Klient: średniej wielkości firma MŚP, ok. 80 osób. Cała firma objęta wdrożeniem: sprzedaż, realizacja usług, prosta produkcja, marketing, magazyn, HR etc.
Cel projektu: jedno narzędzie zamiast wielu do zarządzania firmą.
Spójne wdrożenie ClickUp do przepływu pracy i zarządzania firmą, w tym: KPI i wyniki, onboarding klientów i pracowników, firmowa Wiki, CRM, prosta produkcja, obsługa usług, plan i realizacja marketingu, stany magazynowe, proces rekrutacji i selekcji, wdrożenia pracowników, macierz kompetencji oraz inne funkcje ClickUp przydatne w firmie.
Opis sytuacji: praca była rozproszona w e-mailach, arkuszach i kilku narzędziach. Pojawiały się opóźnienia i gubione tematy. Onboarding klientów i nowych pracowników był niespójny, a zespoły dublowały pracę. Brakowało jednego miejsca do planowania kampanii marketingowych, śledzenia prostych zleceń produkcyjnych, kontroli stanów magazynowych oraz CRM, który automatycznie uruchamia realizację po wygraniu szansy. Decyzje zapadały reaktywnie, bez danych o obciążeniu, czasie i jakości.
Efekty:
Jeden system przepływu pracy w całej firmie
Co zrobiliśmy: warsztat mapowania procesów i statusów, opracowanie szablonów i list kontrolnych, konfiguracja w ClickUp, uruchomienie z zespołem.
Opis: praca toczy się w jednym miejscu. Widać czasy przejścia, odpowiedzialnych i blokery. Terminowość realizacji przekroczyła 90% w ciągu 8 tygodni. Zniknęły „zgubione” tematy.
CRM, który sam startuje realizację po wygraniu
Co zrobiliśmy: warsztat pipeline’u sprzedaży i briefu, pola niestandardowe, automaty tworzące zadania startowe z kompletem ustaleń i terminów po zmianie statusu na wygrane.
Opis: koniec ręcznego przepisywania. Czas od podpisania do startu realizacji krótszy o 2–3 dni robocze, odpowiedzialności czytelne od pierwszego dnia.
Onboarding klienta i standard wykonania usług
Co zrobiliśmy: wspólnie ustaliliśmy definicję gotowości i definicję ukończenia, zbudowaliśmy szablony usług, listy kontrolne i zadania cykliczne, przeszkoliliśmy zespół.
Opis: mniej poprawek i niespodzianek. Lead time usług krótszy o 25–35%, jakość przewidywalna niezależnie od składu zespołu.
Prosta produkcja i stany magazynowe pod kontrolą
Co zrobiliśmy: warsztat przepływu z ograniczeniem pracy w toku, tablice produkcyjne i statusy technologii, kartoteki magazynowe w ClickUp z ilościami, rezerwacjami pod zlecenia i progami ostrzegawczymi, krótkie przeglądy dzienne.
Opis: mniej przestojów i pilnych zakupów. Terminowość wydań wzrosła o 8–12 punktów procentowych, braki widoczne z wyprzedzeniem.
Marketing z kalendarzem publikacji, działań
Co zrobiliśmy: rytm publikacji, szablony treści i akceptacji, plan kampanii w kalendarzu i Gantcie ClickUp, automaty przypomnień, przeglądy tygodniowe.
Opis: kampanie wychodzą zgodnie z planem. Czas od briefu do publikacji krótszy.
Rekrutacja, selekcja i onboarding pracowników
Co zrobiliśmy: lejek rekrutacyjny z formularzami i szablonami, onboarding oparty na listach kontrolnych stanowisk i zadaniach mentora, macierz kompetencji powiązana z zadaniami rozwojowymi.
Opis: czas zatrudnienia krótszy o 20–30%, pełna gotowość na stanowisku szybciej o 2–4 tygodnie.
Firmowa Wiki i jedna baza wiedzy
Co zrobiliśmy: uporządkowaliśmy procedury i instrukcje w ClickUp Docs, powiązaliśmy je z szablonami zadań, dodaliśmy przeglądy kwartalne i kontrolę wersji.
Opis: mniej pytań proceduralnych i mniej powtarzających się błędów po zmianach procesu.
Dashboardy i KPI dla zarządu i liderów
Co zrobiliśmy: warsztat priorytetów i metryk, pulpity w ClickUp dla obciążenia, terminowości, lead time, WIP, jakości i marży na zleceniu, rytm przeglądów tygodniowych i miesięcznych.
Opis: decyzje oparte na danych. Mniej spotkań statusowych o 20–30%, bo odpowiedzi widać na pulpitach.
Mniej chaosu i przerwań, więcej zadań dowiezionych do końca
Co zrobiliśmy: limity pracy w toku, priorytety, okna skupienia, jasne reguły eskalacji, szybka ścieżka tylko z akceptacją właściciela obszaru.
Opis: krótszy średni czas realizacji, mniej nadgodzin i niższy koszt kontekstu. Zespoły kończą tematy zamiast zaczynać nowe.
Funkcje ClickUp uruchomione w firmie
Co zrobiliśmy: skonfigurowaliśmy i połączyliśmy kluczowe moduły i widoki: Spaces i foldery dla działów, statusy i pola niestandardowe, automaty i reguły, szablony zadań i projektów, formularze, zależności i relacje, widoki List, Board, Calendar, Timeline i Gantt, Time Tracking, Workload i Capacity, Dashboards, Goals i OKR, Docs i Wiki, Whiteboards i Mind Map, przypomnienia i zadania cykliczne, uprawnienia i role, e-mail w zadaniu, integracje z komunikatorami.
Opis: kluczowe operacje są w jednym narzędziu. Każdy wie, co ma robić, a menedżerowie widzą aktualny stan i obciążenie.
Chcesz wdrożyć ClickUp w swojej organizacji?
