Czego dotyczył problem?
Coraz więcej projektów, coraz więcej pracy, coraz mniej pieniędzy.
Firma rosła – przychody z miesiąca na miesiąc wyglądały lepiej, ale właściciel coraz częściej powtarzał: „Na koncie pusto, a ja sam nie wiem, co my właściwie mamy zrobić. Zamykać tą firmę?”.
Rosły koszty, napięcie w zespole i frustracja. Klienci naciskali, zespół był przepracowany, wszystko się przeciągało.
Firma projektowa IT – zamiast zarabiać, wpadała w spiralę chaosu i utraty zaufania.
Kontekst klienta – dla kogo pracowaliśmy?
Średniej wielkości firma IT (ponad 45 osób), realizująca rozwiązania dla klientów z sektora edukacyjnego, medycznego i komercyjnego.
Zespoły developerskie, dział PM, handlowcy, właściciel zarządzający osobiście sprzedażą.
Na papierze wszystko się zgadzało – rosła sprzedaż, firma miała pełne pipeline’y, a mimo to właściciel był bliski zamknięcia firmy po serii miesięcy na granicy zera.
Co zrobiliśmy?
Zaczęliśmy od warsztatu analitycznego, w którym wspólnie z zespołem i zarządem zidentyfikowaliśmy niepożądane skutki (opóźnienia, frustracja, brak płynności, błędy, kary, nierealne oczekiwania klientów).
Poprzez analizę logicznych zależności odkryliśmy główne przyczyny źródłowe – które się wzajemnie nakręcały, tworząc zamkniętą pętlę wyniszczającą firmę.
🔁 Co się okazało?
- Presja sprzedażowa właściciela powodowała, że sprzedawano zbyt wiele, zbyt szybko, z obietnicami bez pokrycia.
- Projekty startowały bez doprecyzowanego zakresu, budżetu i harmonogramu.
- Estymacje wielkich wdrożeń „na oko” kończyły się pomyłkami i reklamacjami.
- Zespół skakał między zadaniami, nie kończył żadnego, mnożyły się poprawki, a faktury nie mogły być wystawiane.
- Więcej ludzi = więcej chaosu, nie rozwiązanie problemu.
Do tego dochodziły inne przyczyny:
- Sprzedawcy odpowiadali za windykację – a musieli być przecież mili by nie stracić klienta.
- Brak umowy zabezpieczającej firmę.
- Model działania oparty o sprzedaż i wycenę całego projektu – zamiast etapów.
🔧 Jakie wdrożyliśmy zmiany?
1. Zmiana modelu premiowego
→ Premie za ilość sprzedaży zostały zlikwidowane, tak aby nie dotykać handlowców.
2. Nowy standard ofertowania i umów (z kancelarią)
→ Precyzyjne zakresy, zrozumiałe warunki, konkretne etapy.
→ Zmniejszenie liczby niedopowiedzeń i późniejszych sporów z klientami.
3. Praca etapowa oparta o metodykę zwinnego zarządzania
→ Rozliczenia za dostarczone fragmenty, krótkie iteracje, szybka informacja zwrotna.
→ Lepsze planowanie, mniej chaosu i zwiększona płynność finansowa.
4. Limit pracy w toku
→ Zespół miał skończyć jedno, zanim zacznie kolejne.
→ Dzięki temu skrócono czas realizacji projektów i zmniejszono ilość błędów.
📈 Efekty
✅ Już w 3. miesiącu firma wróciła do zamykania się koło 0 na koniec miesiąca. Po 7-8 kolejnych miesiącach pojawiła się zyskowność operacyjna.
✅ W 9. miesiącu – portfel projektów został odblokowany, chaos został opanowany, a zaległości zlikwidowane.
✅ 100% projektów wcześniej miało poprawki i reklamacje. Dziś to margines.
✅ Klienci są bardziej zadowoleni, bo dostają szybko mniejsze wartości – nie czekają 8 miesięcy na wszystko i nic.
✅ Firma zaczęła znowu cieszyć właściciela.
