Klient: 35 etatów, firma IT realizująca serwisy, większe strony i projekty IT.
Cel współpracy: powstrzymanie rosnących strat pomimo wysokiej sprzedaży oraz uporządkowanie realizacji i rozliczeń projektów.
Kroki, które zrobiliśmy
- Warsztat przyczyn strat finansowych. Wyszło kilka źródeł problemu, m.in. handlowiec zajmował się windykacją i musiał być zbyt „miły”, bo dalej chciał sprzedawać. Kluczowa okazała się pętla hamowania: widząc słabnące wyniki właściciele wywierali presję na podpisywanie nowych umów, co rodziło obietnice nierealnych terminów, brak precyzyjnego zakresu i narastającą pracę w toku. Projekty się wydłużały, klienci tracili cierpliwość, poprawki mnożyły koszty, narastała presja na realizację, zmiany personalne i nadgodziny podbijały koszty jeszcze bardziej.
- Nowe reguły pracy i umów. Wprowadziliśmy limit pracy w toku oraz zasadę szybko kończyć mało robiąc jednocześnie. Umowy mają jasno zdefiniowany zakres, a rozliczenia odbywają się etapami za faktycznie odebrane elementy.
- Zmiana polityki sprzedażowej i ról. Oddzieliliśmy sprzedaż od windykacji, urealniliśmy terminy i doprecyzowaliśmy zasady podpisywania umów, aby nie rozpoczynać nowych tematów bez domknięcia starych.
Efekty
- Przerwanie pętli hamowania i zatrzymanie wzrostu pracy w toku. Mniej konfliktów, jaśniejsze role i lepszej jakości umowy.
- Po 3 miesiącach zaczęliśmy kończyć zaległe projekty. Po 7 miesiącach był widoczny wzrost efektywności, koniec opóźnień i brak przekroczeń budżetów.
- Sprzedaż wróciła do swojej roli. Kontrakty mają zakres i etapy, płatności są przewidywalne, mniej poprawek i reklamacji, stabilniejszy cashflow.
Refleksja
Najtrudniej było przekonać właściciela do zmiany polityki sprzedażowej, własnych nawyków i przepracowania uzasadnionych lęków o finanse, które pchały firmę w złym kierunku. Gdy to się udało, zespół mógł przestać gasić pożary i skupić się na kończeniu prac.
Coś nie działa w Twojej firmie i potrzebujesz szybkiego ustalenia przyczyn oraz działań naprawczych?
Masz projekty, które się opóźniają i przekraczają budżet?
Umów rozmowę.
