Doskonałość operacyjna to jedna z najważniejszych przewag konkurencyjnych. Coś co praktycznie jest niemożliwe w skopiowaniu i na co mamy realny wpływ!
Ustawimy i wdrożymy jeden efektywny sposób pracy: przepływ zadań, standardy, checklisty, szablony i automatyzacje. Mniej błędów i opóźnień, szybsza realizacja, łatwe zastępstwa i lepsza marża.
Dlaczego brak lub nadmiar standardów realizacji spowalnia firmę?
Gdy każdy robi „po swojemu”, firma za każdym razem odkrywa Amerykę od nowa. Cierpi tempo, jakość, marża i klient, a zarządzający toną w koordynacji.
Problemy
Decyzje i koordynacja nie schodzą do zespołu.
Brak checklist i jasnych warunków „co jest kompletne”.
Brak jednego standardu „jak robimy X” i jednego miejsca na wiedzę.
Zadania stoją na brakach, „zgubionych” dokumentach i niejasnych odpowiedzialnościach.
Skakanie między tematami wydłuża realizację i mnoży błędy.
Wdrożenie trwa, a odejście jednej osoby wywołuje paraliż.
Informacje giną na czatach i mailach; nikt nie ma pełnego obrazu.
Nie wiadomo, gdzie znika czas, skąd biorą się błędy i czemu rosną koszty dodatkowe.
Odbiory i faktury się spóźniają, cashflow cierpi.
Zlecenia „wracają” do poprawek, bo różnie rozumiemy jakość i kompletność.
Decyzje bez terminów, nikła odpowiedzialność za „wąskie gardła”.
wdrożenia nowych osób: W chaosie wdrożenie jest długie i zależne od „dobrych dusz”. Z powtarzalnym systemem (instrukcje, checklisty, rytm) czas wdrożenia spada, a nowi wnoszą wartość szybciej i bezpieczniej.
Pułapki „zrób to sam”
Metoda pracy jest ważniejsza; narzędzie dopasowujemy później do standardu.
Długie instrukcje nikt nie czyta, potrzebne są krótkie, używalne kroki.
Bez checklist, szablonów i rytmu pracy wiedza się nie utrzyma.
Automaty tylko przyspieszą popełnianie tych samych błędów.
Nikt nie aktualizuje treści i proces wraca do starych nawyków.
System ma ułatwiać wykonanie, nie dokładać klików i formularzy.
Utracone korzyści, jeśli nic nie zmienisz
Poprawki, ekspresy i nadgodziny „zjadają” zysk.
Mniej przyjęć, mniej faktur, słabszy cashflow.
Opóźnienia, błędy, reklamacje i mniej poleceń.
Brak zastępowalności = przestój i nerwy.
Bez standardów wzrost = tylko większy chaos.
Na czym polega powtarzalny, efektywny proces realizacji?
Tworzymy jeden, wspólny sposób pracy dla powtarzalnych projektów i usług: standard zadań (z krótkimi instrukcjami dla nowych), listy kontrolne (żeby nic nie „uciekało”), szablony (wyceny, oferty, maile, protokoły), jasne przekazania między rolami (co, kiedy, w jakim formacie), limity pracy równoległej, automaty przypomnień i statusów, oraz mierniki (terminowość, lead time, przerób, % poprawek, NPS). Metoda > narzędzie, dopiero potem dopasowujemy system, by wspierał ten standard.
Doskonałość operacyjna, efektywność i powtarzalność, w czym to pomoże Tobie i Twojej firmie?
Krótszy czas realizacji
Checklisty, przekazania i limity równoległych zadań eliminują czekanie i skakanie między tematami.
Mniej błędów i cofek
Definicje „gotowe” i szablony dokumentów zmniejszają braki i poprawki po fakcie.
Onboarding i zastępstwa bez stresu
Instrukcje i standard ułatwiają wejście nowych oraz przejęcie zadań podczas nieobecności.
Mniej „wrzutek” i gubionych tematów
Przepływ jest jasny, a automaty przypominają o terminach i kompletach, tematy nie znikają.
Lepsza marża i przewidywalność
Stabilny przerób tygodniowy, mniej nadgodzin i ekspresów; odbiory i faktury na czas.
Jedna drużyna, jeden sposób pracy
Sprzedaż, realizacja i finanse grają do jednej bramki, mniej tarć, więcej „dokończeń”.
Chcesz, by realizacja „dowoziła” przewidywalne wyniki i powtarzalny standard?
Niezależnie od rozmiaru firmy i obecnej sytuacji pomożemy Ci wyznaczyć i osiągnąć poziom doskonałości operacyjnej w branży.
Strategia firmowa, kiedy ma to sens?
Gdy każdy kwartał przynosi nowy „priorytet”, a projekty grzęzną mimo wysiłku. Kiedy firma rośnie, ale marża i terminowość stoją w miejscu. Gdy działy mają różne definicje sukcesu, a właściciel musi zatwierdzać większość decyzji. Wtedy potrzebne jest jedno zdanie kierunku, które porządkuje wybory, wskazuje 3–5 celów na kwartał i ustala zasady „co robimy, a czego nie”. To najlepszy moment na uporządkowanie planu i przywrócenie przewidywalności.
Jak wygląda proces wdrożenia powtarzalnego procesu realizacji?
Analizujemy ostatnie 60–90 dni: gdzie tematy utykają, gdzie powstają braki i cofki, gdzie ginie komunikacja. Mapujemy przekazania, definicje „gotowe”, obciążenie zespołu i mierniki. Rezultat: lista wąskich miejsc i plan 30–60–90 dni.
Tworzymy najkrótsze możliwe standardy zadań (kroki, definicje, właściciele) i checklisty kompletów przy przekazaniach. Ustalamy jednoznaczne „gotowe” dla etapów. Rezultat: jeden sposób pracy, który każdy potrafi wykonać.
Budujemy szablony: wyceny, oferty, podsumowania, akcepty, protokoły, maile do klienta. Ograniczamy „pisanie od zera” i różne wersje. Rezultat: spójność komunikacji i mniej poprawek.
Definiujemy kto → komu → co → w jakim formacie → do kiedy, z automatycznymi przypomnieniami. Wprowadzamy limity równoległych zadań, aby skończyć szybciej, zamiast zaczynać więcej. Rezultat: płynny przepływ i mniej utykania.
Wybieramy krótką listę miar: terminowość, lead time, przerób/tydzień, % poprawek, NPS. Ustalamy tygodniowy rytm przeglądu decyzji na jednej stronie. Rezultat: decyzje na bieżąco, bez dyskusji o interpretacje.
Rozszerzamy na całość procesu, wskazujemy właścicieli standardów w obszarach, ustalamy cykl aktualizacji. Rezultat: powtarzalność, która żyje i doskonali się co miesiąc.
Zakres prac nad powtarzalnością i doskonałością operacyjną
Standardy zadań i krótkie instrukcje
Dla powtarzalnych prac (projekty i usługi cykliczne) przygotujemy najkrótsze instrukcje „krok po kroku” dla nowych i do szybkiego przypomnienia dla doświadczonych.
Checklisty kompletów i akceptów
Każde przekazanie będzie miało listę kontrolną: jakie pliki, dane i decyzje są niezbędne, aby kolejny krok mógł ruszyć bez pytań i cofek.
Szablony ofert, podsumowań, protokołów
Ujednolicimy formaty dokumentów. Oferta, podsumowanie po spotkaniu, protokół odbioru — zawsze kompletne, czytelne i gotowe do użycia.
Zasady przekazywania prac między rolami
Opiszemy kto odpowiada, kiedy przekazuje, w jakiej formie, jak wygląda „gotowe”. Znikną „wrzutki” i znikające wątki w komunikacji.
Limity pracy równoległej (WIP)
Ustalimy realne limity „ile na raz” dla zespołów i ról krytycznych. Dzięki temu szybciej kończycie, zamiast rozpraszać uwagę.
Automaty przypomnień i statusów
Skonfigurujemy przypomnienia o terminach, brakach i akceptach oraz statusy widoczne dla wszystkich. System będzie wspierał metodę, a nie odwrotnie.
Mierniki i raport „jedna strona”
Wdrożymy krótki zestaw wskaźników oraz raport tygodniowy/miesięczny. Widać, gdzie ginie czas i co poprawić.
Onboarding i zastępstwa
Przygotujemy ścieżkę wdrożenia nowej osoby i zasady zastępowania. Wiedza przestanie być „w głowach” pojedynczych ludzi.
Właściciele standardów i cykl aktualizacji
Wskażemy opiekunów treści i rytm ich odświeżania. Standard będzie aktualny i używany, nie „na półce”.
Ryzyka wdrożenia powtarzalnego podejścia i jak je minimalizujemy
Stworzenie nieużytecznego systemu
Minimalizujemy liczbę kroków i piszemy z zespołem. Rezultat: standard, który ludzie chcą stosować.
Biurokracja, która przeszkadza
Tniemy formularze, zostawiamy tylko to, co pomaga wykonać pracę szybciej i lepiej. Rezultat: mniej klików, więcej efektu.
Skupienie na narzędziu zamiast metodzie
Najpierw projekt procesu, potem konfiguracja. Rezultat: narzędzie wspiera standard, nie odwrotnie.
Opór ludzi
Pokazujemy szybkie wygrane, angażujemy wykonawców w tworzenie checklist i szablonów. Rezultat: akceptacja i realne użycie.
Brak utrzymania standardu
Wyznaczamy właścicieli i rytm aktualizacji. Rezultat: system nie „stygnie”.
Q&A
najczęściej zadawane pytania o powtarzalny proces realizacji
Nie. Standardy dotyczą powtarzalnych kroków, a nie decyzji eksperckich. Ramy dają tempo, eksperci decydują w swoich obszarach.
Jeśli my poprowadzimy proces to gwarantujemy, że nie.
Cel to mniej klikania i szybsze „gotowe”. Usuwamy zbędne kroki, zostawiamy tylko te, które eliminują cofki i braki.
Najpierw metoda i standard, potem dopasowanie narzędzia do sposobu pracy.
Często kilka pierwszych dni już są wartościowe odkrycia, zmiany. W około 30 dni: mniej poprawek i jaśniejsze przekazania. Po 90 dniach — krótszy lead time i stabilniejszy przerób.
Szybko spadnie ilość błędów.
Wspólnie tworzymy checklisty i szablony, pokazujemy szybką korzyść: mniej biegania i „wrzutek”.
Standard ma „ścieżkę wyjątków”. Nietypowe przypadki nie psują reszty procesu.
Tak. Obejmujemy przepływ od umowy do faktury, inaczej tempo i cashflow się rozjeżdżają.
Terminowość, lead time, przerób/tydzień, % poprawek, NPS. Krótki raport, jasne decyzje.
Standard + instrukcje umożliwiają zastępstwo bez przestoju.
Tak. Szczególnie tam, gdzie co sprawę/okres czasu powtarzają się te same czynności.
To zależy od sytuacji, ale rekomendujemy objąć cały przepływ. Wersję pilota i skalowanie ustalimy indywidualnie.
Na starcie my, potem liderzy obszarów, w uzgodnionym rytmie.
Wyczucie biznesu. Wiedza. Znakomite doświadczenia jak poprawiać wynik firmy. Świetny zespół. Wnikliwe oparte o naukę badania kultury. Trwałe metody zmian.
Nasza firma w ciągu około roku trwania projektu zmieniła się nie do poznania. Gdy zaczynaliśmy projekt z Flow Up Group, wszystko spoczywało na naszych barkach – właścicieli. Gasiliśmy pożary i ciągle pracowaliśmy operacyjnie. Wiele rzeczy, jak sprzedaż, obsługa, planowanie, zarządzanie, nie działało.
Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty na szablonach, instrukcjach, listach kontrolnych i statystykach. Mamy strategię i proces sprzedaży oraz dobrego sprzedawcę. Mamy proaktywny zespół zarządzający i wiele innych rzeczy, które udało się wypracować w ponad 40 projektach wewnętrznych. Zawsze podczas współpracy skupiliśmy się na tym, co było ważne dla firmy w danym momencie, nawet jeśli było to trudne dla mnie i wymagało wyjścia ze strefy komfortu.
Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia, tylko operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.
↓Rozwiń↓
Firma Intensive Company
Zajmujemy się pełną obsługą branży retail pod kątem komunikacji wizualnej. Kompleksową realizacją dla sieci sklepów, od adaptacji projektu graficznego, przez precyzyjną produkcję, aż po profesjonalny montaż w każdej lokalizacji w kraju. Nasze realizacje spotykacie niemal codziennie wchodząc do Netto, Lidla, Bricko i innych placówek.
Cel projektu Zgłosiliśmy się do Flow Up Group z całą listą pytań, problemów, wyzwań do rozwiązania oraz kwestii ich priorytetyzacji. Wcześniejsze szkolenia i inne interwencje nie przynosiły skutku więc szukaliśmy wsparcia operacyjnego, pracy z nami.
Zakres
Podczas ponad roku współpracy zrealizowaliśmy około 40 strategicznych dla firmy projektów – firmowych zmian. Oto kilka z nich:
Rozpoczęcie
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza źródła przyczyn kluczowych problemów wpływających na wynik, sposób działania firmy.
Ustaliliśmy kierunek firmy, cele mierzalne.
Wdrożona metoda pracy nad organizacją i zarządzania zmianą FlowUp.
Mapa projektów do realizacji / Harmonogram projektów.
Szybkie przejście do działań.
Referencja (CEO Intensiv Company):
“Zupełnie inne podejście od innych osób, które gdzieś nam podpowiadały wcześniej już na początku. Orientacja od startu na tym co jest ważne dla firmy. Nauczenie nas jak operacyjnie zarządzać zmianami w firmie, kiedy inni często tylko mówią szkołąc. Szukanie przyczyn – nie walka ze skutkami. Praca z nami operacyjnie.”
Podczas ponad roku zrealizowaliśm około 40 strategicznych dla firmy projektów – zmian. Oto kilka z nich:
Od gaszenia pożarów do powtarzalnej realizacji zleceń
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Wdrożenie metody pracy FlowUp i przejęcie zarządzania z ad hoc na systemowe, co wielokrotnie skróciło czas realizacji projektów dla klientów w ciągu około miesiąca od wdrożenia przez CEO.
Eliminacja wielozadaniowości, ustabilizowanie priorytetów i poprawa przepływu zadań.
Redukcja błędów i reklamacji (wewnętrznych i zewnętrznych).
Uruchomienie widoku przepływu zleceń: statusy, czasy, obłożenie osób/procesów, identyfikacja wąskich gardeł.
Centralizacja przepływu informacji i komunikacji o kliencie – koniec z rozproszeniem i chaosem (mail, ustnie, komunikator, telefon).
Blokowanie niegotowych zadań przed przedwczesnym startem, by uniknąć niepotrzebnej pracy.
Szablony projektów wypracowany wspólnie z zadaniami, instrukcjami, checklistami, komentarzami i plikami – ułatwiają zarządzanie i szybkie wdrożenie nowych osób.
Łatwa zastępowalność specjalistów, jeśli ktoś wypadał – nagła nieobecność – szybko można było kontynuować jego pracę.
<[>Referencja (CEO Intensiv Company):
„Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty o szablony, instrukcje, listy kontrolne, statystyki. Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia – operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.”
Od chaotycznych spotkań do rytmu organizacji i celów kwartalnych
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie rytmu spotkań dopasowanego do zespołów i liderów działów.
Zdefiniowanie strategii i celów kwartalnych wraz z miarami oraz projektami, które je realizują.
Uporządkowanie agend i standardu prowadzenia spotkań (operacyjne i koordynacyjne), by decyzje były szybkie i egzekwowalne.
Uczestnictwo w pierwszych spotkaniach i informacje zwrotne, korekty.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nie jestem strażakiem. Nie muszę zaglądać w każdą drobnostkę. Spotkania są przewidywalne i efektywne – wiemy, z czym przyjść, co ustalić. Mamy jasne cele kierunkowe i wskaźniki, żeby wiedzieć, czy coś zrobiliśmy, czy nie.”
Zbudowanie “od zera” działu sprzedaży B2B
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zmiana modelu biznesowego: decyzja wspólna o likwidacji Biura Obsługi Klienta (BOK) i wyjście z „czerwonego oceanu” druku wielkoformatowego w kierunku usługi.
Trafna diagnoza sprzedawcy (kompetencje, motywacja, predyspozycje) i rozstanie, by uniknąć kosztownych błędów.
Segmentacja – jasny target zamiast „wszystko dla wszystkich”.
Wypracowanie wartości sprzedażowych opartych na realnych bólach/obiekcjach/wyzwaniach klientów.
Zbudowanie procesu sprzedaży (instrukcje, checklisty) i uporządkowanie CRM.
Podstawy marki i komunikacji (w tym posty) oraz oferty i narzędzi pracy handlowca.
Rekrutacja handlowca, który działa proaktywnie, ma plan i jest godny zaufania.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Zaczynaliśmy w sprzedaży praktycznie od zera. Dziś wiemy dokładnie, do kogo mamy wyjść i czym go przekonać – wartości dla klientów są prawdopodobnie najtrafniejsze w branży. Mamy też kim: zrekrutowany handlowiec jest proaktywny, pomysłowy i potrafi dotrzeć do klienta.”
Od „wizytówki” do nowej strony www, narzędzia sprzedaży
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie nowej strony firmowej na bazie wypracowanego procesu sprzedaży, wartości dla klientów oraz ich faktycznych wyzwań i obiekcji.
Jasne zakomunikowanie co robicie, dla kogo i dlaczego warto wybrać Intensive Company.
Włączenie analityki, aby wiedzieć, jakie firmy odwiedzają stronę.
Nowa strona firmowa, która jasno pokazuje co robicie, dla kogo i dlaczego warto nas wybrać; z analityką wejść firm.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Dokładnie takiej strony chcieliśmy! Pokazuje wszystkie nasze przewagi, nawet te, których wcześniej nie widzieliśmy. Jasno opisuje, co robimy.”
Odpowiedzialni liderzy
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza potencjału i predyspozycji kierownictwa oraz wskazanie obszarów do delegowania przez zarząd.
Rekrutacja / wymiana części kadry i wsparcie 1:1 bieżące zespołu zarządzającego.
Wzmocnienie sprawczości kierowników – odpowiedzialność operacyjna po stronie ról, nie właścicieli; szybsze decyzje, wyższa jakość nadzoru.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Wreszcie mam zaufany zespół kierowników. Przykładowo, wspólnie zrekrutowany Dyrektor montaży samodzielnie poukładał wcześniej zaniedbany obszar: efektywność, standardy, jakość, terminowość, usprawnienia – pełna proaktywność i partnerstwo.”
Od nietrafionych rekrutacji do skutecznego pozyskiwania kluczowych ról
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Nowa forma ogłoszeń, która przyciąga bardziej „kalorycznych” kandydatów, oraz prosty proces, który nie gubi leadów rekrutacyjnych.
Wywiady i badanie predyspozycji – wnioski, które pozwalają unikać kosztownych błędów personalnych już na etapie rekrutacji.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nigdy nie będziemy rekrutować kluczowych osób bez badania i wsparcia Flow Up Group. Koniec z poleceniami i intuicją.”
Podsumowanie
“Przez ponad rok zrealizowaliśmy około ≈40 projektów wewnętrznych zmian. Część z tych rzeczy chcieliśmy wcześniej zrobić sami. Widzieliśmy. Ale z jakiegoś powodu tego nie robiliśmy. Bez współpracy i parcia na działania i cele ze strony Flow Up Group moglibyśmy nadal tkwić w zmaganiu się z bieżączką w dość chaotyczny sposób.”
Podczas cyklicznych spotkań, w ustalonym rytmie, pracujemy nad naszą organizacją, kończąc kolejne projekty i realizując uzgadniane z zespołem liderów cele.
Otrzymujemy na bieżąco wsparcie w podejmowaniu decyzji, podpowiedzi oraz udział w naszych pracach nad firmą w bardzo szerokim zakresie: sprzedaż, strona, kultura organizacyjna, rekrutacje, proces wdrożenia pracownika i inne.
Wyłapuje nieprawidłowości i wie jak można wprowadzić zmiany. Doskonały obserwator i analityk.
Bardzo się cieszę, że mam możliwość współpracowania z nim.
Krystian (Flow Up Group) zaproponował procesy i narzędzia odpowiednie dla mojej organizacji (a jej działalność jest bardzo specyficzna i nietypowa). Wspólnie przepracowane rozmowy zaowocowały wdrożeniem nowego procesu zarządzania organizacją.
Nie uważam go za Specjalistę ani Eksperta. Pan Krystian jest kilka leveli wyżej, zupełnie inny wymiar współpracy bazujący na zaufaniu i relacjach blisko powiązanych z przyjaźnią, zrozumieniem, empatią. Potrafi cierpliwie, małymi krokami dojść do sedna problemu oraz skutecznymi i praktycznymi metodami je rozwiązywać.
Przykładowe rezultaty działań z FlowUp - studium przypadków
Część z przykładów jest anonimowa ze względu na zapisy dotyczące poufności, które są dla nas święte.
Poniższe przykłady opisują pojedyncze projekty realizowane w ramach stałych współprac lub projekty celowe.
Jakich efektów możesz się spodziewać po wdrożeniu powtarzalnego sposobu pracy w firmie?
Skrócony lead time i więcej ukończonych zleceń tygodniowo
Jeden sposób pracy, limity równoległych zadań i jasne przekazania przyspieszają domykanie spraw.
Mniej błędów, braków i cofek
Checklisty kompletów oraz definicje „gotowe” obniżają liczbę poprawek i ryzyko reklamacji.
Krótszy onboarding i realna zastępowalność
Instrukcje „krok po kroku” skracają wdrożenie nowych i chronią ciągłość pracy przy nieobecnościach.
Lepsza marża i przewidywalność cashflow
Mniej nadgodzin i ekspresów, terminowe odbiory oraz faktury zgodnie z planem.
Mniej „wrzutek” i gubionych tematów
Automaty przypomnień i jasny format przekazań stabilizują rytm tygodnia.
Jedna drużyna, jeden sposób pracy
Sprzedaż, realizacja i finanse działają spójnie, mniej tarć, więcej „dokończeń”.
Skontaktuj się z nami
Wybierasz powtarzalność realizacji i wysoką efektywność
1. Szybki brief online od 20 minut
Zadamy kilka pytań niezbędnych by przygotować propozycję wartości, działania i wycenę.
Wypełnij formularz. Oddzwonimy/odpiszemy w 24 godziny, ustalimy termin rozmowy
lub wybierz termin spotkania online w kalendarzu.
2. Przedstawienie propozycji współpracy i Twoja decyzja
Przedstawimy ofertę, nasze honorarium oraz odpowiemy na wszelkie pytania.
3. Bieżące wsparcie i praca ramię w ramię nad realizacją strategii
Bierzemy współodpowiedzialność za wynik i dowozimy trwałe efekty w firmach MŚP. Definiujemy cele i priorytety, rozpisujemy plan i realizujemy go w powtarzalnym rytmie razem z Twoim zespołem.
Dla kogo ta metoda powtarzalności i efektywności firmowej nie jest odpowiednia?
Nowy produkt rozwijany metodykami zwinnymi (agile/scrum)
Trudno o powtarzalność jeśli cały czas robimy coś nowego. Ograniczy się ona do pewnych schematów pracy, kliku działów. Tam, gdzie większość pracy to badanie i tworzenie, pełna standaryzacja nie ma sensu. Częściowo działamy w stałych obszarach: sprzedaż, onboarding, wsparcie, rozliczenia.
Oceń kondycję swojej firmy
Wypełnij ankietę firmową dotyczącą kluczowych filarów Twojej firmy. Otrzymasz wynik wraz z podpowiedziami i możliwością bezpłatnej 30 minutowej konsultacji. Znajdź luki, słabe strony i rzeczy do poprawy – dźwignie. Sprawdź w czym jesteś silny. Zadbaj o przyszłość swojej organizacji.
