Uporządkujemy przepływ spraw, zakres i rozliczenia: mniej opóźnień i poprawek, jasne odbiory, płatności na czas. Efekt: wyższa marża i spokojniejsza praca zespołu.
Duża ilość pracy nie przekłada się na dobry wynik?
Jeśli sprawy „utykają”, umykają nierozliczone prace dla klientów, a pracownicy ciągle „wymyślają koło od nowa” – marża i płynność spadają. Najczęściej winny jest chaos procesu, a nie „za mało pracy”.
Problemy
Brak mierzenia czasu konkretnych czynności w projektach (sprawach). Porady „po koleżeńsku”, poprawki nieobjęte zakresem. Marża znika.
Bierzemy wszystko; trafiają zadania niskomarżowe lub „niemożliwe” w danym terminie potem godziny niefakturowane.
Brak widełek i progu rentowności → zaniżone stawki, szybkie rabaty, niezadowolenie obu stron.
finansujesz klienta; płatność zależy od „dobrej woli”, nie od warunków.
Wszystko przechodzi przez jedną osobę; decyzje i akcepty spowalniają zespół.
Ustalenia giną, wersje się rozjeżdżają, rośnie ryzyko błędu.
Telefony „co ze sprawą?” dublują pracę i wydłużają prowadzenie.
Przestoje „po naszej stronie”, choć problem jest po drugiej.
Trzeba „pytać o wszystko”; partnerowie stają się infolinią.
Utracone korzyści, gdy nic nie zmienisz
- Marża spada przez poprawki, nadgodziny i „pracę gratis”.
- Czas realizacji rośnie, co obniża liczbę zakończonych spraw i wpływów.
- Zespół się „spala”, rośnie rotacja, klienci słabiej polecają.
- Płatności się opóźniają, a Ty finansujesz zakończone prace.
Na czym polega poprawa efektywność, wydajności kancelarii prawnej?
Ustawiamy jeden, powtarzalny sposób prowadzenia spraw — od przyjęcia i wyceny, przez wykonanie, akcepty i komunikację z klientem, aż po odbiór i fakturę. Tworzymy standardy, checklisty „co jest kompletne”, szablony pism i korespondencji, zasady zmian w zakresie (z wyceną i nowym terminem), limity pracy równoległej dla ról krytycznych oraz krótki zestaw mierników (czas od przyjęcia do zakończenia, liczba poprawek, udział godzin niefakturowanych). Równolegle porządkujemy zaliczki i fakturowanie etapowe, żeby pieniądze były przewidywalne.
W czym to pomoże Tobie i Twojej kancelarii poprawa organizacji pracy?
Krótszy czas prowadzenia spraw
Mniej punktów „czekam na…” i mniej rozpraszania. Szybciej kończycie, zamiast tylko „zaczynać”.
Mniej poprawek i „pracy gratis”
Checklisty i jasne kryteria odbioru ograniczają cofki; zmiany w zakresie są wyceniane i zatwierdzane.
Wyższa marża, mniej niefakturowanych godzin
Szablony i baza klauzul skracają przygotowanie pism; ograniczamy „zjadacze czasu”, które nie wnoszą przychodu.
Płatności na czas
Zaliczki/etapy + standard fakturowania kończą „wystawimy, kiedy się zbierze”
Lepsza dźwignia pracy partnerów
Partnerzy przestają robić robotę juniorską; wracają do decyzji i relacji z kluczowymi klientami.
Czas na redukcję chaosu i poprawę wyniku kancelarii
Niezależnie od rozmiaru firmy i obecnej sytuacji pomożemy Ci wyznaczyć i osiągnąć cele związane z poprawą efektywności. To nie tylko wygrane sprawy.
Wydajnie działająca kancelaria prawna, kiedy ma to sens?
- Macie dużo pracy, a wynik i marża nie rosną.
- Zakres spraw regularnie rozszerza się „po drodze”.
- Partner „wisi” na akceptach i wszystko idzie przez niego.
- Fakturowanie jest późno i „bez standardu”.
- Zespół gubi temat lub wersje dokumentów, klienci dopytują o status.
Jak wygląda proces poprawy efektywności kancelarii prawnej?
Przegląd ostatnich 60–90 dni: gdzie sprawy utykają, skąd biorą się poprawki, gdzie giną godziny i dlaczego faktury nie wychodzą w rytmie. Rezultat: lista wąskich gardeł z priorytetem.
Standard prowadzenia spraw + checklisty kompletów
Krótki opis „krok po kroku” dla powtarzalnych prac, definicja „gotowe” i co musi być w komplecie, aby kolejny etap ruszył bez pytań. Rezultat: mniej braków, mniej cofek
Szablony pism i korespondencji
Gotowe wzory (pisma, podsumowania, potwierdzenia zakresu, protokół odbioru). Rezultat: mniej pisania „od zera”, spójność języka i krótszy czas.
Zmiany w zakresie — prosta procedura
Zgłoszenie zmiany → wpływ na budżet i termin → akcept. Rezultat: koniec pracy „za darmo” i jasne oczekiwania.
Dźwignia pracy partnerów
Przegląd, co musi robić partner, a co ma zejść do ról juniorskich; limity równoległych spraw. Rezultat: szybsze decyzje, krótsze czasy.
Płatności, zaliczki i etapowanie
Ustalamy sensowne etapy, warunki odbioru i fakturowanie „z rytmem pracy”. Rezultat: przewidywalna gotówka i mniejsze ryzyko.
Mierniki i rytm przeglądu
Krótka lista: czas od przyjęcia do zakończenia, udział poprawek, niefakturowane godziny, poziom należności. Rezultat: decyzje na podstawie danych, nie wiecznego „wydaje mi się”.
Pracujemy z właścicielem i kluczowymi menedżerami. Zbieramy perspektywy, doprecyzowujemy dla kogo gracie, jaki problem rozwiązujecie najlepiej i jak wygrywacie. Destylujemy jedno zdanie, które prowadzi decyzje.
Uwaga! Podczas prac może okazać się, że potrzebujemy danych, analizy konkurencji, rynku i musimy wykonać kilka zadań by wrócić i domknąć ten krok.
Rezultat: jedno, klarowne zdanie kierunku zaakceptowane przez zespół zarządzający.
Z kierunku tworzymy 3–5 celów na najbliższy kwartał, dołączamy mierniki i właścicieli tematów. Ustalamy oczekiwane efekty (wynik, marża, terminowość, NPS) i widoczność postępu.
Rezultat: plan na 90 dni z odpowiedzialnościami i wskaźnikami.
Przygotowujemy krótkie ogłoszenie dla pracowników: co się zmienia, dlaczego, czego oczekujemy i jak będziemy mierzyć postęp. Umawiamy termin Q&A i publikujemy skrócony plan.
Uwaga! Jeśli pracownicy przejawiają niskie zaangażowanie w organizację ten krok należy poprzedzić działaniami nakierowanymi na zmianę tego stanu rzezy.
Rezultat: spójne zrozumienie kierunku i mniejszy opór przy wdrożeniu.
Ustalamy cotygodniowy rytm przeglądu postępu i spotkania kwartalne do aktualizacji celów. Wprowadzamy prosty format raportu, żeby decyzje były oparte na faktach, nie na odczuciach.
Rezultat: strategia żyje w kalendarzu, a decyzje są przewidywalne.
Towarzyszymy w pierwszym miesiącu, pomagamy doprecyzować zakresy, domykać tematy i usuwać blokery. W razie potrzeby dociążamy liderów w trudnych decyzjach.
Rezultat: widoczny postęp po 30 dniach i nawyk pracy „od celu do wyniku”.
Zakres prac ma wydajnością kancelarii prawnej
Standard „od przyjęcia sprawy do faktury”
Kroki, odpowiedzialności, definicje „gotowe”, limity równoległych spraw dla ról krytycznych.
Checklisty kompletów i akceptów
Co musi być „w paczce”, aby kolejny etap nie utknął: pliki, dane, decyzje.
Szablony pism, podsumowań i protokołu odbioru
Wzory dokumentów i korespondencji, które skracają czas i zmniejszają błędy.
Procedura zmian w zakresie
Formularz zmiany, wycena wpływu na budżet i terminy, akcept przed pracą.
Model zaliczek i fakturowania etapowego
Proste zasady powiązane z odbiorem; koniec „wystawimy, gdy się zbierze”.
Mierniki i raport „na jednej stronie”
Czas sprawy, udział poprawek, niefakturowane godziny, poziom należności.
Pilotaż i wdrożenie całości
30 dni prób, korekty, następnie rozszerzenie na wszystkie sprawy.
Q&A najczęściej zadawane pytania wydajność kancelarii prawnej
Nie. Skracamy, nie dokładamy; treści są krótkie i używalne.
Nie na start. Najpierw metoda i standard, narzędzie dopasujemy.
Tak, gdy zasady są jasne i powiązane z odbiorami..
Zwykle 30–60 dni do zauważalnych usprawnień.
Wyznaczamy właścicieli w zespole i prosty rytm przeglądu.
Tak, jeśli to hamulec, uporządkujemy przekaz i ścieżkę kontaktu.
Wyczucie biznesu. Wiedza. Znakomite doświadczenia jak poprawiać wynik firmy. Świetny zespół. Wnikliwe oparte o naukę badania kultury. Trwałe metody zmian.
Nasza firma w ciągu około roku trwania projektu zmieniła się nie do poznania. Gdy zaczynaliśmy projekt z Flow Up Group, wszystko spoczywało na naszych barkach – właścicieli. Gasiliśmy pożary i ciągle pracowaliśmy operacyjnie. Wiele rzeczy, jak sprzedaż, obsługa, planowanie, zarządzanie, nie działało.
Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty na szablonach, instrukcjach, listach kontrolnych i statystykach. Mamy strategię i proces sprzedaży oraz dobrego sprzedawcę. Mamy proaktywny zespół zarządzający i wiele innych rzeczy, które udało się wypracować w ponad 40 projektach wewnętrznych. Zawsze podczas współpracy skupiliśmy się na tym, co było ważne dla firmy w danym momencie, nawet jeśli było to trudne dla mnie i wymagało wyjścia ze strefy komfortu.
Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia, tylko operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.
↓Rozwiń↓
Firma Intensive Company
Zajmujemy się pełną obsługą branży retail pod kątem komunikacji wizualnej. Kompleksową realizacją dla sieci sklepów, od adaptacji projektu graficznego, przez precyzyjną produkcję, aż po profesjonalny montaż w każdej lokalizacji w kraju. Nasze realizacje spotykacie niemal codziennie wchodząc do Netto, Lidla, Bricko i innych placówek.
Cel projektu Zgłosiliśmy się do Flow Up Group z całą listą pytań, problemów, wyzwań do rozwiązania oraz kwestii ich priorytetyzacji. Wcześniejsze szkolenia i inne interwencje nie przynosiły skutku więc szukaliśmy wsparcia operacyjnego, pracy z nami.
Zakres
Podczas ponad roku współpracy zrealizowaliśmy około 40 strategicznych dla firmy projektów – firmowych zmian. Oto kilka z nich:
Rozpoczęcie
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza źródła przyczyn kluczowych problemów wpływających na wynik, sposób działania firmy.
Ustaliliśmy kierunek firmy, cele mierzalne.
Wdrożona metoda pracy nad organizacją i zarządzania zmianą FlowUp.
Mapa projektów do realizacji / Harmonogram projektów.
Szybkie przejście do działań.
Referencja (CEO Intensiv Company):
“Zupełnie inne podejście od innych osób, które gdzieś nam podpowiadały wcześniej już na początku. Orientacja od startu na tym co jest ważne dla firmy. Nauczenie nas jak operacyjnie zarządzać zmianami w firmie, kiedy inni często tylko mówią szkołąc. Szukanie przyczyn – nie walka ze skutkami. Praca z nami operacyjnie.”
Podczas ponad roku zrealizowaliśm około 40 strategicznych dla firmy projektów – zmian. Oto kilka z nich:
Od gaszenia pożarów do powtarzalnej realizacji zleceń
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Wdrożenie metody pracy FlowUp i przejęcie zarządzania z ad hoc na systemowe, co wielokrotnie skróciło czas realizacji projektów dla klientów w ciągu około miesiąca od wdrożenia przez CEO.
Eliminacja wielozadaniowości, ustabilizowanie priorytetów i poprawa przepływu zadań.
Redukcja błędów i reklamacji (wewnętrznych i zewnętrznych).
Uruchomienie widoku przepływu zleceń: statusy, czasy, obłożenie osób/procesów, identyfikacja wąskich gardeł.
Centralizacja przepływu informacji i komunikacji o kliencie – koniec z rozproszeniem i chaosem (mail, ustnie, komunikator, telefon).
Blokowanie niegotowych zadań przed przedwczesnym startem, by uniknąć niepotrzebnej pracy.
Szablony projektów wypracowany wspólnie z zadaniami, instrukcjami, checklistami, komentarzami i plikami – ułatwiają zarządzanie i szybkie wdrożenie nowych osób.
Łatwa zastępowalność specjalistów, jeśli ktoś wypadał – nagła nieobecność – szybko można było kontynuować jego pracę.
<[>Referencja (CEO Intensiv Company):
„Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty o szablony, instrukcje, listy kontrolne, statystyki. Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia – operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.”
Od chaotycznych spotkań do rytmu organizacji i celów kwartalnych
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie rytmu spotkań dopasowanego do zespołów i liderów działów.
Zdefiniowanie strategii i celów kwartalnych wraz z miarami oraz projektami, które je realizują.
Uporządkowanie agend i standardu prowadzenia spotkań (operacyjne i koordynacyjne), by decyzje były szybkie i egzekwowalne.
Uczestnictwo w pierwszych spotkaniach i informacje zwrotne, korekty.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nie jestem strażakiem. Nie muszę zaglądać w każdą drobnostkę. Spotkania są przewidywalne i efektywne – wiemy, z czym przyjść, co ustalić. Mamy jasne cele kierunkowe i wskaźniki, żeby wiedzieć, czy coś zrobiliśmy, czy nie.”
Zbudowanie “od zera” działu sprzedaży B2B
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zmiana modelu biznesowego: decyzja wspólna o likwidacji Biura Obsługi Klienta (BOK) i wyjście z „czerwonego oceanu” druku wielkoformatowego w kierunku usługi.
Trafna diagnoza sprzedawcy (kompetencje, motywacja, predyspozycje) i rozstanie, by uniknąć kosztownych błędów.
Segmentacja – jasny target zamiast „wszystko dla wszystkich”.
Wypracowanie wartości sprzedażowych opartych na realnych bólach/obiekcjach/wyzwaniach klientów.
Zbudowanie procesu sprzedaży (instrukcje, checklisty) i uporządkowanie CRM.
Podstawy marki i komunikacji (w tym posty) oraz oferty i narzędzi pracy handlowca.
Rekrutacja handlowca, który działa proaktywnie, ma plan i jest godny zaufania.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Zaczynaliśmy w sprzedaży praktycznie od zera. Dziś wiemy dokładnie, do kogo mamy wyjść i czym go przekonać – wartości dla klientów są prawdopodobnie najtrafniejsze w branży. Mamy też kim: zrekrutowany handlowiec jest proaktywny, pomysłowy i potrafi dotrzeć do klienta.”
Od „wizytówki” do nowej strony www, narzędzia sprzedaży
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie nowej strony firmowej na bazie wypracowanego procesu sprzedaży, wartości dla klientów oraz ich faktycznych wyzwań i obiekcji.
Jasne zakomunikowanie co robicie, dla kogo i dlaczego warto wybrać Intensive Company.
Włączenie analityki, aby wiedzieć, jakie firmy odwiedzają stronę.
Nowa strona firmowa, która jasno pokazuje co robicie, dla kogo i dlaczego warto nas wybrać; z analityką wejść firm.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Dokładnie takiej strony chcieliśmy! Pokazuje wszystkie nasze przewagi, nawet te, których wcześniej nie widzieliśmy. Jasno opisuje, co robimy.”
Odpowiedzialni liderzy
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza potencjału i predyspozycji kierownictwa oraz wskazanie obszarów do delegowania przez zarząd.
Rekrutacja / wymiana części kadry i wsparcie 1:1 bieżące zespołu zarządzającego.
Wzmocnienie sprawczości kierowników – odpowiedzialność operacyjna po stronie ról, nie właścicieli; szybsze decyzje, wyższa jakość nadzoru.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Wreszcie mam zaufany zespół kierowników. Przykładowo, wspólnie zrekrutowany Dyrektor montaży samodzielnie poukładał wcześniej zaniedbany obszar: efektywność, standardy, jakość, terminowość, usprawnienia – pełna proaktywność i partnerstwo.”
Od nietrafionych rekrutacji do skutecznego pozyskiwania kluczowych ról
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Nowa forma ogłoszeń, która przyciąga bardziej „kalorycznych” kandydatów, oraz prosty proces, który nie gubi leadów rekrutacyjnych.
Wywiady i badanie predyspozycji – wnioski, które pozwalają unikać kosztownych błędów personalnych już na etapie rekrutacji.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nigdy nie będziemy rekrutować kluczowych osób bez badania i wsparcia Flow Up Group. Koniec z poleceniami i intuicją.”
Podsumowanie
“Przez ponad rok zrealizowaliśmy około ≈40 projektów wewnętrznych zmian. Część z tych rzeczy chcieliśmy wcześniej zrobić sami. Widzieliśmy. Ale z jakiegoś powodu tego nie robiliśmy. Bez współpracy i parcia na działania i cele ze strony Flow Up Group moglibyśmy nadal tkwić w zmaganiu się z bieżączką w dość chaotyczny sposób.”
Podczas cyklicznych spotkań, w ustalonym rytmie, pracujemy nad naszą organizacją, kończąc kolejne projekty i realizując uzgadniane z zespołem liderów cele.
Otrzymujemy na bieżąco wsparcie w podejmowaniu decyzji, podpowiedzi oraz udział w naszych pracach nad firmą w bardzo szerokim zakresie: sprzedaż, strona, kultura organizacyjna, rekrutacje, proces wdrożenia pracownika i inne.
Wyłapuje nieprawidłowości i wie jak można wprowadzić zmiany. Doskonały obserwator i analityk.
Bardzo się cieszę, że mam możliwość współpracowania z nim.
Krystian (Flow Up Group) zaproponował procesy i narzędzia odpowiednie dla mojej organizacji (a jej działalność jest bardzo specyficzna i nietypowa). Wspólnie przepracowane rozmowy zaowocowały wdrożeniem nowego procesu zarządzania organizacją.
Nie uważam go za Specjalistę ani Eksperta. Pan Krystian jest kilka leveli wyżej, zupełnie inny wymiar współpracy bazujący na zaufaniu i relacjach blisko powiązanych z przyjaźnią, zrozumieniem, empatią. Potrafi cierpliwie, małymi krokami dojść do sedna problemu oraz skutecznymi i praktycznymi metodami je rozwiązywać.
Przykładowe rezultaty działań z FlowUp - studium przypadków
Część z przykładów jest anonimowa ze względu na zapisy dotyczące poufności, które są dla nas święte.
Poniższe przykłady opisują pojedyncze projekty realizowane w ramach stałych współprac lub projekty celowe.
Jakich efektów możesz się spodziewać po zakończeniu prac nad naszą kancelarią prawną?
Krótszy czas prowadzenia spraw
…i więcej „dokończonych” tematów co tydzień.
Mniej poprawek i niefakturowanych godzin
…dzięki procesowi, jednemu narzędziu, checklistom i szablonom.
Płatności w rytmie pracy
…zaliczki i etapy powiązane z odbiorem.
Wyższa marża i spokojniejszy zespół
Partnerzy mają czas na to, co najważniejsze
Skontaktuj się z nami Wypracujmy wydajny system pracy Twojej kancelarii prawnej
1. Szybki brief online od 20 minut
Zadamy kilka pytań niezbędnych by przygotować propozycję wartości, działania i wycenę.
Wypełnij formularz. Oddzwonimy/odpiszemy w 24 godziny, ustalimy termin rozmowy
lub wybierz termin spotkania online w kalendarzu.
2. Przedstawienie propozycji współpracy i Twoja decyzja
Przedstawimy ofertę, nasze honorarium oraz odpowiemy na wszelkie pytania.
3. Bieżące wsparcie i praca ramię w ramię nad realizacją strategii
Bierzemy współodpowiedzialność za wynik i dowozimy trwałe efekty w firmach MŚP. Definiujemy cele i priorytety, rozpisujemy plan i realizujemy go w powtarzalnym rytmie razem z Twoim zespołem.
Gdzie ucieka zyskowność i wydajność Twojej kancelarii?
Oceń kondycję swojej firmy
Wypełnij ankietę firmową dotyczącą kluczowych filarów Twojej firmy. Otrzymasz wynik wraz z podpowiedziami i możliwością bezpłatnej 30 minutowej konsultacji. Znajdź luki, słabe strony i rzeczy do poprawy – dźwignie. Sprawdź w czym jesteś silny. Zadbaj o przyszłość swojej organizacji.
