Dlaczego często brakuje gotówki pomimo sprzedaży?
W MŚP gotówka „ginie” w trzech miejscach:
- Jest zamrożona w procesie produkcji/realizacji – zanim wyjedzie do klienta. Zauważ, że nawet jeśli to projekt bez fizycznych elementów, to im dłużej on trwa tym dłużej czekasz.
- Na fakturze wystawionej klientowi – zanim przelew dojdzie. Czasem też na opieszałości w wystawianiu tych faktów. Braku przypomnień i miękkiej windykacji.
- U dostawców – zanim zapłacisz.
Równanie płynności w zwykłym języku:
Ile dni trzymasz towar + ile dni czekasz na przelew – ile dni masz na zapłatę = tyle dni finansujesz cudzy biznes.
Uwaga na skalę: 1 dzień mniej ≈ roczny obrót / 365.
Przy 12 mln zł obrotu każdy skrócony dzień to ok. 33 000 zł uwolnionej gotówki.
Jak to policzyć w 15 minut
- Zapisz średnią liczbę dni, gdy towar/projekt leży u Ciebie, zanim zarobisz.
- Zapisz średnią liczbę dni do wpływu od klientów.
- Zapisz średnią liczbę dni do płatności dla dostawców.
Którą strzałkę skrócisz najszybciej o kilka dni?
12 ruchów, które działają (bez żargonu, bez teorii)
A. Skracanie „leżenia” towaru/projektu
- Top-50 pozycji (lub zadań) – mniejsze, częstsze uzupełnienia zamiast „hurtem raz w miesiącu”.
- Elektroniczna zgoda na wysyłkę/odbiór (1 klik) – często +1 dzień gotówki.
- Dni kompletacji/produkcji – stałe okna, a nie „jak się uda”.
- Łączenie zamówień z dostawcami, by uniknąć „zabójczych minimalnych ilości”.
B. Szybszy wpływ od klientów
- Faktura tego samego dnia, w którym wydajesz/kończysz etap (nie „w piątek po południu”).
- Zaliczka 20–40% + krótkie kamienie co 1–2 tygodnie zamiast jednej faktury „na końcu”.
- Reguła ciszy: brak uwag do odbioru w 48 h = odbiór.
- Automatyczne przypomnienia + link do płatności; pauza obsługi po X dniach zaległości.
C. Mądrzejsze płacenie dostawcom
- +7–14 dni terminu u kluczowych dostawców zamiast „rabatu na wszystko”.
- Płatność 80/20: większość po dostawie, reszta po pozytywnym odbiorze jakości.
- Kalendarz płatności = dni wpływu, a nie pobożne życzenia księgowości.
Plan na 30 – 60 dni (mapa działań)
Tydzień 1: Pomiar i wybór dźwigni
- Zmierz trzy „strzałki” (towar/projekt, należności, zobowiązania).
- Wybierz 3 ruchy, które realnie skrócą czas o kilka dni.
Tygodnie 2-4: Szybkie wygrane
- Wdrażasz e-odbiór, fakturę tego samego dnia i zaliczkę/kamienie.
- Porządkujesz Top-50 SKU/zadań: mniejsze partie, stałe okna wysyłki.
Tygodnie 5-8: Umowy i nawyki
- Negocjujesz +7–14 dni u 3–5 głównych dostawców (w zamian za wolumen/przewidywalność).
- Wprowadzasz „pauzę obsługi” po X dniach zwłoki i tygodniowe przeglądy należności.
- Stabilizujesz rytm: status gotówki co tydzień, nie raz w miesiącu.
Przykłady z praktyki (do skopiowania/dostosowania)
Produkcja
- Cotygodniowa rotacja Top-50 SKU → mniej „leżaków”.
- Odbiór jakości online (zdjęcie + akcept) → wysyłka tego samego dnia.
- Materiały krytyczne: płatność 80/20.
Efekt typowy: skrócenie o kilkanaście dni → setki tysięcy zł zdjęte z półek do gotówki.
Firma projektowa (maszyny, wdrożenia, instalacje)
- Zaliczka 30% na start + kamienie co 2 tygodnie.
- Checklista odbioru w 10 punktach, żeby klient odhaczał, a nie szukał „dziury”.
- Stop-klauzula po X dniach zaległości.
Efekt: 2–4 tygodnie szybciej pieniądze na koncie, mniej „wiszących projektów”.
Usługi B2B (agencje, software…)
- Stała miesięczna opłata z góry/dołu za dostęp do zespołu + rozliczenie nadwyżek.
lub
Cykliczne rozliczanie oddawania gotowych elementów większego zlecenia i rozliczanie przykładowo fragmentów kodu, części zrealizowanego projektu. - SLA akceptacji 48 h – brak odpowiedzi = akcept.
- Rozdział „utrzymanie” od „rozwoju” – osobne budżety, zero wojen o zakres.
Efekt: przewidywalny cash-flow, koniec z „fakturą, która czeka na jeszcze jedną poprawkę”.
Najczęstsze błędy, które psują płynność
- Jedna wielka faktura na koniec (nawet przy długich projektach).
- Minimalne ilości kupowane „na zapas”, bo „taniej”. Potem leżą. Środki są zamrożone.
- Brak pauzy obsługi dłużników – „bo głupio”. To sygnał, że można czekać.
- Faktury w piątek po 16:00 – systemowo opóźniasz sobie przelewy.
- Rozliczenia ręczne – brak automatycznych przypomnień i linków do płatności.
FAQ
Czy skracanie zapasów nie grozi brakami?
Gdy częściej i mniej uzupełniasz Top-50 zamiast „hurtowo”, braki maleją, a pieniądze wracają na konto. Oczywiście dostosuj do indywidualnej sytuacji.
Czy zaliczki nie odstraszają klientów?
Nie, jeśli łączysz je z harmonogramem i jasnym zakresem. Klient kupuje pewność terminu – nie ruletkę. W IT od lat oddaje się i rozlicza cykle pracy nad produktem, a nie całość.
Co, jeśli dostawca nie zgodzi się na dłuższy termin?
Zaproponuj przewidywalność wolumenu albo płatność 80/20 – dostawcy lubią pewność bardziej niż szybkie pieniądze.
