W 2019 roku zaczynaliśmy od audytów firm z usługą Tajemniczy Pracownik. Po analizie przedstawialiśmy wyniki: problemy, obserwacje i rekomendacje.
I co dalej?
Większość klientów – pomimo wysokiej oceny wartości usługi – nie wprowadzała zmian albo podejmowała działania, które kończyły się niepowodzeniem.
Drogi były różne: szkolenia, „poradzimy sobie sami”, zatrudnienie doradców, zakup narzędzi…
Efekt? Zwykle brak skutecznej realizacji.
Zapamiętałem szczególną rozmowę…
Jeden z przedsiębiorców z pasją opowiadał co mu dały i jakie były wartościowe: „Studia MBA, szkolenia, konferencje…”
Zapytałem: „A rzeczy ile z tego działa w firmie do dziś?”
Po około dwóch minutach ciszy odpowiedział:
„Nie potrafię nic istotnego podać…”
To częsta sytuacja. W polskich firmach brakuje systemu efektywnego zarządzania projektami i zmianami.
Jak wygląda rzeczywistość?
94% firm zgłaszających się do nas z 35-200 pracownikami od 2014 nie ma formalnego systemu zarządzania projektami wewnętrznymi.
Projekty utykają więc w salach szkoleniowych lub zostają porzucone.
Przykład? Firma około 40 osób. Zidentyfikowaliśmy na początku ponad 100 projektów w toku!!! …z czego w zeszłym roku ukończono „Trudno powiedzieć, może 1-4”.
Dlaczego ten temat jest ważny?
Bez skutecznego zarządzania projektami:
– Tracisz zasoby na inicjatywy bez efektów.
– Zespół jest sfrustrowany ciągłymi zmianami bez widocznych rezultatów.
– Brakuje spójności między działaniami a celami strategicznymi.
– PRZEGRYWAMY NA RYNKU POGRĄŻAJĄC SIĘ W STAGNACJI, NIE ADAPTUJEMY SIĘ i nie mamy możliwości wyznaczania standardów samodzielnie.
Kilka lat temu opracowaliśmy system FlowUp, który uwzględnia nie tylko techniczne aspekty zmiany, ale też kulturę organizacji, czy przywództwo.
Niewiele lepiej jest zresztą w większych firmach
Znalazłem klika raportów i szacowań. Jeden z nich pokazuję poniżej, a w zasadzie jego podsumowanie. Trzeba jeszcze pamiętam, że fakt posiadanie organu czy metody od zarządzania zmianą nie oznacza iż jest to efektywny system…
1. Brak formalnych struktur zarządzania projektami
Według raportu KPMG z 2019 roku, stopień ustrukturyzowania zarządzania projektami w polskich przedsiębiorstwach jest silnie skorelowany z ich wielkością. Wśród bardzo dużych firm (zatrudniających powyżej 250 pracowników) 61% posiada dedykowany dział odpowiedzialny za nadzór i zarządzanie projektami, tzw. Project Management Office (PMO)
Phig. Jednak w średnich przedsiębiorstwach (zatrudniających od 50 do 249 pracowników) odsetek ten jest znacznie niższy. Chociaż raport nie podaje dokładnych danych dla tej grupy, można przypuszczać, że mniej niż połowa z nich posiada formalne struktury PMO.
2. Wykorzystanie metodyk zarządzania projektami
Raport KPMG wskazuje również, że 67% ankietowanych przedsiębiorstw w Polsce stosuje wewnętrzne, autorskie metodyki zarządzania projektami, a 22% opiera się na światowych standardach
KPMG Assets. Jednak brak formalnych systemów może prowadzić do sytuacji, w której projekty kończą się na etapie pomysłów, szkoleń czy bieżących zadań operacyjnych, bez skutecznej implementacji.
3. Wyzwania w zarządzaniu projektami w średnich firmach
Średniej wielkości firmy w Polsce często borykają się z problemem realizacji zbyt wielu projektów równolegle, co prowadzi do utraty kontroli nad nimi
FlexiProject. Brak formalnych systemów zarządzania projektami może potęgować te trudności, skutkując niską efektywnością i problemami z priorytetyzacją zadań.
4. Szacowany odsetek firm bez formalnych systemów zarządzania projektami
Biorąc pod uwagę powyższe informacje oraz brak precyzyjnych danych dla firm zatrudniających od 40 do 600 osób, można oszacować, że znaczący odsetek tych przedsiębiorstw nie posiada formalnych systemów zarządzania projektami, zmianami czy zadaniami. Szacunkowo może to dotyczyć od 50% do nawet 70% firm w tej kategorii wielkości.
Wnioski dotyczące zarządzania projektami wewnętrznymi
Trudno jest dokonać zmiany w firmie, ciągłej adaptacji jeśli nie potrafimy tym zarządzać.
Brak formalnych systemów zarządzania projektami w polskich firmach wielkości może prowadzić do nieefektywności, problemów z priorytetyzacją oraz trudności w skutecznej implementacji zmian. Wdrożenie dedykowanych struktur, takich jak nasze podejście FlowUp i PMO, oraz zastosowanie skutecznych metodyk zarządzania projektami mogłoby znacząco poprawić efektywność operacyjną tych przedsiębiorstw. Mogłoby i poprawia.
A jak zarządzanie projektami wewnętrznymi wygląda u Ciebie?
– Masz system zarządzania projektami wewnętrznymi?
– Ile projektów zakończyłeś w tym roku sukcesem?
– Ludzie są zaangażowanie w poprawę firmy czy tylko bieżącymi tematami?
Podziel się swoimi doświadczeniami – co działa, a co nie?
