Kończymy ze „zjadaczami czasu”. Uporządkujemy rytuały zespołu i zarządu, damy klarowne agendy, limity czasu i zasady decyzji. Efekt: krótsze spotkania, więcej domknięć, mniej chaosu.
Czy Twoje spotkania są przegadane i zjadają czas?
Bez rytmu firma się rozjeżdża. Zbyt wiele spotkań też zabija wynik. Potrzeba sensownego pulsu: właściwe spotkania, w odpowiednim momencie, z konkretem na wyjściu.
Najczęstsze problemy
Godzina mija, a nikt nie wie „po co to było”; morale spada, tematy wracają jak bumerang.
Ustalamy „coś tam zrobimy”; nikt nie przypilnuje, terminy uciekają, klient czeka.
8 osób siedzi, 2 osoby mówią. Płacisz za bezruch zamiast za postęp.
Operacyjne tematy zalewają zarząd, strategiczne znikają w korku bieżączki.
Bez tablicy statusu i planu tygodnia trudno złapać priorytety i tempo.
Pułapki samodzielnych prób
Doklejasz zebranie do problemu, mnożysz czas, nie wyniki.
Szablony bez dopasowania do firmy kończą się notatkami, nie decyzjami.
Liczysz czas na zebraniach, ale nie mierzysz, ile tematów domknęliśmy.
Bez jasnych ról, limitów czasu i zasad przerwania dyskusji efekt znika po tygodniu.
Puls organizacji - efektywne spotkania wyznaczające rytm: na czym to polega?
Projektujemy sensowny puls – zestaw krótkich, ustandaryzowanych spotkań w naturalnych rytmach (dzień–tydzień–miesiąc–kwartał–rok). Każde ma jasny cel, limit czasu, stałą agendę, role, definicję decyzji i właściciela z terminem. Ustawiamy przepływ informacji między poziomami (zespół → kierownicy → zarząd), tak aby operacja nie zjadała strategii, a strategia nie blokowała operacji. Nie zdradzamy „ile i których” z góry, dobieramy je pod Twój biznes, by mniej rozmawiać, szybciej kończyć.
Dwa proste przykłady
Produkcja: 12 minut „na nogach”: wczorajsze odchylenia, blokery, plan na dziś, decyzje do podjęcia wyżej. Tylko to, co zatrzymuje produkcję.
Usługa projektowa z instalacją: krótka synchronizacja etapów (projekt → zakupy → montaż), 3 decyzje „tak/nie”, aktualizacja tablicy i terminów dla klienta.
Puls organizacji, w czym to pomoże Tobie i Twojej firmie?
Najpierw porządkujemy, które tematy gdzie trafiają, potem uczymy zespół zamykać wątki na miejscu, nie „po spotkaniu”.
Krótsze spotkania, więcej decyzji
Agendy na wynik, limity czasu i twarde zamknięcia. Kończysz z listą decyzji, nie notatek.
Lepsza przewidywalność tygodnia
Stały rytm buduje nawyk domykania i porządek w priorytetach. Mniej niespodzianek, mniej poślizgów.
Oszczędność czasu zarządu
Sprawy operacyjne nie zalewają strategicznych. Więcej czasu na rozwój, mniej na gaszenie.
Szybszy przepływ informacji
Jasny tor: zespół → kierownicy → zarząd. Zero dubli, zero „gubienia tematów”.
Wyższa odpowiedzialność
Każda decyzja ma właściciela i termin. Widać, kto dowozi, a kto potrzebuje wsparcia.
Chcesz skrócić spotkania i poprawić ich efektywność?
Dość nadmiaru nieproduktywnych spotkań.
Kiedy poprawa efektywności spotkań firmowych ma sens?
Gdy spotkania się ciągną, a projekty nie przyspieszają; gdy czujesz, że operacja zjada strategię; gdy zarząd siedzi w bieżączce, a zespoły nie wiedzą, co naprawdę jest priorytetem. To również moment przed rozbudową zespołu – najpierw zdejmij marnotrawstwo z kalendarza. Sensowny puls pomaga w sezonowości, szybkich zmianach i przy wzroście, bo stabilizuje rytuały i odpowiedzialność. Efektem jest spokój w tygodniu, szybsze decyzje i lepsze terminy dla klientów.
Jak wygląda przykładowy proces wdrażania efektywnych spotkań wyznaczających rytm firmy
Zbieramy fakty: gdzie ucieka czas, które tematy wracają, gdzie giną decyzje. Rozmowy na miejscu + przegląd tablic.
Rezultat: Mapa problemów i wstępny potencjał skrócenia spotkań.
Projektujemy sensowny rytm (bez liczb „z szablonu”), tworzymy agendy, role i definicję „decyzja podjęta”.
Rezultat: Prosty plan tygodnia/miesiąca i zestaw agend do pilotażu.
Uruchamiamy próbę w wybranych zespołach oraz spotkanie koordynacyjne między obszarami.
Rezultat: Pierwsze skrócenia czasu i lista korekt.
Wdrażamy rytuały, skrót raportowania i zasady przerwania dygresji.
Rezultat: Widoczny postęp na tablicy, „tematy wracają” znikają.
Po 4–6 tygodniach przegląd KPI, korekty i przekazanie „instrukcji obsługi” pulsu.
Rezultat: Trwały rytm i mniej godzin na zebraniach przy większej skuteczności.
Zakres działań podczas planowania pulsu Twojej firmy
Audyt kalendarzy i przepływu decyzji
Fakty zamiast opinii: czas, uczestnicy, efekty, pętle zwrotne. Wskazujemy najdroższe „zjadacze” i luki decyzyjne.
Projekt pulsu i agend
Dopasowany do Twojej firmy zestaw spotkań z celami, limitami czasu, rolami i definicją decyzji.
Zasady przenoszenia tematów
Co załatwiamy na miejscu, co eskalujemy, w jakim rytmie. Dzięki temu właściwe tematy trafiają we właściwe miejsce.
Tablice statusu i przeglądy
Kanban i krótkie przeglądy wyników, by wszyscy widzieli postęp i ryzyka z wyprzedzeniem.
Szkolenie prowadzących i uczestników
Proste techniki: jak ciąć dygresje, jak domykać wątki, jak notować decyzje i właścicieli.
Pilotaż i stabilizacja
Prowadzimy pierwszy cykl, korygujemy i przekazujemy zasady w ręce liderów.
Q&A najczęściej zadawane pytania dotyczące tego, jak poprawić efektywność spotkań
Nie. Mniej, ale lepszych. Z kalendarza znikają zbędne bloki.
Pierwsze efekty po 1–2 tygodniach, pełna stabilizacja po jednym cyklu (4–6 tygodni).
Tak, dostosowujemy rytm do charakteru pracy.
Nie. Wystarczy tablica i prosty szablon decyzji.
Gdy zobaczą, że kończą się szybciej i czymś konkretnym, opór znika.
Wyczucie biznesu. Wiedza. Znakomite doświadczenia jak poprawiać wynik firmy. Świetny zespół. Wnikliwe oparte o naukę badania kultury. Trwałe metody zmian.
Nasza firma w ciągu około roku trwania projektu zmieniła się nie do poznania. Gdy zaczynaliśmy projekt z Flow Up Group, wszystko spoczywało na naszych barkach – właścicieli. Gasiliśmy pożary i ciągle pracowaliśmy operacyjnie. Wiele rzeczy, jak sprzedaż, obsługa, planowanie, zarządzanie, nie działało.
Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty na szablonach, instrukcjach, listach kontrolnych i statystykach. Mamy strategię i proces sprzedaży oraz dobrego sprzedawcę. Mamy proaktywny zespół zarządzający i wiele innych rzeczy, które udało się wypracować w ponad 40 projektach wewnętrznych. Zawsze podczas współpracy skupiliśmy się na tym, co było ważne dla firmy w danym momencie, nawet jeśli było to trudne dla mnie i wymagało wyjścia ze strefy komfortu.
Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia, tylko operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.
↓Rozwiń↓
Firma Intensive Company
Zajmujemy się pełną obsługą branży retail pod kątem komunikacji wizualnej. Kompleksową realizacją dla sieci sklepów, od adaptacji projektu graficznego, przez precyzyjną produkcję, aż po profesjonalny montaż w każdej lokalizacji w kraju. Nasze realizacje spotykacie niemal codziennie wchodząc do Netto, Lidla, Bricko i innych placówek.
Cel projektu Zgłosiliśmy się do Flow Up Group z całą listą pytań, problemów, wyzwań do rozwiązania oraz kwestii ich priorytetyzacji. Wcześniejsze szkolenia i inne interwencje nie przynosiły skutku więc szukaliśmy wsparcia operacyjnego, pracy z nami.
Zakres
Podczas ponad roku współpracy zrealizowaliśmy około 40 strategicznych dla firmy projektów – firmowych zmian. Oto kilka z nich:
Rozpoczęcie
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza źródła przyczyn kluczowych problemów wpływających na wynik, sposób działania firmy.
Ustaliliśmy kierunek firmy, cele mierzalne.
Wdrożona metoda pracy nad organizacją i zarządzania zmianą FlowUp.
Mapa projektów do realizacji / Harmonogram projektów.
Szybkie przejście do działań.
Referencja (CEO Intensiv Company):
“Zupełnie inne podejście od innych osób, które gdzieś nam podpowiadały wcześniej już na początku. Orientacja od startu na tym co jest ważne dla firmy. Nauczenie nas jak operacyjnie zarządzać zmianami w firmie, kiedy inni często tylko mówią szkołąc. Szukanie przyczyn – nie walka ze skutkami. Praca z nami operacyjnie.”
Podczas ponad roku zrealizowaliśm około 40 strategicznych dla firmy projektów – zmian. Oto kilka z nich:
Od gaszenia pożarów do powtarzalnej realizacji zleceń
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Wdrożenie metody pracy FlowUp i przejęcie zarządzania z ad hoc na systemowe, co wielokrotnie skróciło czas realizacji projektów dla klientów w ciągu około miesiąca od wdrożenia przez CEO.
Eliminacja wielozadaniowości, ustabilizowanie priorytetów i poprawa przepływu zadań.
Redukcja błędów i reklamacji (wewnętrznych i zewnętrznych).
Uruchomienie widoku przepływu zleceń: statusy, czasy, obłożenie osób/procesów, identyfikacja wąskich gardeł.
Centralizacja przepływu informacji i komunikacji o kliencie – koniec z rozproszeniem i chaosem (mail, ustnie, komunikator, telefon).
Blokowanie niegotowych zadań przed przedwczesnym startem, by uniknąć niepotrzebnej pracy.
Szablony projektów wypracowany wspólnie z zadaniami, instrukcjami, checklistami, komentarzami i plikami – ułatwiają zarządzanie i szybkie wdrożenie nowych osób.
Łatwa zastępowalność specjalistów, jeśli ktoś wypadał – nagła nieobecność – szybko można było kontynuować jego pracę.
<[>Referencja (CEO Intensiv Company):
„Teraz mamy powtarzalny proces realizacji oparty o szablony, instrukcje, listy kontrolne, statystyki. Nie tworzyliśmy biurokracji. Nie straciliśmy czasu na szkolenia – operacyjnie wprowadziliśmy zmiany.”
Od chaotycznych spotkań do rytmu organizacji i celów kwartalnych
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie rytmu spotkań dopasowanego do zespołów i liderów działów.
Zdefiniowanie strategii i celów kwartalnych wraz z miarami oraz projektami, które je realizują.
Uporządkowanie agend i standardu prowadzenia spotkań (operacyjne i koordynacyjne), by decyzje były szybkie i egzekwowalne.
Uczestnictwo w pierwszych spotkaniach i informacje zwrotne, korekty.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nie jestem strażakiem. Nie muszę zaglądać w każdą drobnostkę. Spotkania są przewidywalne i efektywne – wiemy, z czym przyjść, co ustalić. Mamy jasne cele kierunkowe i wskaźniki, żeby wiedzieć, czy coś zrobiliśmy, czy nie.”
Zbudowanie “od zera” działu sprzedaży B2B
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zmiana modelu biznesowego: decyzja wspólna o likwidacji Biura Obsługi Klienta (BOK) i wyjście z „czerwonego oceanu” druku wielkoformatowego w kierunku usługi.
Trafna diagnoza sprzedawcy (kompetencje, motywacja, predyspozycje) i rozstanie, by uniknąć kosztownych błędów.
Segmentacja – jasny target zamiast „wszystko dla wszystkich”.
Wypracowanie wartości sprzedażowych opartych na realnych bólach/obiekcjach/wyzwaniach klientów.
Zbudowanie procesu sprzedaży (instrukcje, checklisty) i uporządkowanie CRM.
Podstawy marki i komunikacji (w tym posty) oraz oferty i narzędzi pracy handlowca.
Rekrutacja handlowca, który działa proaktywnie, ma plan i jest godny zaufania.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Zaczynaliśmy w sprzedaży praktycznie od zera. Dziś wiemy dokładnie, do kogo mamy wyjść i czym go przekonać – wartości dla klientów są prawdopodobnie najtrafniejsze w branży. Mamy też kim: zrekrutowany handlowiec jest proaktywny, pomysłowy i potrafi dotrzeć do klienta.”
Od „wizytówki” do nowej strony www, narzędzia sprzedaży
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Zaprojektowanie nowej strony firmowej na bazie wypracowanego procesu sprzedaży, wartości dla klientów oraz ich faktycznych wyzwań i obiekcji.
Jasne zakomunikowanie co robicie, dla kogo i dlaczego warto wybrać Intensive Company.
Włączenie analityki, aby wiedzieć, jakie firmy odwiedzają stronę.
Nowa strona firmowa, która jasno pokazuje co robicie, dla kogo i dlaczego warto nas wybrać; z analityką wejść firm.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Dokładnie takiej strony chcieliśmy! Pokazuje wszystkie nasze przewagi, nawet te, których wcześniej nie widzieliśmy. Jasno opisuje, co robimy.”
Odpowiedzialni liderzy
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Diagnoza potencjału i predyspozycji kierownictwa oraz wskazanie obszarów do delegowania przez zarząd.
Rekrutacja / wymiana części kadry i wsparcie 1:1 bieżące zespołu zarządzającego.
Wzmocnienie sprawczości kierowników – odpowiedzialność operacyjna po stronie ról, nie właścicieli; szybsze decyzje, wyższa jakość nadzoru.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Wreszcie mam zaufany zespół kierowników. Przykładowo, wspólnie zrekrutowany Dyrektor montaży samodzielnie poukładał wcześniej zaniedbany obszar: efektywność, standardy, jakość, terminowość, usprawnienia – pełna proaktywność i partnerstwo.”
Od nietrafionych rekrutacji do skutecznego pozyskiwania kluczowych ról
Szczegółowe działania (Flow Up Group):
Nowa forma ogłoszeń, która przyciąga bardziej „kalorycznych” kandydatów, oraz prosty proces, który nie gubi leadów rekrutacyjnych.
Wywiady i badanie predyspozycji – wnioski, które pozwalają unikać kosztownych błędów personalnych już na etapie rekrutacji.
Referencja (CEO Intensiv Company): „Już nigdy nie będziemy rekrutować kluczowych osób bez badania i wsparcia Flow Up Group. Koniec z poleceniami i intuicją.”
Podsumowanie
“Przez ponad rok zrealizowaliśmy około ≈40 projektów wewnętrznych zmian. Część z tych rzeczy chcieliśmy wcześniej zrobić sami. Widzieliśmy. Ale z jakiegoś powodu tego nie robiliśmy. Bez współpracy i parcia na działania i cele ze strony Flow Up Group moglibyśmy nadal tkwić w zmaganiu się z bieżączką w dość chaotyczny sposób.”
Podczas cyklicznych spotkań, w ustalonym rytmie, pracujemy nad naszą organizacją, kończąc kolejne projekty i realizując uzgadniane z zespołem liderów cele.
Otrzymujemy na bieżąco wsparcie w podejmowaniu decyzji, podpowiedzi oraz udział w naszych pracach nad firmą w bardzo szerokim zakresie: sprzedaż, strona, kultura organizacyjna, rekrutacje, proces wdrożenia pracownika i inne.
Wyłapuje nieprawidłowości i wie jak można wprowadzić zmiany. Doskonały obserwator i analityk.
Bardzo się cieszę, że mam możliwość współpracowania z nim.
Krystian (Flow Up Group) zaproponował procesy i narzędzia odpowiednie dla mojej organizacji (a jej działalność jest bardzo specyficzna i nietypowa). Wspólnie przepracowane rozmowy zaowocowały wdrożeniem nowego procesu zarządzania organizacją.
Nie uważam go za Specjalistę ani Eksperta. Pan Krystian jest kilka leveli wyżej, zupełnie inny wymiar współpracy bazujący na zaufaniu i relacjach blisko powiązanych z przyjaźnią, zrozumieniem, empatią. Potrafi cierpliwie, małymi krokami dojść do sedna problemu oraz skutecznymi i praktycznymi metodami je rozwiązywać.
Przykładowe rezultaty działań z FlowUp - studium przypadków
Część z przykładów jest anonimowa ze względu na zapisy dotyczące poufności, które są dla nas święte.
Poniższe przykłady opisują pojedyncze projekty realizowane w ramach stałych współprac lub projekty celowe.
Jakich efektów możesz się spodziewać po wdrożeniu efektywnych spotkań, pulsu organizacji?
Mniej godzin na zebraniach przy większej liczbie decyzji
Szybsze domykanie tematów i stabilne terminy
Spokój w tygodniu – jasne priorytety i odpowiedzialność
Skontaktuj się z nami Wypracujmy efektywny rytm pracy
1. Szybki brief online od 20 minut
Zadamy kilka pytań niezbędnych by przygotować propozycję wartości, działania i wycenę.
Wypełnij formularz. Oddzwonimy/odpiszemy w 24 godziny, ustalimy termin rozmowy
lub wybierz termin spotkania online w kalendarzu.
2. Przedstawienie propozycji współpracy i Twoja decyzja
Przedstawimy ofertę, nasze honorarium oraz odpowiemy na wszelkie pytania.
3. Bieżące wsparcie i praca ramię w ramię nad realizacją strategii
Bierzemy współodpowiedzialność za wynik i dowozimy trwałe efekty w firmach MŚP. Definiujemy cele i priorytety, rozpisujemy plan i realizujemy go w powtarzalnym rytmie razem z Twoim zespołem.
Utracone korzyści jeśli nic nie zostanie zmienione
Powolne domykanie tematów
Projekty trwają dłużej, kasa wpływa później.
Przeciążony zarząd
Decyzje ślimaczą się, zespół „czeka na szefa”.
Spadek zaangażowania
Ludzie unikają spotkań, bo „nic z nich nie wynika”.
Oceń kondycję swojej firmy
Wypełnij ankietę firmową dotyczącą kluczowych filarów Twojej firmy. Otrzymasz wynik wraz z podpowiedziami i możliwością bezpłatnej 30 minutowej konsultacji. Znajdź luki, słabe strony i rzeczy do poprawy – dźwignie. Sprawdź w czym jesteś silny. Zadbaj o przyszłość swojej organizacji.
