Od lat natrafiamy na firmy projektowe oraz projektowo-produkcyjne, które borykają się z tym samym, nadrzędnym problemem: „Nasze projekty przekraczają czas i budżet„. Za tym wyzwaniem stoi kilkanaście powtarzających się zjawisk: wewnętrzna walka o zasoby, chaos, ciągłe wymyślanie koła na nowo, brak koordynacji, konflikty interesów, błędy, cofki…
Dlatego zebraliśmy listę najczęstszych przyczyn opóźnień projektów, niezależnie od branży.
Opóźnienia są sprzedawane
Najczęściej firmy są podzielone na silosy z przeciwstawnymi celami. Sprzedaż jest nastawiona na maksymalizację transakcji, a realizacja… cóż, schodzi na dalszy plan. Premia za sprzedaż to premia.
Uzgadnianie realnego zakresu z klientem? Po co, skoro można obiecać złote góry i jakoś to będzie byle domknąć kontrakt. To nie nasz problem. Nie ma też sensu uzgadniać zakresu, warto dać klientowi przestrzeń na ciągłe zmiany i pole do interpretacji by podnieść ryzyko i dać trochę adrenaliny.
Nierealistyczny termin i konflikt z innymi realizacjami? Przebijemy karencję.
Niższa cena? W realizacji rozciągną budżet z gumy.
Sytuacje można mnożyć i rozbijają się o brak systemowego zarządzania.
Zbyt wiele projektów w toku jednocześnie
To zazwyczaj skutek punktu pierwszego.
📌 Przykładowa sytuacja
Właściciel małej firmy – np. w branży architektonicznej – jest jednocześnie sprzedawcą. Chcąc poprawić sytuację finansową, aktywnie szuka klientów. Jest skuteczny, więc zleceń przybywa. Wynik się nawet pogarsza więc sprzedaje jeszcze więcej… Tylko dlaczego pomimo tylu nowych projektów, konto firmowe świeci pustkami?
Problem? Zbyt duża liczba aktywnych projektów.
Każdy nowy projekt wymaga dodatkowych zasobów i wydłuża czas realizacji, bo zespoły muszą ciągle przełączać się między zadaniami.
Eksperyment myślowy:
Spróbuj ugotować jedno średnio złożone danie obiadowe.
A teraz spróbuj przygotować w domowej kuchni osiem różnych dań jednocześnie. Jednocześnie czuli na przemian obieram krewetkę do sushi, smażę mięso, gotuję makaron, podsmażam czosnek… Musisz skakać między zadaniami, robić kilka rzeczy jednocześnie, pilnować wielu elementów, czekać na zwolnienie zasobów np. patelnia, palnik. W efekcie każde danie powstanie znacznie dłużej, a błędów zapewne nie unikniesz.
Tak samo wygląda sytuacja w firmach, które wrzucają na raz zbyt wiele projektów. Wszystko się wydłuża, rosną błędy, koszty…
Brak systemowego podejścia do przepływu pracy
Wielu naszych klientów na początku „zarządza projektami w głowie”, przez maile, chaotyczne listy niekończących się zadań w narzędziach jak Trello czy Asana.
Bez przemyślanego systemu pracy nie ma szans na skuteczne zarządzanie projektem. Nie chodzi tu o nadmiar procedur, ale o świadome zaplanowanie procesu i eliminowanie wąskich gardeł, kolejki, kluczowe zasoby, zagrożone projekty i tak dalej.
Nieadekwatny system zarządzania projektami
Nie wszystkie projekty są takie same – ich „substancja” może się diametralnie różnić.
Jeśli realizujemy powtarzalne projekty, musimy podejść do nich inaczej niż do tych, które są nowatorskie, wymagają eksperymentowania i elastyczności.
To definiuje całą współpracę z klientem – od sposobu rozliczeń, przez poziom jego zaangażowania, aż po elastyczność harmonogramu.
Pomyłka na tym etapie oznacza ciągłe zmiany zmian, cofki i rosnące koszty. To też zły model rozliczania projektu i płatności z klientem.
Pozostałe, powiązane problemy
🔸 Nietrafione czasy zadań i to jak są wyznaczane
🔸 Źle umieszczone bufory czasu
🔸 Brak cyklicznych, efektywnych spotkań
🔸 …i wiele innych, wynikających z powyższych punktów
