nie startujemy”.
Warunki płatności i rozliczeń
Zaliczki lub płatności etapowe, czytelne terminy i powiązanie z odbiorem. Minimalizacja ryzyka braku płatności.
Protokół odbioru z checklistą
Kryteria odbioru, opis testów/sprawdzeń, podpisy. Wystawienie faktury bez sporów.
Szablony wiadomości i notatek
Potwierdzenie zakresu po spotkaniu, prośba o brakujące materiały, zgłoszenie zmiany, uzgodnienie nowego terminu.
Matryca odpowiedzialności sprzedaż > realizacja > finanse
Kto za co odpowiada na etapie umowy, wykonania, odbioru i rozliczenia. Koniec przerzucania spraw.
Standard „od umowy do faktury”
Krótkie kroki i punkty kontrolne, aby zadania nie „ginęły”, a faktury wychodziły na czas.
Q&A najczęściej zadawane pytania
Nie, jeśli jest uczciwa i zrozumiała. Unikamy straszenia, stawiamy na jasność i przewidywalność.
Proponujemy mniejsze etapy z płatnością po każdym, aby obie strony były bezpieczne.
Pokazujesz tabelę „w / poza zakresem” i formularz zmiany z wyceną i nowym terminem. To rozmowa o faktach, nie o emocjach.
Drobne poprawki można kumulować do jednego mini-załącznika i rozliczyć zbiorczo, ale zawsze z widocznym wpływem na termin.
Wyznaczamy właściciela po Waszej stronie i dajemy mu krótką checklistę decyzji „tak/nie”.
Tak, zakres opisujemy na miesiąc/kwartał, zmiany rozliczamy dodatkiem.
Łączymy warunki odbioru z płatnościami i jasno opisujemy, kiedy bieg terminu się zatrzymuje (np. brak materiałów).
W umowie wskazujemy nowe daty i skutki. Nie „gonisz” opóźnienia na własny koszt.
Tak, do finalnej weryfikacji. My dostarczamy biznesowy szkic i praktyczne zapisy; prawnik dopina zgodność.
Szkic w 2–3 tygodnie, pilot na 1–3 kontraktach w kolejne 4–6 tygodni.
Wyczucie biznesu. Wiedza. Znakomite doświadczenia jak poprawiać wynik firmy. Świetny zespół. Wnikliwe oparte o naukę badania kultury. Trwałe metody zmian.
Nasza firma w ciągu około roku trwania projektu zmieniła się nie do poznania. Gdy zaczynaliśmy projekt z Flow Up Group, wszystko spoczywało na naszych barkach – właścicieli. Gasiliśmy pożary i ciągle pracowaliśmy operacyjnie. Wiele rzeczy, jak sprzedaż, obsługa, planowanie, zarządzanie, nie działało.
Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty na szablonach, instrukcjach, listach kontrolnych i statystykach. Mamy strategię i proces sprzedaży oraz dobrego sprzedawcę. Mamy proaktywny zespół zarządzający i wiele innych rzeczy, które udało się wypracować w ponad 40 projektach wewnętrznych. Zawsze podczas współpracy skupiliśmy się na tym, co było ważne dla firmy w danym momencie, nawet jeśli było to trudne dla mnie i wymagało wyjścia ze strefy komfortu.
Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia, tylko operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.
↓Rozwiń↓
Firma Intensive Company
Zajmujemy się pełną obsługą branży retail pod kątem komunikacji wizualnej. Kompleksową realizacją dla sieci sklepów, od adaptacji projektu graficznego, przez precyzyjną produkcję, aż po profesjonalny montaż w każdej lokalizacji w kraju. Nasze realizacje spotykacie niemal codziennie wchodząc do Netto, Lidla, Bricko i innych placówek.
Cel projektu Zgłosiliśmy się do Flow Up Group z całą listą pytań, problemów, wyzwań do rozwiązania oraz kwestii ich priorytetyzacji. Wcześniejsze szkolenia i inne interwencje nie przynosiły skutku więc szukaliśmy wsparcia operacyjnego, pracy z nami.
Zakres
Podczas ponad roku współpracy zrealizowaliśmy około 40 strategicznych dla firmy projektów – firmowych zmian. Oto kilka z nich:
Rozpoczęcie
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza źródła przyczyn kluczowych problemów wpływających na wynik, sposób działania firmy.
Ustaliliśmy kierunek firmy, cele mierzalne.
Wdrożona metoda pracy nad organizacją i zarządzania zmianą FlowUp.
Mapa projektów do realizacji / Harmonogram projektów.
Szybkie przejście do działań.
Referencja (CEO Intensiv Company):
“Zupełnie inne podejście od innych osób, które gdzieś nam podpowiadały wcześniej już na początku. Orientacja od startu na tym co jest ważne dla firmy. Nauczenie nas jak operacyjnie zarządzać zmianami w firmie, kiedy inni często tylko mówią szkołąc. Szukanie przyczyn – nie walka ze skutkami. Praca z nami operacyjnie.”
Podczas ponad roku zrealizowaliśm około 40 strategicznych dla firmy projektów – zmian. Oto kilka z nich:
Od gaszenia pożarów do powtarzalnej realizacji zleceń
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Wdrożenie metody pracy FlowUp i przejęcie zarządzania z ad hoc na systemowe, co wielokrotnie skróciło czas realizacji projektów dla klientów w ciągu około miesiąca od wdrożenia przez CEO.
Eliminacja wielozadaniowości, ustabilizowanie priorytetów i poprawa przepływu zadań.
Redukcja błędów i reklamacji (wewnętrznych i zewnętrznych).
Uruchomienie widoku przepływu zleceń: statusy, czasy, obłożenie osób/procesów, identyfikacja wąskich gardeł.
Centralizacja przepływu informacji i komunikacji o kliencie – koniec z rozproszeniem i chaosem (mail, ustnie, komunikator, telefon).
Blokowanie niegotowych zadań przed przedwczesnym startem, by uniknąć niepotrzebnej pracy.
Szablony projektów wypracowany wspólnie z zadaniami, instrukcjami, checklistami, komentarzami i plikami – ułatwiają zarządzanie i szybkie wdrożenie nowych osób.
Łatwa zastępowalność specjalistów, jeśli ktoś wypadał – nagła nieobecność – szybko można było kontynuować jego pracę.
<[>Referencja (CEO Intensiv Company):
„Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty o szablony, instrukcje, listy kontrolne, statystyki. Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia – operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.”
Od chaotycznych spotkań do rytmu organizacji i celów kwartalnych
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie rytmu spotkań dopasowanego do zespołów i liderów działów.
Zdefiniowanie strategii i celów kwartalnych wraz z miarami oraz projektami, które je realizują.
Uporządkowanie agend i standardu prowadzenia spotkań (operacyjne i koordynacyjne), by decyzje były szybkie i egzekwowalne.
Uczestnictwo w pierwszych spotkaniach i informacje zwrotne, korekty.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nie jestem strażakiem. Nie muszę zaglądać w każdą drobnostkę. Spotkania są przewidywalne i efektywne – wiemy, z czym przyjść, co ustalić. Mamy jasne cele kierunkowe i wskaźniki, żeby wiedzieć, czy coś zrobiliśmy, czy nie.”
Zbudowanie “od zera” działu sprzedaży B2B
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zmiana modelu biznesowego: decyzja wspólna o likwidacji Biura Obsługi Klienta (BOK) i wyjście z „czerwonego oceanu” druku wielkoformatowego w kierunku usługi.
Trafna diagnoza sprzedawcy (kompetencje, motywacja, predyspozycje) i rozstanie, by uniknąć kosztownych błędów.
Segmentacja – jasny target zamiast „wszystko dla wszystkich”.
Wypracowanie wartości sprzedażowych opartych na realnych bólach/obiekcjach/wyzwaniach klientów.
Zbudowanie procesu sprzedaży (instrukcje, checklisty) i uporządkowanie CRM.
Podstawy marki i komunikacji (w tym posty) oraz oferty i narzędzi pracy handlowca.
Rekrutacja handlowca, który działa proaktywnie, ma plan i jest godny zaufania.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Zaczynaliśmy w sprzedaży praktycznie od zera. Dziś wiemy dokładnie, do kogo mamy wyjść i czym go przekonać – wartości dla klientów są prawdopodobnie najtrafniejsze w branży. Mamy też kim: zrekrutowany handlowiec jest proaktywny, pomysłowy i potrafi dotrzeć do klienta.”
Od „wizytówki” do nowej strony www, narzędzia sprzedaży
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie nowej strony firmowej na bazie wypracowanego procesu sprzedaży, wartości dla klientów oraz ich faktycznych wyzwań i obiekcji.
Jasne zakomunikowanie co robicie, dla kogo i dlaczego warto wybrać Intensive Company.
Włączenie analityki, aby wiedzieć, jakie firmy odwiedzają stronę.
Nowa strona firmowa, która jasno pokazuje co robicie, dla kogo i dlaczego warto nas wybrać; z analityką wejść firm.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Dokładnie takiej strony chcieliśmy! Pokazuje wszystkie nasze przewagi, nawet te, których wcześniej nie widzieliśmy. Jasno opisuje, co robimy.”
Odpowiedzialni liderzy
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza potencjału i predyspozycji kierownictwa oraz wskazanie obszarów do delegowania przez zarząd.
Rekrutacja / wymiana części kadry i wsparcie 1:1 bieżące zespołu zarządzającego.
Wzmocnienie sprawczości kierowników – odpowiedzialność operacyjna po stronie ról, nie właścicieli; szybsze decyzje, wyższa jakość nadzoru.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Wreszcie mam zaufany zespół kierowników. Przykładowo, wspólnie zrekrutowany Dyrektor montaży samodzielnie poukładał wcześniej zaniedbany obszar: efektywność, standardy, jakość, terminowość, usprawnienia – pełna proaktywność i partnerstwo.”
Od nietrafionych rekrutacji do skutecznego pozyskiwania kluczowych ról
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Nowa forma ogłoszeń, która przyciąga bardziej „kalorycznych” kandydatów, oraz prosty proces, który nie gubi leadów rekrutacyjnych.
Wywiady i badanie predyspozycji – wnioski, które pozwalają unikać kosztownych błędów personalnych już na etapie rekrutacji.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nigdy nie będziemy rekrutować kluczowych osób bez badania i wsparcia Flow Up Group. Koniec z poleceniami i intuicją.”
Podsumowanie
“Przez ponad rok zrealizowaliśmy około ≈40 projektów wewnętrznych zmian. Część z tych rzeczy chcieliśmy wcześniej zrobić sami. Widzieliśmy. Ale z jakiegoś powodu tego nie robiliśmy. Bez współpracy i parcia na działania i cele ze strony Flow Up Group moglibyśmy nadal tkwić w zmaganiu się z bieżączką w dość chaotyczny sposób.”
Podczas cyklicznych spotkań, w ustalonym rytmie, pracujemy nad naszą organizacją, kończąc kolejne projekty i realizując uzgadniane z zespołem liderów cele.
Otrzymujemy na bieżąco wsparcie w podejmowaniu decyzji, podpowiedzi oraz udział w naszych pracach nad firmą w bardzo szerokim zakresie: sprzedaż, strona, kultura organizacyjna, rekrutacje, proces wdrożenia pracownika i inne.
Wyłapuje nieprawidłowości i wie jak można wprowadzić zmiany. Doskonały obserwator i analityk.
Bardzo się cieszę, że mam możliwość współpracowania z nim.
Krystian (Flow Up Group) zaproponował procesy i narzędzia odpowiednie dla mojej organizacji (a jej działalność jest bardzo specyficzna i nietypowa). Wspólnie przepracowane rozmowy zaowocowały wdrożeniem nowego procesu zarządzania organizacją.
Nie uważam go za Specjalistę ani Eksperta. Pan Krystian jest kilka leveli wyżej, zupełnie inny wymiar współpracy bazujący na zaufaniu i relacjach blisko powiązanych z przyjaźnią, zrozumieniem, empatią. Potrafi cierpliwie, małymi krokami dojść do sedna problemu oraz skutecznymi i praktycznymi metodami je rozwiązywać.
Przykładowe rezultaty działań z FlowUp - studium przypadków
Część z przykładów jest anonimowa ze względu na zapisy dotyczące poufności, które są dla nas święte.
Poniższe przykłady opisują pojedyncze projekty realizowane w ramach stałych współprac lub projekty celowe.
Jakich efektów możesz się spodziewać po wdrożeniu jasnego zakresu i dobrej umowy?
Mniejsze ryzyko braku płatności
Zaliczki lub etapy, jasne terminy i odbiór powiązany z fakturą.
Zakres pod kontrolą
„W zakresie / poza zakresem” + formularz zmiany = koniec pracy „za darmo”.
Mniej sporów i nerwów
Jasne kryteria „gotowe” i protokół odbioru wygaszają konflikt.
Spokojniejsza praca zespołu
Handlowiec i realizacja mówią jednym językiem; mniej gaszenia pożarów.
Lepsza marża i przewidywalny cashflow
udżet odpowiada rzeczywistości, faktury wychodzą i są płacone na czas.
Skontaktuj się z nami
Przeprowadzimy cały proces zabezpieczenia umów, zakresu i zmian
1. Szybki brief online od 20 minut
Zadamy kilka pytań niezbędnych by przygotować propozycję wartości, działania i wycenę.
Wypełnij formularz. Oddzwonimy/odpiszemy w 24 godziny, ustalimy termin rozmowy
lub wybierz termin spotkania online w kalendarzu.
2. Przedstawienie propozycji współpracy i Twoja decyzja
Przedstawimy ofertę, nasze honorarium oraz odpowiemy na wszelkie pytania.
3. Bieżące wsparcie i praca ramię w ramię nad realizacją strategii
Bierzemy współodpowiedzialność za wynik i dowozimy trwałe efekty w firmach MŚP. Definiujemy cele i priorytety, rozpisujemy plan i realizujemy go w powtarzalnym rytmie razem z Twoim zespołem.
Zwróć uwagę na...
Potwierdzenie zakresu i założeń po spotkaniu
- Co dostarczamy, w jakiej jakości, do kiedy.
- Co dostarcza klient (lista materiałów, dane, dostępy) i termin.
- Prośba o potwierdzenie „TAK”/„NIE” — to zamyka usta „nie tak się umawialiśmy”.
Formularz zmiany (wpływ na budżet i terminy)
- Opis zmiany i powód.
- Wpływ na zakres, budżet i termin.
- „Zgoda” lub „brak zgody” (podpis/akcept mailowa). Bez zgody — brak pracy.
Protokół odbioru i warunki faktury
- Lista rzeczy do sprawdzenia, wyniki testów, uwagi.
- Oświadczenie „zrealizowano zgodnie z zakresem” + miejsce na drobne poprawki z datą.
- Informacja: „Na podstawie odbioru wystawiamy fakturę do dnia …”.
Oceń kondycję swojej firmy
Wypełnij ankietę firmową dotyczącą kluczowych filarów Twojej firmy. Otrzymasz wynik wraz z podpowiedziami i możliwością bezpłatnej 30 minutowej konsultacji. Znajdź luki, słabe strony i rzeczy do poprawy – dźwignie. Sprawdź w czym jesteś silny. Zadbaj o przyszłość swojej organizacji.
