Jeśli prowadzisz kancelarię i pracujecie dużo, a wynik oraz efektywność pracy nie są najwyższe, prawdopodobnie pieniądze uciekają w kilku powtarzalnych punktach procesu obsługi spraw. Poniżej masz mapę 19 miejsc, do każdego dorzucamy objaw, szybkie działanie na 30 dni i miernik, żebyś mógł potraktować to jak listę kontrolną na naradę partnerską.
Wprowadzenie
Przepływ spraw = ile tematów jest „w toku” i jak długo.
Płynność = ile dni czekasz na pieniądze po wykonaniu pracy (AR) oraz czy retainer/zaliczka faktycznie trzyma depozyt.
Zasada 1: optymalna ilość rozgrzebanych tematów = krótsze czasy realizacji każdego osobno i wszystkich łącznie, mniej poprawek, większa marża. Za wiele spraw to nadgodziny, chaos, wydłużające się temat. Za mało to oczywiście straty. Zasada 2: rozliczaj etapami i z góry tam, gdzie to możliwe.
19 miejsc ucieczki marży, gotówki i spadku efektywności
Nieuporządkowany obieg spraw Objaw: ustalenia w mailach/WhatsAppach, dokumenty „wszędzie”.
Utykające tematy / „pogubione” sprawy Objaw: klient pyta „co ze sprawą?”, partner odpowiada „sprawdzę”.
Partner robi „wszystko” Objaw: akcepty, administracja, rozmowy – wszystko przez partnera.
Bierzemy każdą sprawę Objaw: dużo pracy, mało zysku; później write-off.
Nieopłacany „czas kontaktowy” Objaw: abonament puchnie, a przychód nie.
Brak zarządzania przepływem pracy Objaw: wszyscy „zawaleni”, a zadania stoją.
„Wymyślanie koła na nowo” Objaw: każdy pisze od zera, brak bazy klauzul/szablonów.
Klienci dopytują o status Objaw: godziny gratis na informowanie.
Zatory akceptacyjne u partnera Objaw: „review na jutro”, terminy uciekają.
Pozyskiwanie klientów „na żywioł” Objaw: strona „o wartościach”, mało retainerów; zależność od poleceń.
Brak/kurczące się retainery i zaliczki Objaw: depozyt maleje, a prace idą.
Wysokie i przeterminowane należności (AR) Objaw: „klient zapomniał”.
Niedopisywanie czasu / opóźnienia Objaw: brakuje 10–20% godzin w systemie.
Jeśli chcesz, przygotujemy mini-audyt 19 miejsc dla Twojej kancelarii i plan 30–60 dni: porządek w przepływie spraw, retainerach, akceptach i rozliczeniach – bez chaosu, z miernikami i spokojem partnerów.
Flow Up Group – zamiast „samych rekomendacji” wchodzimy do środka i prowadzimy wdrożenie razem z Twoim zespołem.
FAQ
Czy klienci zgodzą się na top-up i mini-aneksy? Tak, jeśli z góry jest jasny zakres, próg depozytu i zasady rozliczeń. Klient kupuje przewidywalność.
Czy ograniczenie równoległych spraw nie spowolni nas jeśli jesteśmy zawaleni? Przeciwnie, mniej rozgrzebanych spraw przyspiesza zakończenia i poprawia marżę (mniej poprawek, mniej kontekstów). Ale istnieje duże prawdopodobieństwo, że wystarczy poprawić przepływ, efektywność.
Czy repozytorium wzorów nie obniży jakości? Zwiększy spójność i skróci czas. Jakość trzyma „golden sample” i review, nie pisanie od zera.
