Czego dotyczył problem?
Kancelaria Prawna pracująca dla klientów B2B od miesięcy zmagała się z coraz większym chaosem operacyjnym. Z pozoru „wszyscy pracowali” ale…
- Spadała zyskowność
- Wszystko trwało coraz dłużej
- Piętrzyła się praca w toku
- Koszt osobisty, nadgodziny i stres „czy teraz się uda” by kancelaria dobrze działała wzrastał
- Popełniano podobne błędy
- Straty – niektóre tematy utykał lub przepadały np. klient wysyłał wiadomość odnośnie potrzeby windykacji i temat nie był podejmowany lub umierał na jakimś etapie przez przeoczenie
- Ciągle wymyślano koło od zera tracąc czas np. na zadanie stworzenia czegoś co już wykonaliśmy
- Znaczącą część czasu pracy była nieefektywna
- Klienci często wydzwaniali z pytaniami o ich sprawy, a odpowiedzi i ich forma pozostawiały wiele do życzenia, zajmowały sporo czasu
- Nikt nie koordynował rosnącej ilości projektów, prac w sposób metodyczny, „jak na produkcji” – w dobrze naoliwionej maszynie
- Każdy pracował „po swojemu” bez standardów na te same czynności, które mogłyby przyśpieszyć pracę
- Rozproszona komunikacja z klientami na mailach, telefonach, komunikatorach… potęgowała chaos kiedy kogoś zabrakło, trzeba było coś odnaleźć
- Ustalenia często gdzieś przepadały
- Nie było jednoznacznie możliwe do określenia ile jest pracy w toku, co jest w toku, kto jak jest obciążony, na czym utykają tematy…
Dla kogo pracowaliśmy?
Kancelaria średniej wielkości, ok. 20+ osób, specjalizująca się w obsłudze firm, umowach handlowych, compliance, prawie pracy i procesach sądowych. Szybko rosnąca baza klientów i dynamiczne tempo rynku zaczęły przerastać struktury i sposób zarządzania.
Co zrobiliśmy?
1. Diagnoza chaosu Rozpoczęliśmy od warsztatów i rozmów 1:1, aby zidentyfikować źródła niepożądanych skutków – przeoczeń, spóźnień, błędów komunikacyjnych, przeciągających się spraw. Zlokalizowaliśmy główne ograniczenie systemu i zgłębiliśmy brak jednolitego powtarzalnego systemu przepływu pracy i sposobu zarządzania.
OKAZAŁO SIĘ RÓWNIEŻ, ŻE OKOŁO 30-35% CZASU PRACY PRZEPADA NA PROSTE PRACE „BIUROWE” JAK: szukanie podobnych zapisów, porównywanie dokumentów, szukanie szablonów i tak dalej.
2. Zmiana paradygmatów Równolegle ruszyły spotykania 1:1 „Podróż lidera” dla partnerów kancelarii, czyli praca nad ich stylem zarządzania, przekonaniami typu „muszę mieć wszystko pod kontrolą” czy „każdy prawnik pracuje po swojemu”. To one determinowały chaos i rozproszenie.
3. Wdrożyliśmy systemy przepływu zadań i projektów:
- System zgłoszeń i zadań bieżących (np. nagła opinia, prosta analiza, krótka konsultacja).
- System projektów prawnych – dla spraw złożonych i rozciągniętych w czasie (np. obsługa fuzji, reorganizacji grup kapitałowych, pozwy zbiorowe, due diligence, audyty zgodności, wdrażanie RODO, rejestracje znaków towarowych, restrukturyzacje firm, sprawy karne gospodarcze, sprawy z zakresu prawa pracy z grupą pracowników, reprezentacja w długich postępowaniach cywilnych i sądowo-administracyjnych).
- Szablony dla najczęstszych typów postępowań – co trzeba mieć, co omówić, gdzie są ryzyka, kto odpowiada.
- Usprawniliśmy bazę ramowych elementów np. umów.
- Nowy podział ról: kto koordynuje projekt, kto analizuje, kto kontaktuje się z klientem.
- Nowe rytuały zespołowe (planowanie tygodnia, szybkie odprawy, przegląd zamkniętych spraw).
- Wprowadzenie KPI do zarządzania (ilość zamkniętych spraw, czas reakcji, poziom obciążenia, jakość dokumentacji).
- Opracowaliśmy i wprowadziliśmy wdrożenia dla nowych pracowników by szybciej działali efektywnie i samodzielnie oraz dla nowych klientów.
- Wdrożyliśmy asystenta AI.
Efekty?
📈 Wzrost mocy kancelarii:
- liczba zamkniętych spraw drobnych miesięcznie wzrosła o +46% w ciągu pierwszych 3 miesięcy.
- liczba spraw dużych, projektowych prowadzonych równolegle bez chaosu wzrosła o około +16%.
- Asystent AI o 60-80% w zależności od zadania redukuje czas na realizację prostych czynności jak porównywanie dokumentów, szukanie podobnych zapisów w bazie kancelarii i tak dalej.
Generalnie to łącznie około 30%+ poprawa efektywności kancelarii.
Okazało się, że zamiast zatrudniać nowe osoby, kancelaria musi pozyskać więcej klientów – ponieważ ma wolne moce.
😌 Wskaźniki jakości i komfortu pracy:
- spadek przeoczeń i błędów o szacunkowo ponad 50-60%.
- redukcja stresu i godzin pracy – partnerzy przestali zostawać po nocach, zaczęli zarządzać zamiast gasić.
- poprawa NPS (wskaźnika satysfakcji klientów) wystrzelił od chwili wprowadzanie (rozpoczęcie transformacji).
- zespół odzyskał poczucie kontroli i wpływu – nikt już nie „gubił spraw w skrzynce”.
💡 Bonusowy efekt? Z nowym sposobem działania kancelaria mogła zaoferować nową wartość klientowi – przykładowo transparentność – co się dzieje ze sprawą, informacja na jakim jest etapie do wglądu/powiadomienia i tak dalej. Również w oparciu o automatyzacje.
To stało się jej wyróżnikiem rynkowym w branży, gdzie klienci często czują się jak „w ciemnościach”, bez informacji bieżącej.
